Documenti allegati nelle fatture elettroniche
Nelle fatture elettroniche è possibile allegare documenti. In questa sezione scopriamo come è possibile sfruttare nel gestionale la possibilità di inserire allegati nelle fatture elettroniche. I nostri gestionali permettono infatti sia di scaricare e leggere gli allegati nelle fatture elettroniche ricevute, sia di allegare documenti alle fatture elettroniche spedite.
Il formato degli allegati nelle fatture elettroniche
Nelle fatture elettroniche in formato XML è possibile allegare qualsiasi tipo di documento. Il documento viene allegato in formato binario in una specifica sezione della fattura elettronica. Il formato binario può essere letto e interpretato da specifici programmi come ad esempio un gestionale 1C. Una volta decodificato il documento allegato, sarà così possibile avere il documento nel formato originale e leggerlo con i comuni programmi (pdf, doc, excel, etc.). Ovviamente anche se comunemente si allegano file in formato pdf, si potrebbero in teoria anche allegare foto, riepiloghi in excel o altro.
Invio di allegati nelle fatture elettroniche
Partiamo prima di tutto a vedere come è possibile allegare un file ad una fattura elettronica che si intende inviare tramite il gestionale/ERP. E' una operazione molto semplice e intuitiva.
Invio della fattura di cortesia in formato XML
Il gestionale genera automaticamente la fattura di cortesia in formato XML. Non è richiesta alcuna azione da parte dell'utente. La fattura di cortesia in formato pdf viene generata automaticamente in fase di creazione del file XML ed allegata ad esso. La fattura di cortesia rispecchia la forma scelta e che potete sempre vedere nel gestionale alla voce stampa.
La copia di cortesia è quindi un documento che viene sempre allegato nelle fatture elettroniche generate tramite il gestionale che potrà essere trasmessa al cliente tramite il sistema di interscambio del gestionale.
Ovviamente anche nel caso di note di credito verrà generata l'apposito documento di cortesia che verrà allegato al file in formato XML.
Allegare altri documenti nel file XML
Nel caso invece di altri documenti che si vogliono allegare alla fattura elettronica trasmessa in formato XML si dovrà seguire una specifica procedura. Vediamo a seguire i vari passaggi.
Allegare il file al documento sul gestionale
Come sapete in 1C è possibile allegare qualsiasi tipo di file ai vari documenti. Se volete sapere di più andate all'apposita sezione della guida sui documenti allegati nel gestionale.
I documenti che volete allegare alla fattura elettronica saranno quindi da allegare prima di tutto allo specifico documento. Non è infatti possibile allegare documenti che siano allegati ad altri documenti o cataloghi. Il gestionale permetterà di scegliere quale allegati inserire nella fattura elettronica.
NOTA IMPORTANTE: non tutti gli allegati alla fattura verranno trasmessi in formato XML, solo quelli selezionati. In questo modo potrete senza problemi allegare qualsiasi file al vostro documento su 1C senza che venga trasmesso o visto dal vostro cliente.
Selezionare i file da allegare alla fattura elettronica
Nei documenti Fattura di Vendita e Nota di Credito alla sezione fattura elettronica potete trovare l'elenco dei file allegati allo specifico documento. Tramite i tasti "seleziona" e "deseleziona" potrete decidere quali file allegare e quali no.
NOTA: nel caso in cui la fattura elettronica fosse già stata creata, i tasti seleziona/deseleziona non saranno attivi.
Creazione fattura elettronica
Una volta selezionati i file da allegare nella fattura elettronica questi saranno automaticamente allegati in fase di generazione del documento in formato XML.
Allegati nelle fatture elettroniche ricevute
Nel caso in cui le fatture elettroniche ricevute contengano degli allegati, questi potranno essere visti e salvati in locale. In questo modo potrete comodamente leggere i file trasmessi dai vostri fornitori come allegati nelle fatture elettroniche.
Come capire se esistono allegati alla fattura elettronica
La presenza di file allegati nella fattura elettronica è segnalata da una apposita icona. Potete vederlo negli elenchi che si trovano nel sistema di interscambio del gestionale. Nel caso in cui siano presenti allegati, questi possono essere comodamente aperti direttamente dall'elenco.
Aprire allegati nelle fatture elettroniche importate
E' possibile anche richiamare gli allegati nelle fatture importate che siano collegate ai file XML importati. In questo caso basta selezionare da "Stampa da XML" gli allegati. Se questi saranno presenti sarà possibile vederli e salvarli in locale.