Nota di credito nel gestionale
La nota di credito è un documento contabile che permette di correggere errori rilevati nelle fatture di vendita. Grazie alla nota di credito è possibile modificare le scritture contabili e modificare la situazione debitoria di una controparte. Si tratta quindi di un documento fondamentale in contabilità generale.
In questa sezione della guida utente del gestionale trattiamo le specifiche del documento nel gestionale chiamato appunto nota di credito. Cerchiamo di vedere come è composto e alcune info di base. Per vedere come gestire le note di credito e capire meglio le casistiche, si consiglia di andare nella sezione della guida: gestione note di credito.
Cosa è una nota di credito
Come accennato, la nota di credito è un documento usato per apportare correzioni alla fatture. Le correzioni possibili sono varie e possono includere:
- Annullamento totale di una fattura emessa (in questo caso si parla comunemente di Storno Fattura)
- Cancellazione di alcuni importi e quantità di una fattura emessa (detto anche storno parziale)
- Un bonus o uno sconto concesso al Cliente a fronte di un evento createsi
- Una correzione contabile dovuta a situazioni createsi riguardo a un credito (esempio rottamazione di un credito)
Nella sezione della guida sulla gestione note di credito potrete trovare nel dettaglio maggiori informazioni sulle casistiche e come gestire le varie tipologie di note di credito.
Quando si emette la nota di credito
La nota di credito viene emessa a seguito del rilevamento della situazione che ne determina la necessità. E' obbligatorio emettere una nota di credito nel caso in cui sia stata già emessa la fattura elettronica per il quale è necessaria la correzione.
Esempio di errori che richiedono una nota di credito
A titolo di esempio, si elencano alcuni esempi di errori comuni che potrebbero dover dare origine alla necessità di emettere una nota di credito.
Fattura errata
Nel caso in cui venga emessa (e inviata al Sistema di Interscambio) una fattura errata, questa dovrà essere annullata. L'unico modo per farlo è l'emissione di una nota di credito che vada appunto a fare tutte le scritture del documento originario ma di segno opposto. In contabilità generale questo è l'unico modo in cui si può cancellare un errore di fattura emessa. Non è infatti possibile semplicemente cancellare una fattura emessa. La fattura originaria e la relativa nota di credito compariranno entrambe nei registri IVA.
Esempi di errore:
- Destinatario errato: se avete inviato la fattura al cliente sbagliato dovete annullarla.
- Errori formali nel documento. Se sono errori gravi (non si tratta di semplici errori ortografici) la fattura deve essere stornata tramite nota di credito. Esempi di errori formali sono:
- errato inserimento aliquote IVA,
- errore nella dichiarazione di intento inserita
- errato tipo documento
Importi errati in fattura
Qualora abbiate inviato una fattura con voci non concordate con il cliente che volete toglierle o con importi errati, potete procedere con una correzione (storno) parziale del documento originario. In questo caso potrete limitarvi a inviare una nota di credito che contiene solo la parte da correggere.
Scritture contabili
Una nota di credito effettua scritture contabili che sono di verso opposto rispetto a quelle di una fattura di vendita. La nota di credito quindi permette di ridurre o annullare (stornare) le scritture contabili di una fattura di vendita.
Fattura elettronica
Le note di credito sono soggette agli stessi obblighi di legge delle normali fatture elettroniche. Come tali richiedono l'invio allo SDI (Sistema di Interscambio) della nota di credito in formato elettronico XML.
Le note di credito hanno la tipologia di documento (fattura elettronica) TD04. Il tipo documento viene impostato automaticamente dal gestionale.
Il documento nota di credito nel gestionale
Nell'immagine sotto vediamo un esempio del documento nota di credito sul gestionale. E' un documento come tutti gli altri che però ha una serie di informazioni collegate sull'eventuale documento di base (la fattura originaria). Inoltre come vedremo sotto può avere 4 diverse tipologie di documento.
Interfaccia del documento
Vediamo quindi che l'interfaccia del documento è similare a quella di altri documenti del gestionale. Abbiamo sopra i dati di testata e sotto abbiamo delle tabelle che a seconda del tipo di documento possono essere visibili o meno.
La gestione nota di credito nel gestionale
Vediamo ora come vengono gestite le note di credito nel gestionale e quali passi seguire per la corretta gestione di questo tipo di documento.
Creare una nuova nota di credito
La creazione di una nota di credito dal gestionale è semplice e generalmente può essere fatta in due modalità:
- Partendo dalla/e fatture originaria/e
- Creando direttamente la nota di credito
Nota di credito da fattura cliente
Potete selezionare il documento originario direttamente dall'elenco delle fatture. Se la nota di credito è relativa a più documenti fate una selezione multipla delle fatture di vendita dall'elenco (premere CTRL per selezionare più fatture). Selezionate l'opzione "Crea sulla base di". Il gestionale aprirà la schermata di dialogo con una bozza della nota di credito.
Creazione della nota di credito direttamente
In alternativa qualora la nota di credito non fosse legata ad altre fatture, potete anche crearla direttamente. Non è infatti obbligatorio associare la nota di credito ad una fattura esistente, anche se è buona norma farlo qualora esistesse un legame.
La nota di credito in questo caso potrà essere creata come qualsiasi altro documento: premete su crea dall'elenco di note di credito e andrete poi a inserire i vari dati partendo prima di tutto con il selezionare la controparte.
Tipo operazione Nota di Credito
Se create la nota di credito a partire da una fattura di vendita, il sistema imposterà il tipo operazione come "Restituzione vendite". Qualora doveste cambiare il tipo di operazione potrete farlo. Il tipo di operazione modifica i dati visibili e modifica in alcuni casi le scritture contabili effettuate in fase di registrazione della nota di credito.
I tipi di operazione nota di credito
Vediamo quali sono i tipi di operazione nota di credito e cerchiamo di capire quando usarne uno piuttosto di un altro. Come visto, se creiamo la fattura a partire da un altro documento, ci imposterà come predefinito per la Nota di Credito il tipo operazione "Restituzione Vendite". Possiamo comunque cambiarlo.
Sconto consentito
Questo tipo di operazione è usato per note di credito che riportano bonus o sconti concessi al Cliente per determinate situazioni. Viene usata questa tipologia nel caso in cui si voglia concedere un bonus a un Cliente per il raggiungimento di una determinata soglia, oppure a seguito di una contestazione si proceda a dare un abbuono/sconto di un importo specifico su di una fattura emessa.
Se si sceglie questa modalità si deve imputare il conto Co.Ge. dove andrà a bilanciarsi l'importo che si andrà a detrarre dal credito del Cliente. L'inserimento della fattura originaria di riferimento è facoltativo. L'importo dello sconto della Nota di Credito (vedere sotto) andrà a scaricarsi o dalla fattura associata, o da una delle fatture aperte oppure si accumulerà come una sorta di anticipo.
Restituzione vendite
Nota di credito emessa a seguito di storno parziale o totale di una fattura. E' il caso in cui mi viene restituita una merce (o eventualmente un servizio). Può essere impostato anche con più fatture (selezionare prima le fatture e poi crearle sulla base). Se selezionata questo tipo di operazione, si ha anche la movimentazione della merce (qualora non fosse fatta con un DDT).
Nel caso della restituzione merce la tabella articoli viene compilata a partire dai documenti collegati. Se la inserite a mano, dopo aver messo il documento di base premete il tasto di compilazione.
Per registrare le modifiche di quantità e importo, andate a modificare i dati in tabella. Non potrete invece modificare i dati legati ai documenti originali (esempio: quantità iniziale).
Storno fattura
E' similare alla restituzione con la differenza del fatto che con questo tipo di nota di credito abbiamo uno storno totale (quindi annullamento) della fattura. Il documento quindi farà le scritture inverse del documento originale. E' da usare quando si fanno errori formali di emissioni fatture di vendita. In questo modo la nota di credito è di fatto un annullamento completo della fattura originale.
Aggiustamento crediti
Questo tipo di operazione è da utilizzare in situazioni particolari per le quali la nota di credito è emessa al fine di correggere delle situazioni relative alla correzione di crediti esigibili. Ad esempio si utilizza questo tipo di operazione nel caso in cui si voglia impostare un credito come non più esigibile. Questo tipo di operazione è anche utilizzabile per situazioni in cui la correzione debba riguardare unicamente il rapporto con il cliente ma non impattare sui registri IVA (per utilizzare questa opzione si consiglia di contattare un nostro consulente). Questa operazione permette inoltre di effettuare operazioni di correzione del debito unicamente sullo stato patrimoniale senza impatti sul conto economico (spostamento del credito da una voce all'altra).
Allocazione importo nota di credito
Come visto, la nota di credito è una correzione dei crediti esigibili nei confronti di un Cliente. Come tale è da considerarsi una riduzione dei ricavi (che può essere eventualmente messa come costo nel conto economico). Cerchiamo ora di capire come l'importo della nota di credito andrà a impattare sull'esigibilità dei miei crediti e sulle partite aperte.
Quando emettiamo una nota di credito possiamo infatti avere due diverse situazioni:
- La nota di credito andrà a ridurre una o più partite aperte (fatture non ancora pagate). In questo caso possiamo direttamente indicarle nella scheda di allocazione.
- La nota di credito verrà scontata in futuri documenti emessi dalla nostra azienda oppure rimborsata al cliente avendo questi già pagato tutto il dovuto.
A seconda della situazione, andrà compilata la tabella di allocazione che vediamo sotto. Il software gestionale compilerà automaticamente la tabella per aiutare l'utente. La tabella potrà essere poi modificata.
Nella tabella di esempio possiamo vedere entrambe le situazioni sopra indicate. Abbiamo infatti da una parte la partita aperta che andrà a chiudersi attraverso la nota di credito (riga 1). Dall'altra, una parte dell'importo verrà compensato in seguito con altre fatture emesse oppure rimborsato al cliente (riga 2).
Come viene compilata la tabella allocazione
La tabella allocazione viene compilata dal software gestionale secondo la seguente logica.
- Se indicato un documento di base andrà a scalare l'eventuale credito rimanente su questo documento
- Successivamente andrà a cercare eventuali altre partite aperte che verranno selezionate in base alla data (partendo da quelle più vecchie)
- Qualora l'importo totale delle partite aperte fosse inferiore all'importo della nota di credito l'importo rimanente verrà impostato come "Anticipo" e scalato in documenti futuri.
La tabella potrà essere modificata a piacimento.
Selezionare partite aperte
E' possibile selezionare le partite aperte da scalare andando a selezionare il documento relativo. Nell'elenco di selezione vedremo solo le partite aperte che si riferiscono alla controparte relativa e, nel caso fossero usati i contratti, al relativo contratto.
Impostare Nota di credito come anticipo da saldare
In alternativa potete indicare che la nota di credito verrà compensata con l'emissione di documenti in futuro. In questo caso andrà indicato il flag "Anticipo" nella tabella. La nota di credito potrà così essere compensata in futuro e saldata nei seguenti modi:
- Con l'emissione di fatture future (potrà essere selezionata nella tabella anticipi della fattura di vendita)
- In fase di registrazione di un pagamento andando a selezionare la nota di credito non compensata
- Rimborsato al cliente con un bonifico in uscita
Dal punto di vista della contabilità clienti/fornitori nel caso in cui sia indicato il flag "Anticipo" non avremo quindi alcuna compensazione su documenti esistenti ma diverrà la stessa nota di credito una partita aperta da chiudere in futuro.
Emissione fattura elettronica
La nota di credito, una volta generata, andrà inviata come fattura elettronica in formato XML allo SDI attraverso il sistema di interscambio del gestionale. La nota di credito è un particolare tipo di fattura elettronica. In particolare la nota di credito è un documento di fattura elettronica di tipo "TD05".
Le Note di credito generate (e pubblicate) saranno visibili nell'interfaccia di interscambio e potranno essere inviate allo SDI. Per farlo è sufficiente premere su Trasmetti XML.
