Electronic Data Interchange (EDI)
L'acronimo EDI (Electronic Data Interchange) indica la comunicazione interaziendale dei documenti di business in formato elettronico. In altre parole EDI è un formato elettronico standard che sostituisce documenti cartacei come ordini cliente, di acquisto e fatture. L'esempio più noto è la fattura elettronica obbligatoria in Italia da diversi anni. Automatizzando le transazioni cartacee, le aziende possono risparmiare tempo ed eliminare costosi errori causati dall'elaborazione manuale dei documenti.
Cosa significa EDI
EDI è un acronimo composto dai termini inglese: Electronic (Elettronico), Data (Dati), Interchange (Scambio). Come è facile intuire dalle parole che lo compongono, EDI indica i sistemi di scambio dati utilizzati dalle imprese. Nelle transazioni EDI, le informazioni vengono trasmesse in maniera digitale da una organizzazione all'altra. Il tutto avviene utilizzando degli standard definiti che permettono a chi riceve il file di importarlo nel proprio software gestionale. In questo modo si risparmia tempo e si riducono gli errori derivanti dall'uso dei documenti in formato cartaceo.
Come detto, la fattura elettronica è l'esempio più comune di EDI in Italia. E' in questo caso un formato di scambio standard definito dall'Agenzia delle Entrate. Tuttavia nella normalità i formati di scambio EDI riguardano formati standard definiti in autonomia dalle aziende per semplificare le comunicazioni tra di loro.
Quando si usa
Il caso della fattura elettronica (cosa è una fattura elettronica) è un situazione non comune di transazione EDI. Solitamente infatti è una scelta opzionale per le aziende l'utilizzo dello scambio dati elettronico. Va comunque detto che sempre più aziende, grazie a software gestionali sempre migliori, stanno cominciando ad aumentare la digitalizzazione dei documenti e quindi le possibilità di interscambio dati con logiche EDI. Ad esempio tutti i nostri software gestionali permettono lo scambio di documenti in formato elettronico in varie modalità.
Vantaggi
Abbiamo già citato alcuni dei vantaggi dell'uso di transazioni EDI nei documenti, ma vediamo di riepilogare i principali:
- Velocità nei processi di scambio dati
- Caricamento dati automatico nel gestionale
- Annullamento degli errori che si hanno con i documenti cartacei
- Controllo dei dati in ricezione automatico
- Possibilità di inviare più dati rispetto a un documento cartaceo
- Certezza della trasmissione
- Possibilità di uso di sistemi di firma elettronica
- Sicurezza nello sicurezza dei dati scambiati
- Possibilità di crittografare le informazioni
- Possibilità di impostare regole di scambio con profilazione dati in base all'utente
- Possibilità di inserire allegati e altre informazioni nella transizione dati
L'esempio della fattura elettronica
In Italia l'esempio più noto di transizioni EDI è la fattura elettronica. In questo caso l'interscambio dati avviene secondo regole definite direttamente dall'Agenzie delle Entrate. Lo scambio avviene con la generazione di un file XML secondo un tracciato ben definito. Il file in formato XML viene trasmesso a un Sistema di Interscambio (SDI) e attraverso il codice SDI (o in alternativa la PEC) viene a sua volta trasmesso al destinatario. Grazie all'uso dell'interscambio dati elettronico in questo abbiamo da un lato la certezza della corretta ricezione della fattura da parte del Cliente, dall'altro la possibilità di automatizzare il flusso di fatturazione sia nella fase di invio, che quella di ricezione delle fatture elettroniche.
Quali documenti e informazioni si possono scambiare?
Utilizzando sistemi di scambio elettronico dati (EDI) possiamo di fatto scambiare qualsiasi informazioni tra diversi soggetti economici. L'unico limite è quello di definire tra le parti i corretti sistemi e standard di scambio dati da utilizzare. E' infatti fondamentale che i due soggetti abbiano definito uno standard da utilizzare o che utilizzino uno standard ben definito. Detto questo è possibile scambiare qualsiasi documento come ordini cliente e ordini di acquisto, preventivi, packing list, DDT e così via. Allo stesso modo possono essere scambiate informazioni come listini prezzi, certificati, dati sugli articoli e così via.
Come funziona l'EDI
Le transazioni EDI vengono create secondo standard di messaggio ben definite. Per questo motivo è importante anche che i dati inseriti siano corretti e compilati laddove obbligatorio. In questo senso, software gestionali innovativi come quelli 1C hanno un sistema di supporto che verifica la correttezza dei dati ed avvisa in caso di errori o mancanze.
Gli standard sono la base per le transazioni EDI. Esistono alcuni standard comuni e per certi documenti (come la fattura elettronica) standard obbligatori. E' fondamentale che in fase di trasmissione, le due organizzazioni abbiano definito quale standard utilizzare al fine che i dati, una volta ricevuti, siano leggibili e comprensibili.
Tipi di trasmissione
In generale, ci sono due tipologie di base di trasmissione EDI:
- Connessioni point-to-point (dirette): due software si connettono tra loro senza alcun intermediario. La comunicazione può avvenire tramite internet, generalmente con protocolli sicuri, con tecnologie come Rest-API, anche su reti dedicate con connessioni ftp o similari.
- VAN (value-added network): una terza parte gestisce la trasmissione dei dati. Questo è il caso dello SDI e della fattura elettronica. Questo tipo di sistemi può tuttavia essere vario e usare anche sistemi come le email per effettuare lo scambio.
Informazioni di base contenute nei messaggi EDI
I messaggi EDI includono sempre alcune informazioni di base fondamentali tra cui:
- Identificativo del Mittente (da chi è trasmesso): questo può essere un semplice ID o dati più completi che permettano a chi riceve di sapere da chi arriva.
- Identificativo del Destinatario (chi deve ricevere l'info): possono avere oltre all'ID anche informazioni aggiuntivo come, nel caso della fattura elettronica, il codice SDI o la PEC.
Queste informazioni comunemente sono presenti in quella che è la testata del messaggio EDI. La testata può contenere anche altre informazioni che permettono di gestire al meglio il documento ed eventualmente anche informazioni per l'autenticazione del mittente. Questo permette così al destinatario di ricevere messaggi non autorizzati
Oltre a questo nel cosiddetto "corpo del messaggio" avremo le informazioni che vengono trasmesse dal Mittente al destinatario. Queste informazioni possono essere varie e includere anche allegati e dati trasmessi con file binari.
Formato dei dati
Il formato utilizzato per l'interscambio dati può essere definito tra le parti. Alcuni esempi di formati di scambio dati sono:
- File csv: sono file tabellari con uno specifico formato
- Query SQL: possono essere usati solo in connessioni point to point utilizzando solitamente un database di scambio
- OData: è uno standard internazionale che permette a due aziende di comunicare tra loro scambiandosi i dati in maniera efficiente.
- File XML (Extensible Markup Language): il formato usato per esempio per la fattura elettronica. Si tratta di un formato molto comune che viene apprezzato per la sua flessibilità e la possibilità di essere usato in sistemi di comunicazione mista con anche l'uso della posta elettronica.
- JSON (JavaScript Object Notation): formato solitamente usato nelle comunicazioni Rest-API. Permette di scambiare i dati tra i due soggetti in maniera semplice ed efficiente e permette non solo la lettura, ma anche la possibilità diretta di scrittura.
Tutti i software gestionali permettono l'uso di trasmissioni EDI
No, non tutti. Molti software gestionali obsoleti ancora comunemente utilizzati dalle aziende non sono strutturati per ricevere o generare messaggi EDI. Non a caso, tantissimi software gestionali si appoggiano a sistemi esterni per la fatturazione elettronica.
Nel caso dei nostri software gestionali sono tutti strutturati per gestire i messaggi EDI e molti processi sono basati proprio su questa logica. Grazie a un software gestionale 1C è infatti possibile scambiare dati con i propri clienti e fornitori in maniera semplice ed efficace.