Creazione cliente/fornitore nel software gestionale
L'anagrafica clienti/fornitori (dette anche controparti) è una delle più importanti del software gestionale. Solitamente i dati vengono caricati per poi essere aggiornati man mano. Vediamo in questa sezione della guida come procedere con la creazione di un nuovo cliente/fornitore.
Modalità di creazione di una nuova anagrafica cliente/fornitore
Un nuovo cliente/fornitore può essere creato in varie modalità a seconda della situazione. Vediamo le principali casistiche.
- Caricamento da foglio di calcolo
- Creazione tramite interfaccia semplificata (ed uso del VIES)
- Creazione completa dell'anagrafica
- Importazione dati dal sistema di interscambio
Vediamo di trattare le varie situazioni.
Caricamento da foglio di calcolo/tabella
E' solitamente uno dei primi passaggi relativa all'introduzione di un nuovo software gestionale in azienda. E' infatti possibile caricare un file in formato tabellare con le informazioni relative alle controparti. Vi invitiamo a vedere la sezione della guida utente sul caricamento dati per scoprire come funziona. Vediamo in breve i passi da seguire per caricare clienti e fornitori da tabella.
Predisporre la/e tabella/e da caricare
Potete creare una o più tabelle con i dati dei clienti e fornitori. Si ricorda che il gestionale gestisce le anagrafiche cliente/fornitore in un unico catalogo di anagrafiche dove un elemento può essere cliente, fornitore o anche entrambi. La tabella usata potrà essere per esempio quella scaricata da un altro gestionale in uso eventualmente integrando i dati. In alternativa potete anche usare il caricatore dati proposto dal nostro gestionale che trovate nella sezione download caricatore dati.
Avviare il caricatore dati
Dall'elenco dei clienti/fornitori potete selezionare la funzionalità di importazione dati da file esterno/tabella che trovate sopra la tabella come da immagine sopra. Questo vi permetterà di avere la creazione dei vari dati importati o eventuale aggiornamento di clienti/fornitori esistenti.
Mappare i campi
Procedete poi con la mappatura dei dati nel gestionale identificato a quale colonna corrispondo i vari dati. I dati obbligatori sono indicati in rosso. Non siete obbligati a caricare tutti i dati (molti sono opzionali). Alcune anagrafiche (esempio gruppi) saranno creati se non esistono. Il gestionale controllerà se delle anagrafiche sono già presenti (controllo a livello di codice fiscale e Partita IVA) e se lo fossero chiederà se aggiornare i dati.
I dati vengono caricati/aggiornati
Al termine del processo verranno create le nuove anagrafiche cliente/fornitore oppure aggiornate quelle esistenti.
Creazione tramite interfaccia semplificata anagrafiche
Un'altra modali di creazione di una nuova anagrafica cliente/fornitore è attraverso l'interfaccia semplificata di caricamento accessibile in vari punti del programma che permetterà di caricare i dati in maniera rapida. Questa interfaccia permetterà infatti di inserire i dati principali in maniera semplificata.
Accesso all'interfaccia di creazione anagrafiche
Potete accedere all'interfaccia di caricamento semplificata in diversi punti del programma:
- Dall'interfaccia di navigazione (se presente) andando a selezionare crea controparte con assistente
- Da un documento (esempio ordine cliente): se la controparte non è ancora stata selezionata, vedrete l'icona verde con il più che vi rimanderà all'assistente guidato
- Dall'elenco di clienti/fornitori (o dall'anagrafica) andando sul menu "Azioni" e scegliendo l'opzione di Creazione di controparte con assistente
Assistente guidato creazione controparte
Si aprirà così l'interfaccia guidata che vi aiuterà a creare la controparte (cliente/fornitore) in maniera semplice. Potrete così scegliere la tipologia di controparte. Recuperare eventualmente i dati utilizzando il VIES (Sistema europeo di catalogazione aziende). Nel caso infatti si tratti di una azienda Italiana o europea potrete prima di tutto provare a inserire la partita IVA.
Qualora l'azienda fosse presente nel VIES verranno recuperati i relativi dati e precompilata la nuova anagrafica. Nel caso fosse già presente andrà a recuperare i dati esistenti nel gestionale. Nel caso invece i dati della controparte non esistessero nel sistema VIES potrete inserirli manualmente. L'assenza dei dati sul VIES non implica infatti che l'azienda non esiste. Per esempio in Italia esistono alcuni problemi nella trasmissione dei dati da parte dell'agenzia delle entrata al VIES e quindi diverse aziende non risultano catalogate.
Creazione completa dell'anagrafica
In alternativa ai metodi precedenti, potete anche direttamente creare l'anagrafica nella modalità standard. Questo prevede di utilizzare il tasto "Crea" dall'elenco anagrafiche o oppure creato dall'elenco di scelta. Si aprirà l'anagrafica completa che potrete andare a compilare. A differenza dell'assistente guidato, qui andremo direttamente a gestire tutti i dati dell'anagrafica cliente/fornitore.
Importazione dati dal sistema di interscambio
Esiste infine una opzione che permette di generare le controparti, qualora non esistesse, direttamente dalle informazioni contenute nella fattura elettronica. Nel file in formato XML ricevuto dal Sistema di Interscambio (SDI) troviamo infatti dati sufficienti per procedere con la creazione di una controparte.