Cosa è un Software ERP? Significato e caratteristiche
Scopriamo cosa è un software Gestionale ERP, il significato di ERP, la origine del termine, cosa si intende con sistema ERP e la loro storia. Il termine ERP deriva dall'inglese Enterprise Resource Planning (Pianificazione Risorse Aziendali) che viene abbreviato con l'acronimo ERP. Con questo termine si intende comunemente una specifica tipologia di software gestionali studiato al fine di gestire tutti i processi di una azienda. A differenza infatti di altre tipologie di software gestionali dedicati a specifiche aree funzionali, nel caso di un software ERP abbiamo un sistema informativo completo e integrato al fine di gestire l'azienda.
In questa sezione della guida cerchiamo di capire l'importanza di questa tipologia di software gestionale ed i vantaggi di implementare un software ERP in una azienda. Vediamo anche di capire perché il significato di ERP non si limita unicamente a indicare una specifica tipologia di software aziendale, ma un modo di gestire una azienda.
I software ERP: gestionali integrati e completi
Parlando di programmi gestionali e software per aziende, vi sarà capitato di sentire l'acronimo ERP associato ad alcune di questi software. Probabilmente vi sarete chiesti: cosa significa? Quale è il significato di ERP? Quali sono le sue caratteristiche? Non siete di certo gli unici!
Cerchiamo quindi di rispondere ai vostri dubbi in maniera semplice e completa. Chiariamo subito il primo dubbio: l'acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning (Pianificazione delle Risorse Aziendali). In realtà come vedremo è una definizione limitativa.
In questa sezione ci rivolgiamo a chi non sappia cosa sia un software ERP e stia cercando il significato di ERP. Se invece avete già una certa esperienza vi invitiamo a visitare altre sezioni del sito. Potete anche andare direttamente alla sezione che riguarda i nostri software gestionali ed in particolare i software ERP.
ERP significato dell'acronimo
L'acronimo ERP deriva dal termine inglese Enterprise Resource Planning. Per capire meglio il suo significato vediamo di partire proprio dai tre termini inglesi e di analizzarli uno per uno. La semplice traduzione del termine (Pianificazione delle Risorse Aziendali) è infatti limitativa e non coglie tutti gli aspetti del vero significato di ERP. Andiamo quindi a vedere le singole parole che compongono questo acronimo. Questo ci permetterà di capire meglio cosa sia un software ERP e perché se ne parla spesso.
Enterprise: l'azienda vista come organizzazione
Il termine Enterprise vuole dare l'accento sulla parte organizzativa e strutturata di una azienda. Anche se spesso tradotto come azienda, richiama di più l'idea di impresa ed appunto il fatto che in una azienda esistano più divisioni e funzioni che tra loro interagiscono. Usando il termine Enterprise si vuole quindi enfatizzare l'idea di una impresa che abbia una propria struttura e che debba per questo essere gestita.
Resource: la gestione delle risorse aziendali
Con il termine Resource in inglese si indicano tutte le risorse che intervengono nei processi aziendali. Quindi non solo prodotti e materie prime, ma anche macchinari e risorse umane (in inglese infatti non si parla di dipendenti ma di Human Resource - Risorse Umane). Le risorse (Resources) sono gli elementi che devono essere correttamente gestiti se si vuole apportare efficacia ed efficienza nei processi aziendali.
Planning: l'importanza di pianificare
Il termine Planning è traducibile in italiano con pianificazione. I software ERP non si limitano alla pianificazione, ma operano soprattutto nella fase di supporto all'operatività dei processi. Il significato però di inserire nel nome ERP il termine pianificazione è legato alla voglia di enfatizzare l'importanza di pianificare. Grazie alla pianificazione (possibile appunto grazie a un software ERP) l'azienda è in grado di migliorare efficienza ed efficacia dei processi.
E.R.P. = Enterprise Resource Planning
L'acronimo ERP quindi indica in maniera estesa un software in grado di gestire e pianificare tutti le risorse di una impresa strutturata in maniera integrata. Questa potrebbe essere la definizione migliore da usare per un software ERP, tuttavia, come vedremo, il termine ERP si arricchito di ulteriori significati al giorno d'oggi. Adesso che abbiamo capito il significato di ERP vediamo di capire meglio cosa significa implementare un gestionale ERP in una azienda.
Quale è la differenza con un software gestionale?
Non esiste alcuna differenza, i software ERP sono una particolare tipologia di software gestionali che si caratterizzano per il fatto di essere in grado di gestire completamente una azienda. Tutti i software ERP sono così classificabili come software gestionali, anche se ovviamente non tutti i software gestionali possono essere definiti software ERP.
Cosa si intende con Sistema ERP?
Spesso, invece della parola Software, viene utilizzato il termine "Sistema" per indicare questa specifica tipologia di software. Di fatto possono essere considerati sinonimi. Utilizzando la parola software si vuole dare l'accento sulla parte più strettamente informatica dell'ERP ed è per questo che noi utilizziamo più questo termine essendo una software house. Ma è anche possibile guardare l tutto da una ottica più aziendale e di processo.
Usando il termine Sistema ERP si vuole invece dare accento su un altro aspetto e significato di ERP: l'integrazione completa tra azienda e software gestionale. Parlando infatti di sistema si capisce come esista un connubio tra vari elementi, non solo informatici, che lo compongono. Per capire meglio quale sia l'impatto di un ERP in una azienda che lo introduce per la prima volta e come impatta sui vari elementi che compongono la stessa abbiamo creato una pagina apposta. Scopriamo quindi cosa è un sistema ERP.
Origine
Per capire meglio cosa siano, partiamo dalla storia dei software ERP e dalla loro origine. Nati come una specifica tipologia di software gestionali orientata principalmente alla gestione della produzione, questa tipologia di software gestionali si sono evoluti diventando di fatto uno strumento fondamentale per il successo di qualsiasi azienda.
I primi software gestionali
Inizialmente i software gestionali sono stati concepiti come programmi dipartimentali. Con la definizione di software gestionale infatti possiamo raggruppare un grade numero di programmi. I primi software gestionali erano principalmente erano appunto dedicati alla gestione di uno specifico processo/dipartimento come poteva essere la produzione, la contabilità o il magazzino. Si trattava di programmi non integrati. Per questo motivo nell'azienda si potevano trovare diversi software ognuno dedicato ad una specifica funzione.
Purtroppo però questi programmi gestionali non erano in grado di dialogare tra loro e questo è un limite importante per una azienda. La produzione deve integrarsi con il magazzino ma anche con la parte vendita per fare una pianificazione. Allo stesso modo il magazzino ha bisogno di dialogare con l'ufficio acquisti. La contabilità poi deve interagire con tutti i reparti dell'azienda per un corretto controllo dei costi. E così via.
Il passaggio a software gestionali integrati
Per questo motivo è nata l'esigenza di avere sistemi integrati che consentano di gestire tutti i dipartimenti aziendali condividendo in tempo reale le informazioni eliminando errori e duplicazione dei dati. Questi sistemi integrati sono appunto i software ERP (definiti spesso sistema ERP).
Ecco quindi che si è visto negli ultimi anni un processo di cambiamento che ha portato in primis a sostituire i vecchi software dipartimentali (detti anche software legacy) con soluzioni ERP. Allo stesso tempo anche le aziende più piccole hanno cominciato ad introdurre software ERP al proprio interno. Questo è stato possibile grazie alla riduzione dei costi di licenza e alla nascita di soluzioni studiate per le esigenze delle PMI. Sono nate anche tecnologie dedicate come ad esempio la stessa piattaforma 1C, come anche raccontato da wikipedia.
Cosa aspettarsi ad oggi da un moderno ERP?
Abbiamo visto l'origine degli ERP e compreso meglio cosa sia. Cerchiamo però di riepilogare cosa è un moderno software ERP e soprattutto quali caratteristiche dovrebbe avere. A seguito infatti dell'evoluzione tecnologica molti ERP che si trovano ancora nelle aziende sono assolutamente obsoleti.
Significato
Un software ERP (o sistema ERP) è un software integrato in grado di gestire tutti i processi di una azienda. Un ERP permette di gestire vendite, acquisti, produzione, magazzino, contabilità in maniera integrata. Il tutto viene svolto con una gestione univoca dei dati.
Il termine Enterprise Resource Planning da cui deriva è decisamente limitativo per capire il significato ERP. Un moderno software ERP deve permettere all'azienda di dialogare anche all'esterno. L'integrazione della Supply Chain è infatti quello che ad oggi deve gestire necessariamente un ERP. Accanto a questo, i più moderni software ERP (come quelli da noi commercializzati) sfruttano anche l'Intelligenza Artificiale e sistemi di interscambio documento (EDI),
Caratteristiche
Sul mercato troviamo vari software che rispondono alla definizione di ERP. Tuttavia molti di questi non sono in grado pienamente di rispondere alle esigenze attuali delle aziende. Oltre infatti all'integrazione dei processi aziendali, è fondamentale la possibilità di integrarsi all'esterno di essa. La capacità di integrazione è un fattore fondamentale per un moderno ERP. Questo è diventato cruciale con l'avvento di documenti come la Fattura Elettronica.
Con la crescita dello Smart-Working è diventato fondamentale la possibilità di accesso dall'esterno. L'accessibilità tramite internet è quindi un must, come anche l'accesso tramite smartphone/tablet. Fondamentale è anche la disponibilità di un sistema di Reportistica e Business Intelligence integrato per l'analisi dei dati.
Perchè una azienda ne ha bisogno
In un mercato globale sempre più competitivo, l'introduzione di un ERP in azienda porta a un miglioramento dell'efficienza ed efficacia dei processi. Accanto a questo, è lo strumento fondamentale per muoversi in un mercato sempre più dinamico e per sfruttare nuove opportunità (e.g. E-commerce).
Efficacia e efficienza dei processi
Un gestionale ERP garantisce prima di tutto che tutte le informazioni siano univoche. I dati sono accessibili a tutti i dipartimenti dell'azienda a secondo di specifiche regole definite e dei profili di accesso. Non sono inoltre richiesti doppi inserimenti.
Il processo di digitalizzazione delle informazioni e dei documenti ha inoltre reso fondamentale l'uso di un sistema ERP in qualsiasi azienda. Le informazioni digitali sono raccolte e gestite dal ERP, utilizzate nei processi aziendali e disponibili per le attività di analisi.
Grazie al gestionale ERP una azienda può ottimizzare i processi aziendali, azzerare gli errori, ridurre il rischio di perdita di informazioni, evitare spreco di risorse ed avere un pieno controllo dell'azienda. Può avere una visione di insieme ma anche una più di dettaglio. Le informazioni raccolte dal ERP costituiscono la base per sistemi di Business Intelligence.
Maggiore integrazione e nuove opportunità di business
Inoltre, grazie allo sviluppo tecnologico e ad una maggiore integrazione tra aziende, un software ERP è in grado di aprire all'azienda nuove opportunità un tempo impensabili senza un software di questo tipo. Basta pensare al E-Commerce e alla necessità di integrare più canali di vendita all'interno di una azienda. Tutto questo sarebbe impossibile senza un software gestionale integrato di ultima generazione.
Inoltre, un ERP consente di semplificare l'approvvigionamento prodotti e la comunicazione con il resto della Supply Chain grazie alla possibilità di scambiare documenti. In questo caso, la Fatturazione Elettronica può dare una prima idea del futuro che aspetta le aziende laddove appare impossibile pensare di non introdurre un ERP.
Quali sono i vantaggi?
Cerchiamo quindi di riepilogare un attimo i principali vantaggi derivanti dall'introduzione di un ERP in azienda. Si tratta di un elenco di certo non esaustivo ma che vuole dare una panoramica generale. Potete anche leggere il seguente articolo che illustra meglio i vantaggi specifici derivanti dalla scelta di un nostro programma.
Facilità di accesso alle informazioni e sicurezza dei dati
Il software ERP raccoglie le informazioni in continuo e le mette a disposizione dei singoli processi aziendali a seconda delle necessità. I dati non sono duplicati ed il software garantisce che essi siano consistenti e privi di errori. I dati sono accessibili per effettuare attività di analisi in maniera puntuale ed aggregata. Allo stesso modo, i documenti sono gestiti in maniera digitale e sono sempre accessibili in maniera semplice.
Integrazione all'interno dell'azienda
Un sistema ERP permette ai diversi reparti di operare in maniera integrata anche nel caso essi si trovino in luoghi diversi. Con l'aumento dello smart-working si è vista l'importanza di avere un software in grado di mettere a contatto le varie figure che concorrono nell'esecuzione di un processo. Tutto questo sarebbe impossibile senza un software ERP.
I software gestionali di 1C sono dotati di uno speciale sistema di messaggistica e video-chat che permette agli utenti di comunicare tra loro senza aver bisogno di software esterni.
Snellimento dei processi aziendali
Grazie ad un ERP l'azienda può ottimizzare i propri processi aziendali aumentandone l'efficienza e l'efficacia. Non è più infatti necessaria la duplicazione del dato e le informazioni sono disponibili in tempo reale in tutta l'azienda. E' possibile inoltre definire quali dati siano accessibili alle diverse figure definendo "chi fa che cosa". L'ERP è l'infrastruttura che fa viaggiare i dati all'interno dell'azienda. Si evita così il dispendioso onere di trasferire i dati tra i vari soggetti coinvolti in un processo.
Riduzione dei costi e aumento degli utili
L'introduzione di un software ERP in azienda comporta automaticamente una maggiore efficienza nei processi e quindi una riduzione degli sprechi. Grazie a un maggiore controllo dei costi indiretti e degli acquisti abbiamo un risparmio. Allo stesso modo processi di vendita più rapidi ed un migliore controllo dei processi relativi comporta un aumento dei ricavi. Il risultato finale è quello di avere un sensibile aumento degli utili.
Migliori decisioni relative al business
Grazie ai dati puntuali raccolti dagli ERP è possibile avere uno sguardo in tempo reale della situazione dell'azienda. Tutto questo è possibile grazie a report precisi e al calcolo dei vari KPI che permetteranno alla direzione di prendere le giuste decisioni. I software ERP di ultima generazione, come quelli di 1C, hanno sistemi di intelligenza artificiale e business intelligence in grado di aiutare il management. La reportistica sfrutterà al meglio tutte le informazioni ricevute dal software permettendo il calcolo di KPI e la generazione di grafici precisi.
Nuove opportunità di business
La digitalizzazione dell'azienda parte dall'introduzione di un ERP. Sarà così possibile aprire nuove opportunità di business che non potrebbero essere colte senza tale software. Ad esempio sarà possibile gestire più canali di vendita, un E-Commerce e una rete di agenti. Consentirà all'azienda di espandersi e di gestire più sedi aziendali anche localizzate in altri Paesi del mondo. Senza l'impiego di un software ERP molti processi sono infatti impossibili da gestire in modo efficiente ed efficace.
Maggiore integrazione
Un software ERP di ultima generazione. come quelli su piattaforma 1C, permette maggiore integrazione non solo all'interno dell'azienda, ma anche all'esterno. E' possibile da un lato integrare altri software, ma anche connettersi con clienti o fornitori. Tutto questo è più facile se i partners utilizzano gestionali basati su tecnologia 1C.
L'integrazione con altri software può essere fatta tramite interfaccia che sfruttano varie tecnologie come Rest-API, EDI (usano ad esempio file in XML), database di scambio, importazione di file batch o altre tipologie.