Pagamenti in contrassegno nel gestionale

I pagamenti in contrassegno sono una forma di pagamento comune per molte aziende soprattutto nel caso di e-commerce o vendita per corrispondenza. Vediamo come è gestito il pagamento in contrassegno nel software gestionale. Come vedremo potrete infatti agevolmente definire questa forma di pagamento e poi registrare l'avvenuto pagamento del Cliente allo spedizioniere.

Cosa è il pagamento in contrassegno

Il pagamento in contrassegno è una modalità di pagamento che prevede che il destinatario di un bene o servizio effettui il pagamento al momento della consegna della merce, direttamente al corriere o al fattorino che effettua la consegna. In genere, questo tipo di pagamento è utilizzato quando il cliente non vuole effettuare il pagamento in anticipo tramite carta di credito, bonifico bancario o altri strumenti di pagamento elettronico. E' comunamente usato da aziende che hanno un e-commerce.

Il pagamento in contrassegno può comportare un costo aggiuntivo rispetto alle altre modalità di pagamento, a causa delle commissioni che il corriere o il servizio di spedizione possono applicare per la gestione del denaro in contanti. Inoltre, il pagamento in contrassegno non è disponibile in tutte le situazioni o per tutti i prodotti, in quanto alcuni venditori potrebbero preferire altre forme di pagamento per garantirsi il pagamento anticipato e ridurre il rischio di insolvenza.

Documenti fiscale alla consegna della merce

Nel pagamento in contrassegno, l'emissione del corrispettivo o della fattura dovrebbe al momento della consegna del prodotto al destinatario e dell'incasso del pagamento.

In genere, il corriere o il fattorino che effettua la consegna dovrebbe rilasciare uno scontrino o una ricevuta che attesti l'avvenuta consegna e il pagamento in contanti del valore del bene o del servizio. Questo documento, che include le informazioni sul venditore, il destinatario, la descrizione del prodotto o del servizio e l'importo pagato, costituisce la prova dell'avvenuto pagamento e della transazione commerciale avvenuta tra il venditore e il cliente.

Problematiche contabili e gestionali del pagamento in contrassegno

Pur essendo una modalità comune di pagamento, il contrassegno crea spesso qualche dubbio nelle aziende su come registrare i documenti collegati e sulle scritture contabili collegate al processo. La principale peculiarità riguarda infatti la cessione dell'incasso al trasportatore ed i problemi derivanti ai documenti fiscali (fatture o corrispettivi) che devono accompagnare la merce.

Documento fiscale che accompagna la merce

Sopra abbiamo visto che nel caso di contrassegno il documento fiscale (fattura o corrispettivo) andrebbe emesse a seguito del pagamento da parte del cliente. Tuttavia spesso si incontrano problemi nell'effettuare questa operazione. Il problema principale è che molti spedizionieri (e le stesse società) non sono attrezzati per emettere scontrino all'atto della consegna e del pagamento della merce. Nel caso invece della fattura, il problema non sussiste perchè è sempre possibile l'emissione di una nota di credito in caso di mancato pagamento.

Non ci addentriamo qui in aspetti fiscali che esulano dal nostro compito, ci limitiamo a citare comunque 3 tipologie di documenti che vengono usati comunemente nel caso di pagamento in contrassegno.

Corrispettivo (Scontrino)

Documento fiscale che deve essere registrato tramite un Registratore Fiscale collegato all'agenzia delle entrate. Andrebbe emesse sempre dopo l'avvenuto pagamento e comunque nel giorno stesso dell'operazione di pagamento da parte del cliente.

Uno scontrino può essere annullato e la vendita annullata nell'arco di un turno di cassa (che di solito coincide con la giornata). Non è invece possibile annullare scontrini emessi nei giorni successivi.

Fattura di vendita

La fattura va obbligatoriamente emessa per Persone Giuridiche e deve riportare gli identificativi fiscali del cliente. Nel caso di persone fisiche è facoltativo e nel caso deve indicare il codice fiscale del Cliente. Richiede sempre l'invio all'agenzia delle entrate in forma di Fattura Elettronica.

Può essere anche emessa prima della consegna ed eventualmente stornata in caso di mancato pagamento (e consegna).

Corrispettivo web

Tipologia di documento poco usato dalle aziende italiane, ma previsto a seguito della decisione dell'unione Europea. E' documento pensato proprio per i siti internet. Se utilizzato richiede di gestire un registro IVA specifico di questo tipo di documenti. E' emesso in maniera similare alla fattura elettronica.