Gestione operazioni bancarie dell'estratto conto su gestionale
Il software gestionale permette di registrare in maniera rapida le operazioni che possiamo caricare dall'estratto conto bancario. Questo è possibile attraverso la funzionalità di gestione operazione bancarie.
La funzionalità per la gestione operazione bancarie
La funzionalità si trova nella sezione servizi del modulo tesoreria del gestionale. E' accessibile se avete gli adeguati permessi e vi permette di gestire le linee degli estratti conto bancari che avrete caricato.
Caricamento dati degli estratti conto
Questa funzione permette di gestire le registrazioni bancarie trasmesse attraverso l'estratto conto. Per questo motivo, prima di procedere è necessario che siano stati caricati gli estratti conto bancari. Se non fosse fatta questa operazione non vedremo nessuna informazione. Se non l'aveste ancora fatto, vi invitiamo a visitare prima di tutto la sezione sul caricamento estratti conto.
Interfaccia della funzionalità per la gestione delle operazioni bancarie
L'interfaccia è intuitiva e permette di visualizzare le informazioni dei vari estratti conto che abbiamo caricato in precedenza. Attraverso questa interfaccia potrete verificare le registrazioni ed eventualmente crearne altre.
Importante segnalare che l'interfaccia NON crea alcuna scrittura contabile, richiama unicamente documenti e le scritture saranno fatte appunto attraverso i vari documenti.
Filtri dell'interfaccia di gestione delle operazioni bancarie
Prima di procedere con l'operatività, illustriamo i filtri che possono essere usati per l'uso ottimale di questa funzionalità per la gestione delle operazioni bancarie e delle relative scritture. In alto troviamo i filtri. Grazie ai filtri potremo ridurre le operazioni visualizzate e facilitare il nostro lavoro di controllo e registrazione.
Possiamo quindi filtrare le operazioni bancarie caricate dall'estratto conto secondo i seguenti parametri:
- Data operazione bancaria
- Conto corrente
- Tipo operazione (identificate solo se si usano le parole chiave)
Infine un filtro molto importante è quello se NASCONDERE o mostra le operazioni già registrate. Se selezionato vedrete unicamente le operazioni non ancora mappate completamente. Questa modalità è molto comoda nel caso stiate registrando un gran numero di operazioni.
Come effettuare le registrazioni
L'interfaccia vi guiderà nella esecuzione delle operazioni, laddove ogni azienda ha le proprie regole in relazione alle registrazioni contabili. La stessa interfaccia non fa direttamente le registrazioni contabili ma rimanda ai vari documenti. Non avremo così il rischio di avere doppie registrazioni.
Operazioni di base
Partiamo prima di tutto dal descrivere le operazioni di base che potrete effettuare attraverso l'interfaccia.
- Associare operazioni bancarie e contabili già registrate
- Registrare spese bancarie
- Effettuare pagamenti a fornitori, dipendenti, etc.
- Registrare incassi
- Registrare insoluti
- Effettuare la registrazione di operazioni massive quali:
- RIBA da incassare
- RIBA da pagare
- Altri tipi di pagamento massivo
Vediamo di illustrare le varie operazioni.
Associare operazioni già registrate
Se state leggendo questa guida, vuol dire che molto probabilmente prima non la utilizzavate e quindi potreste avere molte operazioni registrate sul gestionale ma non mappate sull'estratto conto. Per questo motivo la prima operazione che vediamo è quella di associare le operazioni.
L'associazione non porta a nessuna scrittura contabile e quindi non impatta sulla contabilità.
Per associare le operazioni è molto semplice. Nella sezione (in basso a destra) sulle
Vediamo quindi come fare:
- Selezionare la registrazione dell'estratto conto (tabella principale)
- Selezionare operazione da associare
- Premere associa
Come si presenta un documento associato
Quando si associa una operazione (o la si crea da questa interfaccia) viene associato al documento un codice e una data di riferimento (la data valuta nel caso di pagamento) che permette di associare le due operazioni. L'operazione è fatta in background dal software gestionale e non sono richieste operazioni da lato utente. Mostriamo qui i campi registrati.
Registrazione diretta per singole operazioni
La maggior parte delle operazioni sono associate a un singolo documento facilmente identificabile del gestionale. Per questo motivo, una volta letta la linea nell'estratto conto, basterà selezionare la tipologia di operazione che si vuole registrare. Il gestionale aprirà la schermata del documento da registrare che potrete compilare ed associare l'operazione all'eventuale documento creato.
Le operazioni che potete registrare le trovate in alto a sinistra. Selezionate prima la riga documento e poi selezionate l'operazione da effettuare.
Registrazione pagamento spese bancarie
Una tipologia di operazione bancaria che troverete spesso nel gestionale sono le commissioni e altre spese bancarie. Per registrarle rapidamente esiste una opzione apposita ed esiste anche la possibilità di crearlo rapidamente direttamente dalla riga. Per farlo basta schiacciare il tasto destro del mouse e selezionare "Pagamento spese bancarie".
Registrazione a partire dai documenti
In alternativa è possibile effettuare la registrazione dei pagamenti partendo dai documenti registrati e per il quale è previsto il pagamento nel periodo analizzato (questo è il caso delle RIBA).
In questo caso il processo è molto semplice. Andate nella tabella relativa, scegliete il documento, scegliete la linea dell'operazione da associare e premete il tasto di creazione del documento.
Registrazione massiva
Per alcune registrazioni (ad esempio RIBA) potrete anche usare la registrazione massiva. In questo caso sarete portati a una finestra di dialogo (vedere sotto) dove potrete selezionare i vari pagamenti da effettuare. Potrete confermare l'operazione solo se il totale delle operazioni corrisponde al totale della riga dell'operazione.
Registrazione semiautomatica linea in base a impostazioni predefinite (in fase di sviluppo)
E' in fase di sviluppo la funzionalità che permetta la registrazione semiautomatica delle linee attraverso il riconoscimento delle varie operazioni. Questa funzionalità è in fase di test e permetterà di:
- Associare automaticamente le operazioni create (in base a data, importo e dettagli operazione)
- Suggerire l'operazione da effettuare (in base a parole chiave, descrizione estesa e importi)
- Riconoscere direttamente le operazioni massive (esempio RIBA pagate) in base alla descrizione estesa
Conclusioni
La seguente funzionalità affronta più tematiche e si interfaccia con più tipologie di documenti. Per questo motivo potrebbe apparire inizialmente di difficile uso, In realtà basta poco per prenderci la mano. Usando risparmierete tempo nelle registrazioni degli estratti conto bancari.