La Fattura differita nel software gestionale
Con fattura differita si intende una fattura di vendita che viene emessa in data successiva alla cessione di beni o prestazione di servizi. E' un tipo di fatturazione molto comune. Solitamente è usata per le merci e viene emessa seguito di una o più spedizioni merci (DDT). La fatturazione differita può essere anche usata per i servizi nel caso di servizi nel caso di operazioni eseguite in un mese ma rifatturate nel mese successivo.
La fattura differita è identificata da due tipologie di documento relative alla fattura elettronica. Le due tipologie sono la TD24 (quella più comunemente usata) e la TD25 (da usare solo in alcune situazioni), Una fattura differita deve essere inviata entro il 15° giorno del mese seguente l'effettuazione dell'operazione di spedizione al cliente (nel caso TD25 si intende quella al cliente finale). Vediamo come viene gestita dal software gestionale l'emissione di una fattura differita.
Cosa è una fattura differita
La fattura differita è una particolare tipologia di fattura di vendita. E' chiamata differita per il fatto che viene emessa in una data successiva a quella dell'operazione che l'ha generata. A differenza della fattura immediata (detta anche semplicemente fattura) la fattura differita si caratterizza per i seguenti motivi:
- La possibilità di raggruppare più operazioni e spedizioni merce (DDT) in un unico documento
- Il fatto che la fattura elettronica può essere emessa entro 15 giorni dalla fine del mese di competenza delle operazioni (nel caso della fattura immediata 12 giorni dopo l'emissione fattura)
La fattura differita in fattura elettronica
Nella fattura elettronica (cosa è una fattura elettronica?) la fattura differita è riconoscibile dal tipo documento. In particolare nell'apposita sezione della fattura elettronica che definisce appunto le caratteristiche del documento possiamo trovare uno dei seguenti codici che identifica appunto una fattura differita:
- TD24 fattura differita di cui art 21, 4 comma, lett. a del Dpr 633/72
- TD25 fattura differita di cui all’art. 21, 4 comma, lett. b del Dpr 633/72
Vediamo di capire quale codice è meglio utilizzare a seconda delle situazioni.
Differenze tra tipo documento TD24 e TD25
I due tipi di documento identificano le fatture elettroniche di tipo fattura differita. Cerchiamo di capire quando usare un codice e quando un altro.
Tipo Documento TD24
Identifica una fattura differita di beni e servizi collegata a DDT per i beni, ovvero collegata a idonea documentazione di prova dell’effettuazione per le prestazioni di servizio. E' quindi la situazione più comune di fattura differita e quella imposta di default dal gestionale quando andremo a fatturare dei DDT. Nel caso di servizi (vedere anche sotto) può essere anche usata ma si consiglia di farlo solo quando si ha adeguata documentazione, altrimenti si consiglia di usare una fattura immediata per i servizi.
Tipo documento TD25
Identifica invece una fattura differita per triangolazioni interne, ossia cessione di beni effettuata dal cessionario verso un terzo per il tramite del cedente. Questa dicitura contenuta nella normativa (art. 21, 4 comma, lett. b del Dpr 633/72) non è spesso di semplice interpretazione. Si tratta però di situazioni specifiche che sono di solito conosciute dall'azienda.
Ad esempio supponiamo di avere un nostro promotore/rivenditore che effettua una vendita a un terzo per conto nostro, ma appunto pur essendo la merce spedita a questo terzo, il nostro cliente (soggetto a cui emettiamo fattura differita) è appunto il nostro promotore/rivenditore.
Emissione di una fattura differita
Creare una fattura differita sul gestionale è estremamente semplice. Esistono varie modalità e sono tutte molte intuitive. Il gestionale infatti automaticamente genererà una fattura differita se esistono già Documenti di Trasporto (DDT) emessi per i relativi beni (o servizi) che andremo a fatturare.
Pannello di controllo fatture di vendita
Una modalità comune è attraverso il pannello di controllo dei moduli di vendita. Se infatti apriamo l'elenco delle fatture di vendita troveremo prima di tutto le fatture già emesse, ma andando sul tab successivo avremo l'elenco delle spedizioni merci (DDT) ancora da fatturare.
NOTA: l'elenco delle spedizioni da fatturare è aggiornato ogni 5 minuti proprio per evitare errate fatturazioni (trattandosi di fatture differite, i dati dei DDT dovrebbero essere consolidati), se quindi state facendo test potreste non trovare DDT appena emessi.
Come creare una fattura differita dalle spedizioni merce (DDT) da fatturare
Creare una fattura differita a partire da una o più spedizioni merci (DDT) è semplice.
- Selezionate i documenti da fatturare (tenete premuto CTRL o SHIFT per seleziona multipla di documenti)
- Premete il tasto Crea Fattura
Il gestionale creerà la fattura differita andando a prendere i dati delle spedizioni merci incrociandoli con quelli dei relativi ordini cliente (si ricorda infatti che i DDT non dovrebbero mai avere informazioni sui prezzi).
IMPORTANTE: nel caso selezioniate spedizioni merci di diversi clienti o comunque con diversi contratti di riferimento (che andranno fatturati quindi in maniera separata) il software gestionale vi chiederà conferma e dividerà poi i vari DDT creando più fatture differite.
Creazione fattura differita dall'elenco dei DDT
In alternativa potreste generare la fattura differita partendo direttamente dall'elenco dei DDT. In questo caso nell'elenco avremo tutti le spedizioni merci (DDT) e vediamo che sono indicati quelli non ancora fatturati con la dicitura "Non fatturato" (potremmo trovare anche "Fatturato parzialmente" ma di solito non andrebbero divisi i DDT per la fatturazione).
Possiamo quindi selezionare quelli che ci servono e selezionare poi dal menu "Crea sulla base di" la voce "Fattura di vendita".
Il risultato sarà lo stesso di quello precedente.
Il documento Fattura differita
La fattura differita che è stata generata potrà ora essere verificata ed eventualmente corretta. I dati inseriti sono quelli derivanti dai DDT selezionati per la generazione della fattura differita. Il gestionale imposta automaticamente il codice TD24 per il tipo documento per le fatture differite. L'eventuale scelta di usare il codice TD25 (o altro codice) andrà fatta a mano e si consiglia di modificare il tipo documento solo se si è sicuri.
Invio fattura elettronica
A seguire la fattura differita verrà trasmessa allo SDI per l'invio al Cliente come qualsiasi altra fattura elettronica. Il tutto sarà possibile attraverso il sistema di interscambio del gestionale. Nella fattura elettronica verranno inserite anche le relative informazioni (data e numero) dei DDT collegati alla fattura differita.
Si rimanda alle sezione delle guida utente del gestionale relativa a queste tematiche per ulteriori informazioni.