Ricevute Bancarie (RIBA) nel gestionale
Le Ricevute Bancarie (comunemente dette Ri.Ba. o anche solo RIBA) sono uno strumento bancario usato da molte aziende per la gestione dei pagamenti. Il software gestionale è in grado di gestire il flusso RIBA. Il Software gestionale permette di creare le Ricevute Bancarie in maniera massiva nel formato cbi e di trasmettere il flusso RIBA alla banca. Il gestionale permette di gestire tutto il flusso contabile delle RIBA. In questa sezione della guida utente scopriamo come.
Cos'è una RIBA?
La RIBA (o Ri.Ba.) è la definizione compatta di Ricevuta Bancaria. La RIBA è uno strumento Finanziario/Bancario ampiamente utilizzato dalle aziende nella gestione dei rapporti di credito/debito con Clienti e Fornitori. Semplifica infatti il processo di incasso da parte del Creditore ed è usato dalle Banche come strumento di finanziamento (incasso RIBA salvo buon fine).
Come funziona?
Sotto il profilo operativo, una RIBA funziona nel seguente modo:
- Il creditore consegna la ricevuta bancaria alla propria banca.
- La banca del creditore la inoltra alla banca del debitore
- La banca del debitore procede all’invio di un avviso di pagamento al debitore stesso e cura l’incasso del debito
Si tratta di uno strumento di pagamento di uso comune, attestante il diritto del creditore di ricevere un importo dal debitore a mezzo banca. Il debitore quindi si impegna a saldare l’importo dovuto al creditore entro una data specificata sulla ricevuta e il creditore autorizza la banca a riscuotere la somma dovuta.
Perché si usano le RIBA?
Il pagamento tramite Ricevute Bancarie è particolarmente apprezzato dalle aziende, in quanto è un metodo sicuro e tracciabile. A differenza della cessione del credito, il creditore rimane titolare dei diritti sul credito e non li cede alla banca, ma autorizza l’istituto bancario a incassare la somma che gli è dovuta. La banca quindi ricopre il ruolo di intermediario: la banca del creditore manda alla banda del debitore il titolo con la dicitura che indica la modalità di Ri.Ba. a che si sta utilizzando e, avvenuto il pagamento, consegna la quietanza al debitore.
Come è composta la Ricevuta Bancaria?
La ricevuta bancaria è composta da diversi elementi:
- i dati delle parti, quindi i dati dell'azienda e dei clienti;
- il riferimento al numero della fattura che emessa;
- le modalità di pagamento da parte del cliente;
- la scadenza o il termine di saldo entro il quale il cliente si impegna a versare l’importo.
Quali sono le tipologia di Ricevute Bancarie
Esistono due tipologie di Ricevute Bancarie che sono comunemente chiamate nel seguente modo:
- RIBA a dopo incasso
- RIBA salvo buon fine
Vediamo di capire meglio le differenze tra questi due strumenti bancari.
Ricevuta bancaria a dopo incasso
La ricevuta bancaria a dopo incasso viene depositata dal creditore in banca. La banca invia al debitore la comunicazione affinché i soldi vengano versati entro un certo termine. Il creditore riceverà la RiBa dopo che il pagamento è stato effettuato.
Ricevuta bancaria salvo buon fine
La ricevuta salvo buon fine consente al creditore di ricevere l’importo del debito ancor prima che la banca abbia effettivamente ricevuto i soldi dal debitore. Si tratta quindi in questo caso di uno strumento per finanziare le operazioni della banca. La banca per questa operazione trattiene alcuni costi per interessi di scoperto e oltre a quelli per la gestione della pratica.
Come viene trasmessa la RIBA alla banca?
La trasmissione delle RIBA alla banca avviene solitamente in due diverse modalità:
- Compilazione della RIBA nel portale della banca
- Generazione delle RIBA nel formato bancario (formato CBI) e trasmissione del file alla banca
La seconda soluzione è quella preferibile nel caso in cui la vostra società emette un numero elevato di Ricevute Bancarie (RIBA). Il gestionale permette di generare la RIBA nel formato CBI per la successiva trasmissione all'Istituto di Credito.
Il formato CBI è utilizzato per la trasmissione di informazioni in ambito bancario. Le ricevute bancarie nel formato CBI vengo generate dal gestionale per essere trasmesse alla banca.
La gestione delle Ricevute Bancarie nel software gestionale
Quando parliamo di Ricevute Bancarie (RIBA) possiamo avere due situazioni:
- Essere noi il creditore ed in questo caso sarà la nostra azienda ad emettere la RIBA
- Essere noi il debitore e quindi riceveremo una notifica di pagamento tramite RIBA
Queste due situazioni sono ovviamente gestite in maniera molto diversa dal gestionale, se infatti nel primo caso dovremo tracciare tutto il flusso, nel secondo caso ci limiteremo a registrare il pagamento.
Per questo motivo nel primo caso serve utilizzare un documento specifico del gestionale (chiamato RIBA appunto) nel secondo invece andremo semplicemente a inserire le informazioni relative alla forma di pagamento nella fattura del fornitore.
Come indicare il pagamento tramite Ricevuta Bancaria in fattura
La forma di pagamento RIBA è uno dei metodi di pagamento standard inseriti nel gestionale. Si tratta infatti di uno dei metodi di pagamento della fattura elettronica. Se la fattura prevede questo tipo di pagamento andrà indicato nella tabella dei termini di pagamento. Questa tabella sarà di solito precompilata in base alle condizioni di pagamento standard assegnate.
Il documento RIBA emessa
Nerl caso di fatture del fornitore, non servirà fare altro. Il processo di pagamento sarà gestito direttamente tramite la fattura. Invece se abbiamo una fattura di vendita dovremo andare a generare un documento Ricevuta Bancaria (RIBA) se vogliamo tracciarne il processo. La creazione di questo documento non è obbligatoria se non vi serve tracciare tutto il processo e le relative scritture contabili.
Vediamo come si presenta il documento Ricevuta Bancaria nel gestionale nell'immagine sotto.
Documento collegato alla Fattura di Vendita
Il documento viene generato sulla base della fattura di vendita da cui deriva le informazioni. Le informazioni possono essere eventualmente modificate. Per vedere come generare una RIBA si rimanda alla guida apposita. Qui ci limitiamo a ricordar ei principali campi che sono fondamentali per la generazione della RIBA:
- Conto delle controparte: obbligatorio per emissione di una RIBA
- Data di pagamento
- Banca di appoggio
- Tipo di RIBA
Fate attenzione che questi conti siano sempre impostati correttamente.
Processi per la gestione delle Ricevute Bancarie nel software gestionale
Come si è visto c'è una sostanziale differenza quando si parla di RIBA nel caso in cui sia la nostra azienda ad emetterla oppure se sia la forma di pagamento di una fattura del fornitore. Mentre nel primo caso dovremo infatti gestire tutto il processo anche dal punto di vista contabile, nel secondo caso di fatto dovremo semplicemente gestire l'uscita dal nostro conto corrente una volta effettuato il prelievo dal nostro conto.
Gestione delle RIBA Emesse
Vediamo di riepilogare in breve il flusso delle RIBA Emesse nel caso sia che si tratta di RIBA ad incasso, sia di quello Salvo buon fine. Ci sono infatti delle differenze nel flusso.
Flusso RIBA a incasso
Il flusso prevede i seguenti passaggi:
- Emissione RIBA (con generazione RIBA nel formato cbi)
- Trasmissione RIBA alla banca
- Incasso della RIBA
Le registrazioni contabili e la chiusura della partita avvengono in fase di incasso della RIBA.
In questo caso, un eventuale mancato pagamento, può anche non richiedere la registrazione dell'insoluto ma semplicemente la gestione del ritardo di pagamento.
Flusso RIBA salvo buon fine
Il flusso prevede i seguenti passaggi:
- Emissione RIBA
- Trasmissione RIBA alla banca
- RIBA scontata in banca (scalata dal castelletto)
- Incasso della RIBA
- Eventuale gestione dell'insoluto
In questo caso è possibile impostare quando avvengono le varie registrazioni contabili e la chiusura della partita. E' infatti impossibile impostare che avvengano già in fase di RIBA scontata in banca, oppure all'incasso con la gestione dei conti di fido bancario ed effetti da presentare.
Gestione delle RIBA da pagare
In questo caso il processo è molto semplice ed avviene tramite la semplice registrazione del pagamento al fornitore (Bonifico in uscita). Tuttavia trattandosi di un pagamento registrato automaticamente dalla Banca, spesso e più comodo gestire con la funzionalità apposita per la gestione operazioni bancarie. Tale funzionalità è però possibile solo se andrete a caricare l'estratto conto bancario. Vi invitiamo quindi a vedere le guide apposite.