Cosa è una fattura elettronica?
In questa sezione della guida utente vogliamo brevemente spiegarvi cosa è una fattura elettronica (o fattura XML). Quando si usa, obblighi di legge, quali dati contiene e così via. Cerchiamo quindi di scrivere una guida pratica sulla fattura elettronica per permette a chi non la conosce ancora, di cosa si tratta, perchè viene usata e quali sono i vantaggi. Parleremo quindi di fattura elettronica in maniera molto pratica, senza addentrarci nelle specifiche contabili e fiscali. Per un migliore approfondimento vi rimandiamo alle altre sezioni della guida utente. Per la capire come i nostri software gestionali gestiscono la fattura elettronica, vi consiglia di andare a vedere la sezione sulla gestione della fattura elettronica.
Introduzione alla fattura elettronica
Partiamo con l'introdurre alcuni concetti base che caratterizzano la fattura elettronica. Partiamo dalla definizione, dal capire quali informazioni contiene, quando si usa e altre utili informazioni sulla fattura elettronica.
Definizione
La fattura elettronica è un documento commerciale emesso e trasmesso in formato digitale tra due soggetti (cliente e fornitore) che si scambiano beni o servizi. In Italia, la fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le imprese, sia per le vendite a privati che per le vendite a altre aziende o enti pubblici. Introdotta inizialmente solo per il pubblico, il suo utilizzo è stato sempre più esteso a partire dal 2019. Ad oggi, praticamente tutti i soggetti giuridici che operano in Italia hanno l'obbligo di trasmettere le fatture in formato elettronico.
Come funziona la fattura elettronica
La fattura elettronica viene generata come file in formato XML. Il formato XML è una formato di file che attraverso la definizione di uno specifico tracciato, permette di avere file che possono essere scambiati tra software ed essere letti con facilità (per maggiori info vedere: EDI - Electronic Data Interchange). La generazione del file XML richiede l'uso di un software predisposto (come sono tutti i nostri gestionali).
Una volta generato il file XML, verrà trasmesso al Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio (in breve SDI) è una piattaforma messa a disposizione dall'Agenzia delle Entrate per l'invio e il successivo inoltro delle Fatture elettroniche. E' come una sorta di sistema postale che una volta ricevute le fatture, dopo un controllo riguardo al fatto che rispettano le specifiche tecniche, procede all'invio al destinatario finale (il Cliente). La trasmissione è fatta tramite un codice (codice SDI) o tramite PEC. Questo garantisce la ricezione del file in formato XML da parte del Cliente e l'archiviazione del documento.
Quando si usa
La fattura elettronica è obbligatoria in Italia per praticamente qualsiasi transazione economica. E' fatto l'obbligo all'azienda di emettere la fattura in formato elettronico nei termini di legge. In Italia è anche obbligatoria l'emissione di una fattura elettronica nel caso in cui vengano acquistati merci o servizi all'estero (e quindi il fornitore non avrebbe obbligo di fattura elettronica). Questo particolare meccanismo si chiama auto-fattura.
Quali informazioni contiene
La fattura elettronica contiene le stesse informazioni presenti sulla tradizionale fattura cartacea, ma in formato digitale. In particolare, la fattura elettronica deve contenere le informazioni relative al fornitore (nome, indirizzo, partita IVA), al destinatario (nome, indirizzo, partita IVA), ai beni o servizi venduti, ai prezzi, alle modalità di pagamento e alle eventuali tasse applicate. In realtà queste sono solo le informazioni minime che possono essere inserite. E' infatti possibile inserire informazioni quali le scadenze, i dati sul contratto, ordine, informazioni sulla consegna, codici progetto e contratto (CIG e CUP) e molto altro. Le informazioni vengono caricate dal gestionale direttamente nel documento in formato XML.
Differenze tra fattura elettronica e cartacea
La differenza più evidente è ovviamente la modalità di scambio (e generazione) delle due fatture. Mentre nel caso della fattura elettronica abbiamo un file in formato XML, nel caso della cartacea abbiamo un documento stampato. Ma in realtà ci sono anche altre differenze. Vediamo di riepilogare le principali.
A differenza della fattura in formato cartaceo, nel caso della fattura elettronica si tratta di un documento trasmesso in formato elettronico attraverso uno specifico sistema messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Il sistema in questione si chiama Sistema di Interscambio e si occupa della ricezione e trasmissione dei file XML.
Fattura cartacea
- Possibilità di trasmissione in maniera fisica o digitale (es. Email) al cliente
- Non esistono specifiche codifiche dei diversi documenti
- La forma di stampa può essere decisa dall'utente a patto di contenere i dati di base obbligatori
- I dati fondamentali sono: intestazioni, l'imponibile totale suddiviso per le diverse aliquota IVA
- Nel caso di esenzioni IVA deve essere chiaramente indicato il riferimento legislativo
- Può essere apposta in maniera volontaria firma autografa
- Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo sulla stampa
Fattura elettronica
- Deve essere trasmessa sempre attraverso il canale ufficiale del Sistema di Interscambio (SDI)
- I documenti sono codificati ed esistono determinate tipologie di documento
- Viene generata sulla base di un tracciato predefinito
- E' strutturata in 2 sezioni: testata e corpo del documento. Le informazioni sugli articoli sono dettagliate
- Le esenzioni IVA richiedono l'inserimento del codice natura IVA per indicare la tipologia
- Può essere apposta firma digitale (obbligatoria per il pubblico)
- Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo digitale
Il formato XML
La fattura elettronica in Italia deve essere emessa e ricevuta in un formato standardizzato (xml) e conforme alle specifiche tecniche stabilite dall'Agenzia delle Entrate. Per maggiori info sulle specifiche tecniche potete scaricare a questo link il tracciato fattura elettronica. Una volta generato il documento in formato elettronico deve essere trasmesso alla piattaforma di interscambio SdI (Sistema di Interscambio), che gestisce la trasmissione delle fatture tra le aziende e l'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica viene trasmessa sotto forma di un file XML. XML è l'acronimo di eXtensible Markup Language, un formato di file utilizzato per l'archiviazione e lo scambio di dati strutturati tra diverse applicazioni. Un file XML contiene dati organizzati in modo gerarchico, con una struttura definita da tag o elementi che descrivono il contenuto del file. Il formato XML è stato sviluppato per essere leggibile sia dagli esseri umani che dalle macchine. I file in formato XML sono ampiamente utilizzati per la creazione di documenti standardizzati, come appunto la fattura elettronica.
Nella immagine a fianco vediamo un esempio del tracciato XML di una fattura elettronica di esempio. Un file XML può essere visualizzato da un comune browser internet o da un programma per la gestione di documenti (come notepad). L'impiego di un file XML con un formato standard definito, permette ai software gestionali di generare fatture elettroniche che possono a loro volta essere letti da altri software gestionali. Nei nostri software gestionali i file XML possono essere letti in formato compilato inclusi gli eventuali allegati.
Come viene gestita dal software gestionale
Per scoprire come un software gestionale genera e usa i dati delle fatture elettroniche, vi consigliamo di andare a leggere la guida sulla gestione della fattura elettronica. Questa guida vi permetterà di prendere confidenza con le principali funzionalità dei nostri gestionali relative appunto alla fattura elettronica. Potrete così scoprire come viene generata, come viene registrata e come è possibile automatizzare i processi aziendali grazie alla fattura elettronica.