Ordini con pagamento anticipato
In questa sezione della guida utente del gestionale, scopriamo una serie di funzionalità collegate alla gestione degli ordini con pagamento anticipato. In particolare il gestionale permette di tracciare questi ordini e di verificare il corretto pagamento degli stessi prima di procedere con ulteriori azioni. Il pagamento anticipato è una funzionalità del modulo vendite del software gestionale anche se ovviamente ha forti impatti sul modulo tesoreria. Grazie alla gestione del pagamento anticipato potrete sapere quali sono gli ordini che lo richiedono e nel caso il pagamento non fosse ancora avvenuto, non considerarli nel calcolo del fabbisogno. Come vedremo, per permettere una serie di automatismi si consigliano alcune impostazioni di base di alcune anagrafiche.
La gestione dei pagamenti anticipati degli ordini
Molto aziende, prima di procedere con la preparazione di un ordine cliente, richiedono il pagamento anticipato. Per questo solitamente inviano una fattura pro-forma al cliente e attendono conferma dell'avvenuto pagamento. Nel software gestionale esistono una serie di comode funzionalità pensate proprio per questo. Sostanzialmente il software gestionale permette di effettuare le seguenti operazioni:
- Riconoscere che un ordine necessità di pagamento anticipato (possibile in modalità automatica o manuale)
- Tracciare automaticamente il pagamento dello stesso in fase di registrazione del bonifico in entrata
- Escludere gli ordini in attesa di pagamento dal calcolo di fabbisogno.
Vediamo quindi i vari passaggi.
Riconoscimento di un ordine in attesa di pagamento
Esistono sostanzialmente due modalità per la definizione di un ordine in attesa di pagamento. La prima (consigliata) è quella automatica, la seconda invece prevede che l'utente segni e identifichi i vari documenti. I due sistemi possono coesistere anche tra loro ed esser usati entrambi. Gli ordini in attesa di pagamento diventeranno la somma dei due. Vediamo ora nel dettaglio come funziona.
Riconoscimento automatico di ordine cliente con pagamento anticipato
Il software gestionale è in grado di identificare un ordine cliente con pagamento anticipato. Per farlo è sufficiente qualche attenzione in fase di impostazione dell'anagrafica dei termini di pagamento. In tale anagrafica vengono infatti definiti i termini e le rate di pagamento. Esiste anche un campo (ereditato dalle specifiche della fattura elettronica) dove è possibile definire il tipo di pagamento. Le tipologie possibili sono 3: pagamento completo, pagamento a rate, anticipo. Selezionate quest'ultimo per indicare che il pagamento prevede un anticipo (nota: selezionatolo anche nel caso si prevedano più rate ma di cui una è un anticipo).
Una volta impostato il temine di pagamento con anticipo il gestionale sarà in grado di capire che il pagamento dovrà essere anticipato. Ogni volta che verrà selezionata questo termine di pagamento (o venga assegnato a una controparte) verrà impostato il pagamento ordine anticipato.
Impostare manualmente il pagamento anticipato
Qualora invece si volessero impostare manualmente (o comunque nel caso non si abbia l'anagrafica corretta dei termini di pagamento) è possibile impostarlo manualmente. Per farlo è sufficiente selezionare uno o più documenti, andare su "Azioni" e selezionare "Registra come in attesa di pagamento".
Vedere gli ordini in attesa di pagamento
Per vedere quali ordini sono in attesa di pagamento, è sufficiente andare nell'elenco ordini e scorrere a destra, c'è una colonna specifica che li indica. Vedete sotto una immagine. Lo stato verrà automaticamente cambiato quando si registra un bonifico in entrata.
Registrare l'avvenuto pagamento
Per quanto riguarda la registrazione dell'avvenuto pagamento, anche in questo caso esistono due situazioni: una automatica e l'altra manuale. La modalità automatica è molto semplice: in fase di registrazione di un bonifico in entrata che sia associato all'ordine cliente, il gestionale associare il pagamento all'ordine. In questo modo l'ordine cliente verrà tolto dall'elenco degli ordini in attesa di pagamento.
Allo stesso modo, nel caso invece in cui si volesse procedere manualmente a togliere l'ordine dall'elenco, è sufficiente selezionare l'ordine (o anche più ordini) e andando su "azioni" selezionare "Registra come ordine pagato".
Escludere gli ordini dal calcolo del fabbisogno
Una funzionalità interessante è la possibilità di escludere questi ordini dal calcolo del fabbisogno. Per farlo è sufficiente impostare l'apposito flag (vedere sotto).
