Caricamento fattura elettroniche nel gestionale da file XML
Nella fase iniziale di utilizzo del nuovo software gestionale può essere molto utile caricare le fatture elettroniche (sia attive che passive) della società. Questa procedura, detta caricamento massivo Fatture XML permette oltre a caricare il file XML, anche di generare le relative fatture e documenti, creare ed associare articoli e controparte e diverse altre operazioni. Si tratta di una procedura che richiede qualche attenzione ed un attimo di pazienza, ma può essere effettuate anche da utenti non esperti. Vediamo quindi la procedura ed i vari passaggi. Ricordatevi che potete sempre chiedere assistenza ai nostri consulenti per effettuare questa operazione in modalità assistita.
Procedure per il caricamento massivo dei file XML
Vediamo prima di tutto di riepilogare i principali passaggi che devono essere effettuati per il caricamento massivo delle fatture XML. Questa procedura permette di caricare sia fatture attive, che fatture passive. Partiamo dall'elencare i vari passaggi che poi vedremo nel dettaglio:
- Impostazioni di base del sistema di fatturazione elettronica
- Acquisizione dei file XML dal sistema attualmente usato
- Importazione dei file XML sul software gestionale
- Mappatura massiva degli articoli
- Registrazione delle fatture di servizio
Impostazioni di base profilo di fatturazione elettronica.
La prima operazione da fare, qualora non sia già stato fatto, è quella di impostare un profilo per la gestione delle fatture elettroniche. Verificate prima di tutto di possedere adeguati permessi per la gestione delle fatture elettroniche. In tal caso potete accedere al modulo interscambio e andate su "fattura elettronica" dal menu servizio. Qualora non aveste ancora un profilo per la fatturazione elettronica il sistema vi proporrà di crearne uno nuovo. In alternativa potrete andare a modificare quello attuale. Vediamo prima di tutto il caso in cui andiamo a generare un nuovo profilo.
Creare un nuovo profilo di fattura elettronica
Il sistema vi chiederà di creare un nuovo profilo di fattura elettronica. Premete su "sì" per passare alla relativa anagrafica quando vi sarà chiesto.
Si aprirà un nuovo profilo di fatturazione elettronica. Le impostazioni da inserire dipendono dal sistema utilizzato per la fatturazione elettronica, vi invitiamo alla guida apposita per la corretta impostazione dei parametri. In questa sede ci limitiamo a indicare il fatto che per procedere al caricamento di file XML da fonti esterne deve essere indicato il relativo flag ("abilita caricamento documenti") come nella immagine sotto.
Eventuale modifica del profilo di fatturazione elettronica
Qualora invece abbiate già un profilo assegnato, dovrete prima di tutto verificare che la funzionalità sia attivata. Se non lo fosse, potete selezionare il flag dal profilo oppure direttamente dal sistema di interscambio fatture elettroniche. Andate su impostazioni (che sono caricate direttamente dal profilo) e verificate che il flag sia selezionato. Qualora non lo fosse, potete inserirlo. In questo caso, per ricordare la scelta, salvate le impostazioni premendo l'apposito tasto.
Una volta impostato correttamente il profilo di fatturazione elettronica, sarà visibile l'apposita sezione "Caricamento documenti" nel sistema di interscambio fatture elettroniche. In questa sezione sarà possibile caricare e importare nel gestionale file XML relative alle fatture elettroniche.
Acquisizione file XML da caricare
Il passo successivo sarà quello di acquisire il file XML delle fatture elettroniche da caricare. La modalità in questo caso dipende dal sistema attualmente usato per gestire le fatture elettroniche. A seconda del sistema usato dall'azienda in precedenza si potrà avere una procedura diversa per l'esportazione dei file XML. Tutti i sistemi però hanno una serie di elementi comuni laddove l'obiettivo è quello di scaricare l'archivio dello storico dei file XML. Non serve ricevere i file di ricevuta, ma unicamente le fatture in formato XML. Il vostro attuale sistema dovrebbe avere una modalità per farlo, è anche possibile scaricarle dal cassetto fiscale.
Gestione file non XML (togliere la firma p7m)
E' importante ricordare che serve ottenere i file XML, quindi eventuali file in formato p7m andranno prima di tutto decriptati eliminando la firma di criptazione. Questo può essere fatto con comuni programmi per la firma elettronica che permettono di salvare i file criptati eliminando la firma. A volte questo processo è difficoltoso, potete interfacciarvi con i nostri consulenti per ricevere supporto.
Predisposizione dell'archivio
Una volta acquisiti i file XML (ed eventualmente eliminata la firma elettronica) si consiglia di raggrupparli in una o più cartelle le varie fatture che potranno così essere caricate.
Importazione dei file XML nel gestionale
Il passaggio successivo è l'importazione dei file XML nel gestionale per poter procedere con la gestione e registrazione degli stessi. Per farlo, andate nella sezione del sistema di interscambio per il caricamento documenti e selezionate la cartella dove avete messo i vostri file XML.
Selezionare il percorso al file
Il sistema leggera gli XML dalla cartella selezionata e li inserirà nella tabella. Questa operazione potrebbe richiedere un attimo di tempo qualora ci siano molti file da importare. A seguito della lettura dei file, questi saranno inseriti nella tabella (ma non ancora caricati nel gestionale). Il sistema leggerà solo la cartella selezionata e non le sotto cartelle.
Importazione nel gestionale
Laddove il sistema di interscambio permetterebbe anche di operare sui file XML sul PC, si consiglia sempre di importarli nel software gestionale. Questo garantisce maggiore sicurezza e velocità nella lettura dei dati. Il passaggio successivo è quello di selezionare uno o più file (usando tasto CTRL o SHIFT) e di caricarle sul gestionale tramite il tasto: "Carica nell'archivio XML". In questo modo i file verranno caricati nel gestionale e sarà più facile la loro gestione successiva.
Mappatura massiva articoli
La fase successiva prevede la mappatura degli articoli o l'eventuale creazione degli articoli stessi. Il software gestionale è in grado di riconoscere gli articoli nella fattura elettronica. Per farlo utilizza le informazioni in proprio possesso (sostanzialmente codici e descrizione) e cerca di effettuare un abbinamento. Ovviamente è necessario che gli articoli siano caricati a sistema (vedere guida modalità di caricamento dati da fonti esterne). E' anche possibile alla generazione degli articoli direttamente da fattura elettronica. Modalità che comunque non sempre è consigliabile perché si potrebbe creare doppioni o articoli errati (ricordatevi che dipendente dalla correttezza dei dati delle fatture elettroniche). Questa strada è tuttavia perseguibile.