Termini di pagamento nel gestionale
I termini di pagamento definiscono le modalità in cui vengono definite le modalità di pagamento sia nel caso di fatture di vendita che di fatture di acquisto. I termini di pagamento possono essere usati nei vari documenti per calcolare le date effettive di pagamento previsto. In queste sezione della guida vedremo come possono essere impostati i termini di pagamento e come possono essere usati nei vari documenti.
A differenza dei metodi di pagamento che sono campi definiti dal tracciato della Fattura Elettronica, i termini di pagamento sono definiti a livello aziendale secondo proprie regole. Nei termini di pagamento andrà indicato il metodo di pagamento collegato che verrà usato nel tracciato del documennto XML.
Anagrafica termini di pagamento
Anche detti "template" termini di pagamento proprio per specificare il fatto che sono di fatto dei template che permettono di calcolare le date di pagamento. L'anagrafica termini di pagamento permette di specificare le regole con cui calcolare le date di pagamento nei vari documenti. Nel gestionale sono pre-caricate alcuni termini di pagamento di base, dovranno tuttavia essere integrati con quelli effettivamente utilizzati dall'azienda. A seconda del tipo di settore in cui opera l'azienda abbiamo infatti diverse usanze relative alle modalità di pagamento.
Vediamo quindi prima di tutto come creare, modificare e controllare i vari termini di pagamento. L'elenco di tutti i termini di pagamento è presente nel modulo tesoreria nel sotto menu "scadenziario" alla voce "Template termini di pagamento". Qui troveremo l'elenco di tutti i termini di pagamento attivi nell'azienda.
Modificare / Creare un nuovo termini di pagamento
La modifica o creazione di un nuovo termine di pagamento può essere con le stesse modalità di altre anagrafiche nel gestionale. Può anche essere creata in fase di seleziona all'interno dei documenti nel gestionale (premendo il tasto crea o il +). Sia nel caso in cui si voglia modificare che nel caso di nuova anagrafica ci troveremo davanti alla seguente schermata.
Nei dati di testata è necessario definire una denominazione per i termine di pagamento. Identificare un metodo di pagamento principale (può essere anche modificato in tabella). E' possibile inserire un "id", dato usato per sistemi di interscambio (o nel caso di migrazione dati). La tipologia di pagamento permette solo 3 modalità che sono quelle definite dall'Agenzie delle Entrate nel tracciato della fattura elettronica. Si ricorda tra queste l'opzione "Anticipo" che permette di definire gli ordini con pagamento anticipato. E' possibile anche inserire delle eccezioni (vedere dopo).
Al centro troveremo l'informazioni riguardo alle rate. E' infatti possibile definire una o più rate e per ognuna di queste i seguenti parametri:
- % di pagamento
- Data di riferimento per il calcolo delle date (può essere la fattura, ma anche per esempio l'ordine)
- Il ritardo di pagamento
- Se arrotondare a fine mese (se non selezionato si considera il ritardo come giorni effettivi di calendario)
- Eventuale ritardo aggiuntivo (che si aggiunge alla scadenza fine mese)
- Eventuale split del pagamento IVA
- Le condizioni generali di pagamento (campo utilizzato solo ai fini di suddivisione metodi)
Impostazione di eccezioni
Qualora si voglia evitare che il pagamento cada in date "particolari" è possibile impostare delle eccezioni. La tabella eccezioni si attiva selezionando il flag specifico. Avremo così la seguente tabella che potrà permette di inserire delle eccezioni nel calcolo delle date di pagamento.
Le eccezioni permettono di impostare delle date che vengono escluse nel calcolo della data di pagamento. Potremo così per esempio escludere che scadenze RIBA cadano in date particolari (esempio fine anno).
Caricamento termini di pagamento
Nel caso di migrazione dati, è possibile anche importare i dati da fogli excel preimpostati. E' possibile farlo tramite l'elaboratore accessibile direttamente dall'anagrafica termini di pagamento. L'utilizzo di questo elaboratore richiede alcuni accorgimenti e per questo consigliamo di contattarci per un supporto nel suo impiego.
I metodi di pagamento
Ricordiamo che i metodi di pagamento, che possono essere inseriti nei termini di pagamento, sono principalmente definiti dall'Agenzia delle entrate. Per saperne di più vi invitiamo a vedere le codifiche dei metodi di pagamento nella sezione della guida utente relativa ai metodi di pagamento.
Impostazione termini di pagamento
I termini di pagamento possono essere impostati nelle anagrafiche di clienti e fornitori definendo così i termini di pagamento di default. Questi termini di pagamento verranno applicati nei documenti. Potranno tuttavia essere modificati.
Controllo dei pagamenti
Si segnala che il gestionale ha una serie di report che permettono di tenere sotto controllo i pagamenti. Allo stesso modo, a fianco dei principali documenti è indicato lo stato di pagamento (che viene aggiornato ogni 5 minuti). Premendo sullo stato del documento nella lista si aprirà un report che riepiloga la situazione pagamenti.
Nel report vedremo il riepilogo delle partite e gli eventuali pagamenti effettuati. Questo riepilogo è disponibile sia per fatture emesse che ricevute.
