Fattura elettronica: guida utente
In questa guida vi vogliamo fornire una serie di utili informazioni sulla fattura elettronica. Vediamo di capire cosa sia, quando viene usata e soprattutto come funziona nei nostri software gestionali. Con la sua introduzione obbligatoria nel 2019 la Fattura Elettronica in formato XML è infatti diventato il documento più importante nella gestione contabile di qualsiasi azienda.
I nostri software gestionali sono completamente integrati con la fatturazione elettronica. Non è necessario utilizzare un portale o software esterno per l'invio e la ricezione delle fatture elettroniche. Tutto avviene direttamente dal gestionale che può essere collegato direttamente al Sistema di Interscambio (SDI) dell'agenzia delle entrate. La contabilità generale diventa così molto più semplice e rapida da gestire grazie all'integrazione della fattura elettronica.
Cosa è una fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento commerciale emesso e trasmesso in formato digitale tra due soggetti che si scambiano beni o servizi. In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le imprese, sia per le vendite a privati che per le vendite a altre aziende o enti pubblici. Per i privati è stata introdotta inizialmente nel 2019 a certe categorie e si è estesa oggi a praticamente tutti i soggetti giuridici che operano in Italia. La trasmissione è fatta tramite un codice (codice SDI) o tramite PEC. Questo garantisce la ricezione del file in formato XML da parte del Cliente e l'archiviazione del documento.
La fattura elettronica sostituisce la tradizionale fattura cartacea e consente di eliminare i costi e i tempi di gestione legati alla stampa, alla spedizione e all'archiviazione delle fatture cartacee. Inoltre, la fatturazione elettronica permette di semplificare la gestione contabile e fiscale delle aziende. Questo è possibile grazie all'automatizzazione dei processi di trasmissione e registrazione elettronica delle fatture. L'uso dei documenti in formato elettronico è infatti uno dei principali vantaggi dei moderni software gestionali.
Il formato XML
La fattura elettronica in Italia deve essere emessa e ricevuta in un formato standardizzato (xml) e conforme alle specifiche tecniche stabilite dall'Agenzia delle Entrate. Per maggiori info sulle specifiche tecniche potete scaricare a questo link il tracciato fattura elettronica. Una volta generato il documento in formato elettronico deve essere trasmesso alla piattaforma di interscambio SdI (Sistema di Interscambio), che gestisce la trasmissione delle fatture tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica viene trasmessa sotto forma di un file XML. XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language, un formato di file utilizzato per l'archiviazione e lo scambio di dati strutturati tra diverse applicazioni. Un file XML contiene dati organizzati in modo gerarchico, con una struttura definita da tag o elementi che descrivono il contenuto del file. Il formato XML è stato sviluppato per essere leggibile sia dagli esseri umani che dalle macchine. I file in formato XML sono ampiamente utilizzati per la creazione di documenti standardizzati, come appunto la fattura elettronica.
Nella immagine a fianco vediamo un esempio del tracciato XML di una fattura elettronica di esempio. Un file XML può essere visualizzato da un comune browser internet o da un programma per la gestione di documenti (come notepad). L'impiego di un file XML con un formato standard definito, permette ai software gestionali di generare fatture elettroniche che possono a loro volta essere letti da altri software gestionali. Nei nostri software gestionali i file XML possono essere letti in formato complato inclusi gli eventuali allegati.
Quali informazioni contiene
La fattura elettronica contiene le stesse informazioni presenti sulla tradizionale fattura cartacea, ma in formato digitale. In particolare, la fattura elettronica deve contenere le informazioni relative al fornitore (nome, indirizzo, partita IVA), al destinatario (nome, indirizzo, partita IVA), ai beni o servizi venduti, ai prezzi, alle modalità di pagamento e alle eventuali tasse applicate. In realtà queste sono solo le informazioni minime che possono essere inserite. E' infatti possibile inserire informazioni quali le scadenze, i dati sul contratto, ordine, informazioni sulla consegna, codici progetto e contratto (CIG e CUP) e molto altro. Le informazioni vengono caricate dal gestionale direttamente nel documento in formato XML.
La fattura elettronica nei gestionali/ERP 1C
Grazie alla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise la fatturazione elettronica è completamente integrata nei processi del gestionale. A differenza infatti delle soluzioni di molti nostri concorrenti, nel nostro caso l'interscambio avviene direttamente dal software gestionale/ERP senza la necessità di accedere a portali esterni o altri software. Il gestionale infatti è in grado di ricevere e trasmettere i file XML, leggere i dati e gestire un archivio fatture elettroniche (in formato XML) che potrete analizzare in ogni momento. In fase di rilascio è anche uno speciale software per la fattura elettronica.
Questo permette di velocizzare le operazioni di invio, ricezione e gestione delle fatture elettroniche. Inoltre abbiamo scelto di permettere la gestione di tutti i campi del tracciato xml della fattura elettronica. Utilizzando la fattura elettronica con una soluzione 1C potrete sfruttare al massimo questa importante innovazione contabile.
Grazie al pannello di controllo per la registrazione semplificata delle fatture elettroniche, potrete anche velocizzare la registrazione dei file XML ricevuti. Il sistema vi permette anche di vedere in anteprima quali scritture contabili verranno fatte.
Fattura elettronica nei documenti del gestionale
Nei documenti dei nostri softwar gestionali troviamo un riferimento diretto ai file XML collegati. E' quindi possibile richiamare la relativa fattura elettronica in formato XML, visualizzarla nello standard dell'Agenzia delle entrate o AssoSoftware, stampare gli allegati. E' possibile poi effettuare le varie operazioni collegate.
File XML trasmessi
Nelle fatture di vendita e note di credito troviamo una apposita sezione sulla Fattura Elettronica. Qui è possibile recuperare i dati del file XML, verificare lo stato della trasmissione e verificare gli allegati trasmessi. Se il file XML non fosse stata trasmesso è possibile anche generare una bozza del file XML.
File XML ricevuti
Nelle fatture di acquisto e nelle note di credito ricevute è possibile trovare il riferimento alla relativo file XML. Il gestionale verifica la corrispondenza dei dati (bloccando eventualmente la registrazione) nel file XML.
E' possibile anche stampare il file XML in diversi formati (Assosoftware o SDI) ed i relativi allegati.
Funzionalità e processi collegati
Prima di andare a vedere le specifiche funzionalità di 1C ed in particolare l'interfaccia del sistema di interscambio, è bene fare un passo indietro e vedere alcune informazioni di base relative alla Fattura Elettronica. Partiamo così dalla base andando a vedere i parametri principali ed il tracciato. Vediamo anche come impostare il codice SDI nei nostri gestionali al fine di ricevere correttamente i documenti XML dal sistema di interscambio.
Tracciato della fattura elettronica
Come penso saprete, la fatturazione elettronica è un documento elettronico in formato xml. Questo documento viene generato dal gestionale e viene in seguito trasmesso al sistema di interscambio (SDI) che si occuperà di recapitarlo al committente/cliente. Nel link sottostante potete scaricare, in formato excel, il tracciato della fattura elettronica. Tale formato è quello ufficiale rilasciato dell'agenzia delle entrate.
Principali campi del file XML
A differenza dei nostri principali concorrenti le cui soluzioni gestionali si limitano a usare solo alcuni dei campi del tracciato XML della fattura elettronica, noi abbiamo scelto di permettere il loro uso completo. Questo ovviamente comporta notevoli vantaggi e permette di gestire al meglio le informazioni scambiate. Tuttavia non sempre si conoscono appieno tali cambi. Vi rimandiamo al tracciato completo della fattura elettronica per vedere tutti i campi che vengono gestiti.
Processi relativi alla gestione delle fatture elettroniche
Sotto il punto di vista dei processi aziendali, è importante segnalare che esiste una grande differenza tra la gestione delle fatture elettroniche nel ciclo attivo (fatture di vendita e note di credito) e quelle del ciclo passivo (documenti ricevuti dai fornitori). Se infatti nel primo caso siamo noi a dover generare il file e trasmetterlo, nel caso delle fatture ricevute dovremo invece leggere file XML generati dal nostro fornitore. Esiste poi il caso delle autofatture che segue sotto il profilo della fattura elettronica i processi di trasmissioni validi per le fatture di vendita.
Vi rimandiamo quindi a visitare le sezioni della guida utente del gestionale apposite che trattano queste tematiche.