Documenti allegati nel gestionale

Il gestionale/ERP supporta la possibilità di allegare documenti ai vari elementi. Grazie all'uso di documenti allegati nel gestionale sarà così possibile archiviare in maniera sicura informazioni e documenti. Il gestionale potrà così diventare il vostro archivio documentale.

Tipologie di documenti che si possono allegare

Nel gestionale è possibile allegare qualsiasi tipo di documento. Possiamo quindi non solo allegare file in formato pdf (il formato più comunemente usato) ma anche immagini, documenti, fogli di calcolo, disegni tecnici, etc.

In alcuni casi gli allegati potranno essere caricati automaticamente da programmi esterni. E' questo il caso per esempio di integrazione con programmi CAD o specifiche interfaccia. Questo caso però non sarà qui trattato.

Dove posso allegare file nel gestionale

E' possibile allegare file e documenti a diversi elementi del gestionale sia nel caso di anagrafiche che documenti. Questa opzione non è sempre supportata ma solo nel caso dei documenti e delle anagrafiche principali. Ad esempio è possibile allegare file ai documenti del ciclo attivo e passivo (offerte, ordini, fatture) e di produzione. Come anche alle note spese. Allo stesso modo è possibile allegare file alla anagrafica clienti/fornitori o alla anagrafica articoli.

Caricare un file sul gestionale

Caricare un file sul gestionale è molto semplice e segue le logiche in qualsiasi altro programma. Potrete infatti selezionare il file dal vostro pc ed importarlo sul gestionale/ERP.

Sezione file allegati

Nei documenti/anagrafiche che permettono di allegare file è presente la sezione "file allegati". In questa sezione potete trovare tutti i file che sono allegati allo specifico elemento.

Importare un nuovo file

Per caricare un nuovo file è sufficiente scegliere "aggiungi". Verranno date due opzioni: Dal disco e Da modello.

Dal disco (situazione standard)

E' la comune modalità per allegare il file e quella di base da utilizzare. Vi permette di selezionare un file dal vostro pc e di importarlo sul gestionale. E' la situazione comune che vi consigliamo di utilizzare. Questo vi permetterà di condividere in maniera sicura i file con i vostri colleghi ed eventualmente inviarli ai vostri clienti, fornitori e così via.

Da modello

E' una opzione ulteriore che però prevede la creazione di opportuni modelli preconfigurati che permettono di generare allegati. E' una opzione non impostata nelle versioni base del programma e non verrà qui trattata.

Visualizzare file allegati

In ogni momento potrete richiamare il file caricato su 1C e visualizzarlo. Allo stesso modo lo potrete scaricare in locale o inviare tramite email qualora aveste configurato questa possibilità.

Modificare file allegati

Esiste anche la possibilità di modificare i file una volta allegati. Tuttavia rimane una opzione usata molto raramente ed in casi particolari.

Invio di allegati con fattura elettronica

Una interessante possibilità è quella di allegare il file alla fattura elettronica in formato XML. E' infatti possibile selezionare documenti allegati a Fatture di Vendita e Note di Credito ed inviarli assieme alla fattura elettronica. Per questa possibilità si rimanda alla specifica sezione della guida sugli allegati fattura elettronica.