Come usare il software gestionale
La prima domanda che vi farete è: come usare il gestionale? E' una domanda naturale per qualsiasi utente. Imparare ad usare un nuovo programma non è mai facile, soprattutto nel caso di software gestionali/ERP che presentano moltissime funzionalità. In questa sezione della guida utente del gestionale vogliamo quindi aiutarti a muovere i primi passi nell'utilizzo dei nostri software gestionali. Lo sappiamo, a volte è difficile iniziare, ma noi siamo qui ad aiutarti.
La guida utente del gestionale è suddivisa in sezioni propedeutiche che introducono l'argomento e rimandano alle guide specifiche tramite collegamenti (hyperlink). Consigliamo di leggere le guide indicate nella sezione e di tornare su questa pagina per proseguire passo dopo passo, sezione dopo sezione, fino a comprendere come utilizzare al meglio i nostri software gestionali. Per avere una visione più tecnica del software con la suddivisione in moduli, vi invitiamo a visitare la sezione dedicata alla struttura del software gestionale.
Primo accesso
Cerchiamo prima di tutto di illustrare quali sono le fasi iniziali per prendere confidenza con il gestionale. Dopo aver installato la piattaforma (o in alternativa è sempre possibile l'accesso da browser) potrete prendere contatto con l'interfaccia utente del gestionale. La fase successiva è cominciare a effettuare le impostazioni di base. Cerchiamo poi di capire quali sono i moduli che compongono il gestionale.
Accesso e download piattaforma 1C
Da qualsiasi dispositivo è sempre possibile accedere al gestionale avendo l'indirizzo IP a cui collegarsi usando un qualsiasi browser internet (accesso web). Tuttavia si consiglia sempre di utilizzare la piattaforma 1C Enterprise per accedere (accesso client-server). La connessione in questa modalità è più stabile, sicura e veloce. Vediamo come collegarci in questa seconda modalità.
Innanzitutto, se non sai ancora come fare, ti servirà capire come scaricare la piattaforma e accedere nelle diverse modalità disponibili, anche web browser. Assicurati quindi di aver letto la guida al riguardo e visita la sezione download. Se hai ancora dei dubbi consulta la pagina relativa alle domande frequenti sull'accesso ai nostri gestionali.
Interfaccia utente del gestionale
Effettuato l'accesso vedrai com'è strutturata l'interfaccia utente del gestionale. Anche se l'interfaccia è altamente intuitiva, dai una lettura alla guida in modo da orientarti molto più velocemente e scoprire anche come poter personalizzare interfaccia utente per facilitare la navigazione e il tuo lavoro. L'interfaccia utente del gestionale ti supporta nell'esecuzione dei vari processi fornendo informazioni utili, completando le info e segnalando errori o mancanze di dati.
Impostazioni di base
Familiarizzato con l'interfaccia del gestionale è il momento di addentrarsi un po' di più nella parte tecnica. Potrai, infatti aver bisogno di gestire la creazione e i permessi degli utenti. Anche se consigliamo di effettuare queste modifiche con l'aiuto dei nostri esperti al momento dell'implementazione, potrebbe esserti utile leggere la guida sulle impostazioni di base.
Anagrafica azienda
Definite le eventuali impostazioni di base si può procedere alla definizione delle informazioni relative alla tua azienda, cioè la compilazione dell'anagrafica. Solitamente viene fatto in fase di implementazione, ma se ne hai bisogno o devi modificare alcune informazioni sulla tua azienda leggi la guida. Se hai dubbi su cosa siano le anagrafiche leggi le risposte alle domande frequenti.
I moduli del gestionale
Il software gestionale è suddiviso in moduli tra loro integrati. Ogni modulo permette di gestire determinati processi aziendali ed è collegato a specifiche anagrafiche. Diverse funzionalità interessano più moduli. Vediamo quali sono i vari moduli.
Muovere i primi passi con il software gestionale
Dopo il primo accesso al gestionale, possiamo impostare le anagrafiche principali e a gestire i primi processi. Il software gestionale è estremamente intuitivo e vi permette di prendere confidenza con esso con facilità. Vediamo di scoprire quali sono i primi passi da fare e come cominciare ad usare il gestionale.
Impostare le principali anagrafiche
Uno dei passi più importanti consiste nel popolamento delle anagrafiche. Infatti, un corretto inserimento delle informazioni in fase iniziale permetterà di automatizzare e semplificare la redazione dei documenti e la gestione di tutti i processi aziendali. Per “Anagrafica” si intendono particolari cataloghi che contengono le informazioni essenziali riguardo a determinati elementi del sistema (es. clienti, fornitori, articoli, ecc.).
Per procedere correttamente all'inserimento dei dati anagrafici leggi le guide specifiche per le varie anagrafiche. In particolare si distinguono le anagrafiche relative alle controparti (clienti, fornitori, altri soggetti), agli articoli (scorte, lavori, servizi), alla gestione del magazzino e alla definizione di prezzi e di sconti.
Migrazione dati
Qualora aveste la necessità di effettuare una migrazione dati dal software precedentemente usato, vi consigliamo di guarda la guida utente relativa all'importazione dei dati. Il gestionale infatti consente di caricare in maniera massiva una moltitudine di dati per popolare le anagrafiche del tuo gestionale in pochi minuti partendo da fogli excel o comunque tabelle dati.
Impostazione dei prezzi
La fase successiva che vi consigliamo e l'impostazione dei prezzi. Per farlo vi consigliamo prima di tutto di definire una o più tipologie di prezzi ed inseguito potrete caricare i relativi prezzi. Allo stesso modo potrete anche impostare eventuali scontistiche. Vi rimandiamo alle guide utente apposite.
I processi nel gestionale
Il software gestionale permette di gestire i processi aziendali in maniera semplice e intuitivo. Una volta impostate le anagrafiche principali, potrete cominciare a usare i processi all'interno del software gestionale.
I principali processi nel gestionale
Se sei riuscito a compilare correttamente le anagrafiche hai già svolto metà del lavoro e sei pronto ad utilizzare il software per gestire i processi della tua azienda. Iniziamo da i processi principiali, comuni a qualsiasi tipo di azienda: la vendita e l'acquisto.
Il processo di vendita (gestione vendite) anche detto ciclo attivo si compone di preventivo, ordine cliente, packing list, spedizione merce e fattura di vendita. Abbiamo anche una guida specifica per la vendita al dettaglio. Specularmente il ciclo passivo (gestione acquisti) è composto da offerta dei fornitori, ordine di acquisto, ricezione merce e fatture di acquisto.
Come per ogni azienda che si rispetti è però importante l'aspetto economico. Ecco che i processi di acquisto e di vendita sfociano in entrate e uscite, anche chiamati pagamenti, gestibili dal modulo tesoreria.
Se hai problemi nella registrazione dei documenti leggi le risposte alle domande frequenti.
Ulteriori moduli e processi
Se sei arrivato a questo vuol dire che sei già un esperto nell'utilizzo del gestionale. E' arrivato, quindi, il momento di vedere qualche funzionalità in più e dei processi più complicati rispetto alla semplice vendita e acquisto.
Se non vuoi limitarti all'acquisto casuale di scorte rischiando di non avere merce in magazzino leggi come pianificare in maniera rapida e veloce l'acquisto delle scorte grazie all'aiuto del gestionale.
Se sei un'azienda di produzione non puoi fare a meno di leggere la guida apposita. E se hai necessità di gestire le commesse abbiamo anche la guida che fa per te.
Infine, consulta la guida legata alla reportistica per avere sempre sotto controllo la tua azienda.
Fatturazione elettronica
La fattura elettronica fa parte ormai dei processi aziendali ed è alla base della gestione di qualsiasi azienda. Scopri come funziona nel gestionale e le funzionalità ad esso associate.
Integrazione con altri sistemi
Il gestionale permette di interfacciarsi in maniera agevole con altri software e sistemi. E' ad esempio possibile collegare la propria email per inviare messaggi direttamente dal gestionale. Allo stesso modo è possibile collegarsi con qualsiasi altro software sfruttando connessioni in tempo reale tramite API, XML o altre modalità di connessione.
Il gestionale è inoltre integrato con sistemi di geolocalizzazione e gestone indirizzi come ad esempio Google Maps.
Altre funzionalità
Il software gestionale permette di allegare documenti e file ai vari elementi. In questo modo potrete sfruttare il gestionale come documentale archiviando in maniera sicura i file e documenti che vi servono.
Scopri i nostri software gestionali
Per sapere di più sui nostri software gestionali/ERP e sulle principali funzionalità, vi invitiamo a vedere la sezione del sito che illustra la struttura del software gestionale. In questa sezione potrete avere una visione di riepilogo dei vari moduli che compongono il gestionale e le relative funzionalità. Allo stesso modo vengono illustrate le principali differenze tra il software gestionale Azienda 1C ed il software ERP Industria 1C.