Guida Utente Gestionale/ERP 1C
Un software gestionale (soprattutto nel caso di un sistema ERP) è un software che deve gestire processi complessi. E' quindi naturale che non sia uno strumento facile da usare senza un minimo di formazione. L'interfaccia utente dei nostri gestionali è estremamente intuitiva ed aiuta nell'esecuzione delle operazioni. Questa guida utente è focalizzata ad aiutare l'utente a prendere confidenza con il gestionale e a conoscere le varie funzionalità. In questo modo l'utente sarà in grado di svolgere tutte le sue funzioni senza problemi.
La seguente guida è principalmente per il Software Gestionale Azienda 1C, è però applicabile anche al Sotware ERP Industria 1C. In questo secondo caso, si ricorda che la soluzione si caratterizza per un maggiore livello di personalizzazioni. Nel caso di Industria 1C potreste trovare alcune differenze nei processi e nell'interfaccia.
Iniziare a usare il gestionale
In questa parte introduttiva della guida utente del gestionale avrete modo di prendere confidenza con il software gestionale ed imparare alcune specifiche funzionalità. Imparerete a conoscere l'ambiente di lavoro dei software gestionali 1C e potrete scoprire una serie di funzionalità che vi permetteranno di utilizzare al meglio il software gestionale. Vi consigliamo di seguire i collegamenti tra le pagine per scoprire in autonomia il gestionale. Potete anche andare a vedere le sezioni relative alle definizioni di alcune tematiche specifiche relative al mondo della gestione aziendale.
Sai già usare 1C e cerchi qualcosa di specifico? Vai alla sezione "Processi chiave del gestionale" che riepiloga alcuni processi nel gestionale e come gestirli nel gestionale.
Prendere confidenza con il gestionale
Scegliere il processo dall'elenco sottostante per prendere confidenza con i nostri gestionali. Si tratta di processi generici utili da sapere per un corretto utilizzo dei nostri gestionali.
Impostazioni di base del gestionale
Per poter cominciare a usare il gestionale è importante impostare alcuni parametri e caricare i dati. Sotto potete scoprire come è possibile farlo in maniera estremamente semplice.
- Impostazioni di base
- Importazione dati da file esterni
- Numerazione documenti
- Moduli di stampa
- Impostazione codice SDI
Nel caso siate amministratori del gestionale, potete anche accedere alla guida per amministratori.
Struttura del software gestionale
Vediamo adesso di prendere confidenza con il software gestionale e con la sua struttura. Il gestionale infatti si caratterizza per una serie di elementi che permettono l'esecuzione dei processi. In particolare vediamo di capire:
- Cosa è una anagrafica e quali sono le principali anagrafica
- Cosa si intende con il termine documento nel gestionale
- Quali sono i principali moduli del gestionale
- Come vengono gestiti i processi nel gestionale
- La reportistica
Dati di base e anagrafiche del gestionale
Una delle prime attività per un utilizzo corretto di un gestionale ERP riguarda il popolamento delle anagrafiche. Le anagrafiche sono infatti la base di tutti i processi e per questo è fondamentale un corretto inserimento dei dati nella fase iniziale.
Tutto questo permetterà di automatizzare al meglio i processi, semplificare la redazione dei documenti, svolgere analisi. Con il termine “Anagrafica” si intendono elementi che contengono informazioni essenziali di solito fisse. Le anagrafiche riguardano diversi elementi del sistema (es. Articoli, Clienti, Fornitori, etc.). In questa sezione si illustrano alcune anagrafiche di base con i dettagli dei principali campi.
Principali anagrafiche
Le anagrafiche sono i dati di base del gestionale che vengono usati nei processi aziendali. Vediamo di scoprire di più delle principali anagrafiche dei nostri gestionali.
Prezzi e sconti
Il gestionale permette di gestire più tipologie di prezzi e varie tipologie di sconti (manuali e automatici).
I documenti nel gestionale
Mentre le anagrafiche sono informazioni generalmente stabili, i documenti nel gestionale costituiscono l'ossatura di tutti i processi aziendali. I documenti infatti permettono di gestire le informazioni in maniera dinamica e di gestire appunto i processi gestionali. Con il termine documenti non dobbiamo infatti pensare unicamente ai documenti che si possono stampare, ma più in generale ad elementi in grado di archiviare e gestire le funzionalità relative a uno specifico processo aziendale.
Principali documenti nel gestionale
Il software gestionale permette di gestire diverse tipologie di documenti. Per conoscere quali sono i principali documenti del gestionale, vi invitiamo a visitare l'apposita sezione della guida.
Stampa dei documenti
Alcuni documenti possono essere stampati o inviati tramite email a clienti e fornitori. Vediamo di scoprire di di più come funziona e come si possono impostare le stampe.
Moduli del gestionale
Il software gestionale è suddiviso in Moduli (o sezioni) che permettono agevolmente di accedere alle varie informazioni e funzionalità. Le sezioni non sono però ambienti chiusi. A secondo del profilo utente e dei permessi associati, ogni singolo utente avrà accesso alle varie funzionalità che potranno in alcuni casi trovarsi in diversi moduli del gestionale.
Moduli principali
Intendiamo in questo caso i principali moduli del gestionale che permettono di gestire qualsiasi tipo di azienda indipendentemente dal settore in cui opera.
Moduli accessori
Si tratta di moduli opzionali che possono essere attivati nel gestionale. Il loro utilizzo dipende dal settore in cui opera l'azienda.
Processi nel gestionale
Il gestionale Azienda 1C permette di gestire e automatizzare tutti i processi di una piccola impresa. Le guide seguenti si basano sulle "Best Practices", cioè le migliori procedure a livello internazionale per la gestione di un'azienda. Ovviamente una azienda può modificare le procedure ed utilizzare le proprie procedure gestionali. Il vantaggio di un software gestionale 1C è quello di potersi sempre adattare alle esigenze del cliente. Andiamo comunque a vedere alcuni processi per dare una visione generale del gestionale e di quello che può fare.
Processi di vendita e acquisto nel gestionale
L'acquisto di beni e servizi per la successiva vendita degli stessi o erogazione di prestazioni sono alla base di qualsiasi impresa. Vediamo per questo prima di tutto come questi processi sono impostati all'interno del gestionale.
Ciclo attivo: gestione vendite
Si riepilogano qui i processi relativi alla parte di vendita (il ciclo attivo) del gestionale con la relativa gestione della fatturazione:
Ciclo passivo: gestione acquisti
Il ciclo passivo permette di gestire tutto il processo di approvvigionamento di merci e servizi.
- Richieste di offerte
- Offerte fornitori
- Ordini di acquisto (ordini a fornitori)
- Ricezione merce
- Fatture di acquisto
- Bolla doganale
- Costi di scarico e costi aggiuntivi
Processi di supporto nel gestionale
Il gestionale permette inoltre di gestire tutti gli altri processi aziendali. A seguire illustriamo alcuni di questi processi. Si tratta di un elenco non esaustivo ma che vi permetterà di prendere confidenza con il software gestionale.
Pianificazione acquisti e produzione
Con questi processi potrete ottimizzare i processi di acquisto e produzione.
Produzione
Il modulo di produzione, se opportunamente impostato, vi permette di gestire al meglio il cuore della vostra azienda.
Gestione commesse
Le commesse nel gestionale sono "contenitori" in grado di gestire tutta una serie di informazioni fondamentale per il controllo dei costi e di attività.
CRM- Customer Relationship Managment
Vediamo i processi relativi al Customer Relationship Management.
Vendita al dettaglio
Per la vendita ai privati e tramite registratori di cassa, vi preghiamo di vedere la sezione relativa alla vendita al dettaglio.
Fattura elettronica nel software gestionale
Il software gestionale gestisce tutto il processo relativo alla fattura elettronica. Gestisce la creazione, trasmissione, importazione e lettura di fatture elettroniche. Permette lo scambio di documenti in formato XML con lo SDI.
Tutto questo avviene attraverso pannelli di controllo estremamente intuitivi e semplici da utilizzare.
Contabilità generale
Il gestionale permette di gestire in maniera integrata la contabilità general (Co.Ge.) e le varie scritture contabili. Le scritture avvengono automaticamente e non richiedono alcuna conoscenza di tematiche relative alla contabilità. In questa guida vogliamo aiutare a capire il corretto utilizzo del gestionale sia per persone che conoscono la contabilità, sia per quelli che non la conoscono. Per questi ultimi consigliamo anche di andare a vedere la sezione del sito sulle nozioni di base della contabilità (ABC di contabilità)
- Panoramica sulla contabilità generale nel gestionale
- Esempi di scritture contabili
- Registri IVA
Contabilità Clienti/Fornitori
La contabilità Clienti/Fornitori è fatta attraverso il modulo di contabilità ed il modulo per la gestione tesoreria. Permette di gestire la situazione di credito/debito verso controparti sia sotto il punto di vista della contabilità generale, sia di quello della tesoreria. Permette di gestire i seguenti elementi:
Contabilità industriale e controllo di gestione
Il gestionale permette di gestire la contabilità industriale ed è un valido strumento per il controllo di gestione. In questo modo potrete analizzare i vari flussi aziendali e costi e ricavi ad esso legati.