Modifica ragione sociale di un cliente/fornitore
Può capitare che un cliente o un fornitore modifichi la ragione sociale, una operazione che può avvenire per varie ragioni. Vediamo in questa sezione della guida come comportarci nel caso dovessimo registrare nel software gestionale una modifica della ragione sociale.
Anagrafica controparte
Come visto nella sezione della guida utente che parla dell'anagrafica controparte (cliente/fornitore) nel software gestionale abbiamo una sola anagrafica che gestisce una controparte (identificata solitamente da Codice Fiscale o Partita IVA). Questa unica controparte permette di gestire tutte le relazioni che la nostra azienda ha con loro sia nel caso siano clienti, fornitori oppure entrambi.
Nella anagrafica controparte, abbiamo due campi descrittivi che ci permettono di identificare la controparte. Questi due campi (spesso uguali come vedremo) sono:
- Descrizione: è la denominazione usata nel gestionale per ricercare il cliente e fornitore ed è quella che vediamo nelle ricerche e quando usiamo il gestionale. Può coincidere con la ragione sociale ma non è obbligatorio.
- Ragione sociale (nome legale o descrizione completa): è invece il nome legale ed appunto la Ragione Sociale (o nel caso di persone fisiche sarà Nome e Cognome) che visualizziamo di solito nella stampa di documenti.
In questa sezione della guida vedremo appunto come effettuare la modifica della Ragione Sociale.
Non è necessario creare una nuova controparte
A meno che il nostro cliente/fornitore non modifichi anche la Partita Iva (o il Codice Fiscale) non è necessario creare una nuova controparte. E' addirittura sconsigliato farlo.
Perché non conviene creare una nuovo controparte
I motivi sostanzialmente sono i seguenti:
- Modificando unicamente la Ragione Sociale si manterrà lo storico dei nostri rapporti con questa controparte. Tutti i documenti e le informazioni storiche verranno infatti mantenute
- Alcuni sistemi come la fattura elettronica si basano su info come la Partita IVA e bisogna evitare di avere due controparti con la stessa Partita IVA (si potrebbero avere errori di assegnazione).
- Lo stesso gestionale verifica eventuale presenza di controparti doppie e chiederà sempre conferma della presenza di due anagrafiche con la stessa Partita IVA (o codice fiscale)
Come modificare la ragione sociale di una controparte
La modifica avviene in due passaggi, di cui uno obbligatorio, ed il secondo opzionale. I passaggi sono i seguenti:
- Modificare la ragione sociale nella anagrafica
- Inserire il nome precedente come denominazione storica (opzionale)
Modificare la ragione sociale nella anagrafica della controparte
Il primo passaggio è semplice e prevede semplicemente la modifica della Ragione sociale nell'anagrafica. Per farlo dovete prima di tutto selezionare la controparte che volete modificare.
Entrate nella controparte e ricordatevi di sbloccare la possibilità di modifica degli attributi chiave. La Ragione sociale è infatti un attributo chiave e dovete confermare l'operazione. Per attivare la modifica, se avete i permessi adeguati dovrete premere sulla matitina in alto (vedere foto) e confermare l'operazione che andrete a fare nelle due finestre di dialogo che si apriranno.
Una volta che avrete il permesso di modificare i dati, potete modificare la Ragione Sociale. Per quanto riguarda la Descrizione, potete invece anche tenere quella precedente. Sarà così per voi e per gli altri utenti più semplice usare questa controparte, non modificando il nome nei campi di ricerca. Ovviamente potete anche cambiare entrambi.
Registrare il vecchio nome come denominazione storica (opzionale)
Si tratta di una attività opzionale che potete usare in alcune situazioni. Modificando la ragione sociale, questa verrà usata sempre anche nei vecchi documenti. Il software gestionale infatti reputerà che è semplicemente la correzione di un errore che era stato fatto nell'inserimento della Ragione Sociale.
Se però avete già fatto fatture e ordini, potreste voler mantenere il vecchio nome nei documenti precedenti. Vediamo come gestire questa situazione.
Registrare una denominazione storica
Direttamente dall'anagrafica (o dall'elenco) andate su azioni e selezionate il comando per registrare il nome storico.
Si aprirà così una finestra di dialogo per registrare il nome storico (quello che c'era in precedenza). In particolare si potrà definire fino a quando era valido quel nome. Compilate il form ed avrete così registrato il nome storico. Questo è tutto quello che dovete fare per usar ei nomi storici.
Dove viene usato il nome storico?
Il nome storico registrato nel gestionale verrà utilizzato nei documenti che hanno una data antecedente alla data di modifica del nome storico. Stampando questi documenti, vedrete direttamente il nome che era valido in quel periodo.
Non esistono limiti alle modifiche e alle ragioni sociali (nomi storici) che potreste usare. Il sistema userà sempre l'ultima valida alla data del documento.