Creazione autofattura nel gestionale
Vediamo un esempio relativo a come effettuare la creazione di una autofattura nel gestionale nel caso di una fattura del fornitore (o nota di credito). E' questo il caso di fatture estere o altre situazioni per le quali il fornitore non è obbligato a trasmettere la fattura in formato elettronico.
Si tratta di una operazione banale ed obbligatoria a seguito dell'estensione dell'invio della fattura elettronica in regime di autofattura a partire da luglio 2022. In questa sezione della guida vediamo un esempio pratico, mentre per dettagli di cosa sia una autofattura vi rimandiamo alla sezione della guida sulle autofatture nel gestionale.
Il processo di creazione di una autofattura
Per la creazione di una autofattura i passaggi sa seguire sono i seguenti:
- Registrazione della fattura del fornitore
- Generazione della autofattura
- Trasmissione dell'autofattura al sistema di interscambio
Vediamo nel dettaglio i singoli passaggi.
NOTA: qualora si dovesse generare una autofattura per una nota di credito ricevuta, la procedura è la stessa ma partendo dal documento "Nota di credito ricevuta".
Registrazione della fattura del fornitore
Il primo passaggio è quello di registrare a sistema la fattura del fornitore che sarà la base utilizzata per generare poi l'autofattura. Procediamo quindi con la registrazione della fattura del fornitore.
Inserimento dati della fattura di acquisto
Qualora non fosse ancora presente l'anagrafica del fornitore andrà creata eventualmente usando l'assistente guidato accessibile dal tasto verde con il "+". Andate a vedere la guida sulla creazione cliente/fornitore per saperne di più.
A seguire indicare i seguenti dati:
- Numero e data di documento in ingresso (consigliato per permettere la tracciatura del documento originale)
- Dati relativi a merci e servizi ricevuti dal fornitore
Si possono anche inserire altri dati a piacimento (esempio condizioni di pagamento).
Qualora fosse presente in formato elettronico si consiglia di caricare come allegato la fattura ricevuta dal fornitore.
Quale aliquota IVA indicare?
Nella compilazione dei dati della fattura si pone il problema di indicare una aliquota IVA. Essendo la fattura esente da IVA il sistema chiederà di indicare una aliquota IVA con esenzione (e quindi codice natura IVA compilato). Questo pone il dubbio di quale selezionare. Su questo tema si segnala che l'agenzia delle entrate non ha definito nessuna specifica lasciando alle aziende di usare i codici che preferiscono in fase di prima registrazione della fattura del fornitore.
Di default, il gestionale imposterà i codici IVA seconda una logica di reciprocità rispetto a quanto succede in fase di ciclo attivo. Avremo così codice natura relativo a cessioni intra-EU se il fornitore fosse europeo, oppure extra-eu se non lo fosse. Questa logica è impostata in previsione dell'estensione della fattura elettronica a livello europeo.
Potete anche modificare questa impostazione, laddove questa non impatterà sull'integrazione IVA che andremo a inserire in fase di generazione della autofattura.
Generazione dell'autofattura
Procederemo a questo punto con la generazione dell'autofattura. E' possibile farlo dalle "Informazioni aggiuntive" selezionando autofattura oppure dal menu "Crea sulla base di" e selezionando autofattura. Come potete vedere esistono due possibilità:
- Autofattura: in questo caso il sistema non inserirà alcuna integrazione
- Autofattura con integrazione IVA: l'integrazione verrà calcolata secondo l'aliquota di default dell'articolo (solitamente 22%).
Solitamente si consiglia di usare la seguente opzione, laddove esistono indicazioni da parte di alcuni commercialisti, che in alcune situazioni relative a specifiche situazioni di prestazioni, servizi o merci ricevute dall'estero si può applicare anche la prima opzione.
Vi consigliamo di confrontarvi con il vostro consulente fiscale su questo tema, laddove il gestionale permette di gestire entrambe le situazioni.
Gestione del documento autofattura
Avremo così la creazione del nuovo documento autofattura. Le modifiche ovviamente sono limitate avendo la necessità di inserire le informazioni del documento originale ma è possibile eventualmente integrare le informazioni.
Allegati all'autofattura
Si consiglia, qualora fosse presente e fosse stato caricato, di allegare la fattura originale ricevuta dal fornitore al file XML che andremo a generare in fase di trasmissione dell'autofattura allo SDI. In questo modo potrete archiviare il documento originale insieme all'autofattura.
Per farlo andate nella sezione fattura elettronica dove troverete i file allegati al documento originale (la fattura del fornitore) che potrete selezionare per allegarlo alla fattura elettronica.
Qualora non esistesse il documento, dovete comunque caricarlo nel documento fattura del fornitore e non sotto l'autofattura. Lo troverete e potrete poi selezionarlo.
Anteprima file fattura elettronica
Si segnala che sembra dalla stessa sezione del documento è eventualmente possibile generare una anteprima del file di fattura elettronica che potrete andare a generare per vedere come sarà il file finale. Per farlo premete sul tasto "Anteprima file XML".
Trasmissione autofattura
Una volta creata l'autofattura sarà possibile trasmetterla allo SDI tramite il sistema di interscambio del gestionale. Si invita a vedere la sezione della guida utente del gestionale sulla fattura elettronica per scoprire di più.