Problemi con i documenti nel gestionale
I documenti sono elementi fondamentali nel gestionale/ERP e sono elementi fondamentali nei processi aziendali. In questa area troverete risposta e soluzioni per alcuni problemi che potreste incontrare durante l'utilizzo del gestionale. I documenti includono fatture, preventivi, ordini e così via, ma non solo. Con documenti si intende in generale un oggetto facente parte di un processo.
Non bisogna confondere un documento con l'eventuale stampa dello stesso, o con le rappresentazioni dei dati tabellari. Da un lato infatti è possibile impostare più stampe di documenti (con varie modalità e visualizzazioni), dall'altro il documento su sistema non necessariamente è impostato come un modulo di stampa.
Come è impostato un documento su 1C
In figura vediamo un esempi di un documento e degli elementi che lo caratterizzano. Di solito abbiamo infatti i seguenti elementi:
- Una testata: dove sono riepilogati i parametri di base
- Una o più tabelle dove troviamo i dati
- Eventuali pagine con informazioni aggiuntive
Elenchi di documenti nel gestionale
Nel gestionale troverete numerosi elenchi di documenti che vi permettono di fare numerose azioni tra cui:
- Creare un nuovo documento
- Copiare il documento
- Generare sulla base dei documenti altri
- Fare specifiche azioni
- Stampare i documenti
Ovviamente le funzionalità dipendono dai documenti. In alcuni casi gli elenchi forniscono anche informazioni dinamiche sui documenti.
Domande frequenti su problematiche con documenti nel gestionale
Pubblicazione documenti
Cosa si intende con pubblicare un documento?
La pubblicazione di un documento (post in inglese) è l'attività che conferma l'esecuzione delle scritture contabili relative al documento.
Tutti i software integrati con la contabilità di ultima generazione devono avere la possibilità di gestire separamente la registrazione (che quindi implica solo la creazione del documento, ma non delle scritture contabili) ed appunto la sua pubblicazione.
Che differenza c'è tra "Pubblica", "Pubblica e chiudi" e "Registra"?
Il software permette all'utente di lavorare con comodità anche con documenti in bozza e non definitivi, per questo esiste l'opzione "registra".
A differenza infatti di "Pubblica" e "Pubblica e Chiudi" (che si differenziano nell'ultima caso per la chiusura del modulo) è possibile semplicemente registrare un documento, senza fare le scritture contabili e comunque senza fare i controlli.
Perchè non riesco a pubblicare un Documento?
I motivi possono essere molteplici e derivano dal fatto che il software ha rilevato degli errori nella compilazione. Errori potrebbero essere il fatto che si sta provando a vendere merce che non si ha, oppure che si sta pagando più del dovuto o molto altro.
Un problema comune potrebbe anche essere dovuto ad un errore di numerazione del documento, si consiglia di vedere la guida apposita.
Si consiglia sempre di leggere il messaggio di sistema e provare a capire a cosa sia dovuto il blocco della pubblicazione.
Devo sempre schiacciare su "Registra"?
No. Registra può essere usato per salvare i documenti su cui state lavorando laddove essi siano in bozza e quindi non debbano essere pubblicati.
Quando un documento è confermato, può essere pubblicato dando quindi seguito a tutte le varie attività che ne derivano.
Posso premere direttamente "Pubblica e Chiudi"?
Assolutamente sì! Se si sta registrando un documento e tutte le informazioni sono state inserite correttamente, si potrà direttamente pubblicarlo. Nel caso ci fossero errori o incosistenze, il software vi avvertirà.
Posso annullare la pubblicazione di un documento?
Dipende. Al di là infatti del fatto che utente potrebbe per scelta aziendale non essere autorizzato a farlo, l'annullamento della pubblicazione potrebbe essere in alcuni casi bloccato da eventi successivi successi.
Se ad esempio si volesse annullare una fattura, già pubblicata, per la quale per esempio abbiamo ricevuto un pagamento, il sistema segnalerà l'operazione bloccandola al fine di tutelare la consistenza dei dati.
Posso ripubblicare un documento?
Se si hanno adeguati permessi in generale sì, anche se esistono delle situazioni in cui si è impossibilitati a farlo. Rupubblicando il documento il sistema infatti farà un controllo della consistenza dei dati e bloccherà eventuali operazioni non pertinenti.
Modificare un documento sul gestionale
Posso modificare i dati di un documento pubblicato?
In generale sì, tutte le modifiche sono possibili, laddove il sistema procederà un controllo della correttezza dei dati per evitare errori.
Ad esempio, non si potrà modificare il valore di una fattura che sia stata già pagata o per la quale sia stata emesse fattura elettronica. Il software segnalerà il problema ed impedirà la modifica.
Posso modificare i dati di un documento NON pubblicato?
Sì. Un documento non pubblicato può essere modificato a piacimento laddove ovviamente il sistema farà sempre dei controlli sulla correttezza dei dati aiutando l'utente.
Posso modificare la data del documento?
Sì, anche se, nel caso di documenti già pubblicati, il sistema farà dei controlli impendendo eventuali errori di incosistenza.
Se infatti si volesse modificare la data di una fattura ad un momento precedente di quando fisicamente si era in possesso della merce venduta, il sistema avvertirà e bloccherà la modifica.
Generazione documenti
Come faccio a generare un documento?
Per generare un documento sulla base di un altro, dovete andare sul tasto "Crea sulla base" e scegliere il documento da generare. Il software generare il nuovo documento tenendo conto di eventuali regole impostate.
Ci sono troppe varianti di documenti che posso generare
Ricorda sempre che puoi modificare quello che vedi. Vai agli appositi tutorial che ti insegnano come fare.
Eliminazione documenti
Posso eliminare un documento?
Non direttamente. Per evitare inconsistenze ed errori, il sistema permette di "Contrassegnare per l'eliminazione" un documento, che verrà poi eliminato da un processo speciale in background che verificherà prima se è possibile eliminarlo.
Non mi permette di contrassegnare per l'eliminazione un documento
Il motivo potrebbe essere che questo documento è collegato ad altri documenti, oppure la sua modifica creerebbe incosistenze nel database (ad esempio scorte andrebbero negative o altro). Il software vi dovrebbe dare un messaggio dove spiega perchè non si può eliminare.
Ho eliminato il documento ma continuo a vederlo
Perchè molto probabilmente si trova nello stato di "Contrassegnato per l'eliminazione". Dovete quindi attendere che il software esegua il processo pianificato di eliminazione oppure che l'amministratore del sistema avvii il processo.
E' passato tanto tempo, ma continuo a vedere il documento eliminato con contrassegno
Il problema potrebbe essere che l'amministratore non ha impostato la pianificazione del processo di eliminazione, oppure che il documento non possa essere eliminato per qualche blocco. Chiedete all'amministratore.