Cosa è la Fattura Elettronica? Guida completa per Aziende

In questa sezione della guida utente del nostro software gestionale ti offriamo una panoramica semplice e chiara su cosa sia una fattura elettronica (nota anche come fattura XML), quando è obbligatoria, quali dati deve contenere e quali vantaggi offre.

Il nostro obiettivo è fornire una guida pratica e accessibile, pensata per chi si avvicina per la prima volta al tema della fatturazione elettronica. Eviteremo tecnicismi e approfondimenti contabili o fiscali, concentrandoci sugli aspetti concreti e operativi.

Per informazioni più dettagliate, ti invitiamo a consultare le altre sezioni della guida, in particolare quella dedicata alla gestione della fattura elettronica con i nostri software: lì potrai scoprire come creare, inviare, ricevere e conservare correttamente le fatture elettroniche in modo automatico e conforme alla normativa.

Definizione di Fattura Elettronica

La fattura elettronica è un documento fiscale emesso in formato digitale (XML) e trasmesso tramite il Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate. In Italia è obbligatoria dal 2019 per tutte le transazioni tra aziende, professionisti e Pubblica Amministrazione.

Quando è Obbligatoria la Fattura Elettronica?

La fattura elettronica è obbligatoria per:

Operazioni tra aziende (B2B)
Operazioni con la Pubblica Amministrazione (PA)
Transazioni con clienti privati (B2C)
Operazioni con fornitori esteri (autofattura)

Vantaggi principali

Oltre ad essere obbligatoria per legge, la fattura elettronica porta ad una serie di vantaggi:

Automazione dei processi amministrativi
Riduzione degli errori
Risparmio di tempo e costi
Conservazione digitale semplificata

Come funziona la fattura elettronica

Il processo della fattura elettronica è il seguente:

Generazione del file XML con software gestionale
Invio al Sistema di Interscambio (SDI) tramite codice destinatario o PEC
Controllo automatico del file da parte dell’SDI
Recapito al destinatario finale e archiviazione digitale

Il formato XML assicura scambio strutturato e sicuro dei dati tra software.

Differenze tra fattura elettronica e cartacea

La differenza più evidente è ovviamente la modalità di scambio (e generazione) delle due fatture. Mentre nel caso della fattura elettronica abbiamo un file in formato XML, nel caso della cartacea abbiamo un documento stampato. Ma in realtà ci sono anche altre differenze. Vediamo di riepilogare le principali.

A differenza della fattura in formato cartaceo, nel caso della fattura elettronica si tratta di un documento trasmesso in formato elettronico attraverso uno specifico sistema messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate. Il sistema in questione si chiama Sistema di Interscambio e si occupa della ricezione e trasmissione dei file XML.

Fattura cartacea

Possibilità di trasmissione in maniera fisica o digitale (es. Email) al cliente
Non esistono specifiche codifiche dei diversi documenti
La forma di stampa può essere decisa dall'utente a patto di contenere i dati di base obbligatori
I dati fondamentali sono: intestazioni, l'imponibile totale suddiviso per le diverse aliquota IVA
Nel caso di esenzioni IVA deve essere chiaramente indicato il riferimento legislativo
Può essere apposta in maniera volontaria firma autografa
Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo sulla stampa

Fattura elettronica

Deve essere trasmessa sempre attraverso il canale ufficiale del Sistema di Interscambio (SDI)
I documenti sono codificati ed esistono determinate tipologie di documento
Viene generata sulla base di un tracciato predefinito
E' strutturata in 2 sezioni: testata e corpo del documento. Le informazioni sugli articoli sono dettagliate
Le esenzioni IVA richiedono l'inserimento del codice natura IVA per indicare la tipologia
Può essere apposta firma digitale (obbligatoria per il pubblico)
Per alcune specifiche situazioni richiede di mettere un bollo digitale