Introduzione alle anagrafiche nel gestionale
Le anagrafiche (o cataloghi) nel software gestionale sono oggetti fondamentali del programma. Si tratta infatti delle informazioni di base che vengono usate dal gestionale nella redazione di documenti e nell'esecuzione dei processi. Una corretta impostazione dei dati nelle anagrafiche, non solo garantisce di non fare errori e permette di archiviare al meglio tutte le informazioni, ma semplifica anche enormemente l'automazione dei processi portando efficienza ed efficacia. Questa sezione della guida vuole così essere una introduzione alle anagrafiche usate nel gestionale.
In questa sezione introduciamo le principali anagrafiche del gestionale, rispondiamo ai vostri dubbi e cerchiamo di risolvere eventuali problemi che potreste incontrare durante l'uso del programma. Gestire le anagrafiche su 1C è comunque estremamente semplice e difficilmente avrete problemi che non sarete in grado di risolvere in autonomia attraverso le informazioni e i messaggi forniti dal gestionale.
Cosa è una anagrafica in un gestionale
Nel contesto di un gestionale, il termine anagrafica si riferisce comunemente a un catalogo del software gestionale che gestisce le informazioni di base sugli elementi chiave con cui l'azienda o l'organizzazione interagisce. Questi elementi possono includere clienti, fornitori, articoli, dipendenti, business unit e così via.
Principali anagrafiche del gestionale
Nei nostri gestionali sono presenti diverse anagrafiche che permettono di gestire al meglio i dati. Elencarle tutte è impossibile anche perchè visto che esistono numerose anagrafiche secondarie che sono legate a specifiche funzionalità del programma. In questa fase ci limitiamo quindi a introdurre le principali anagrafiche del programma.
Anagrafica controparti
Con il termine controparte si intendono Clienti, Fornitori ed altri soggetti giuridici con cui l'azienda si interfaccia. Esiste nel software gestionale una unica anagrafica con diverse sezioni che permette di gestire al meglio la contabilità clienti/fornitori e tutte le interazioni con soggetti esterni.
Anagrafica articoli
Con articoli si intendono prodotti, materie prime, servizi e altre voci. Si tratta degli elementi che l'azienda vende, compra o utilizza durante i propri processi. Una corretta impostazione dell'anagrafica articoli è per questo fondamentale per un corretto utilizzo del software gestionale.
Altre anagrafiche importanti del gestionali
Accanto alle anagrafiche relative a clienti, fornitori e articoli, abbiamo una serie di anagrafiche molto importanti nel gestionale che qui elenchiamo.
- Anagrafica azienda: informazioni di base relativa alle aziende nel gestionale
- Business unit: possono essere reparti aziendali o magazzini
- Prezzi: permettono di gestire diversi prezzi
- Anagrafica conti corrente: informazioni riguardo ai contii corrente dell'azienda, una corretta impostazione aiuta nelle operazioni di gestione della tesoreria
- Anagrafica dipendenti: permette di gestire al meglio le funzionalità relative alla gestione delle risorse umane
Un esempio di anagrafica su 1C
In figura vediamo un esempio di una anagrafica (nella fattispecie quelle degli articoli) e degli elementi che lo caratterizzano. Di solito troviamo i seguenti elementi:
- Parametri di base
- Informazioni sulla catalogazione
- Repotistica integrata
- Collegamento ad elementi collegati
- Possibilità di creare specifici campi aggiuntivi
Un elenco di anagrafiche sul gestionale
Allo stesso modo il gestionale presenta diversi elenchi delle anagrafiche con la possibilità di fare direttamente alcune operazioni quali ad esempio la stampa, la generazione documenti o in altri casi (come in quello rappresentato degli articoli) ha funzionalità specifiche DragAndDrop. Potete infatti trascinare comodamente l'articolo scelto nel carrello per selezionarlo.
Domande frequenti su cataloghi e anagrafiche nel gestionale
Creazione di una anagrafica
Come faccio a creare una nuova anagrafica?
Dipende da dove vi trovate. Di solito il metodo più comune è di premere il tasto "Crea" in alto a sinistra quando ci si trova nell'elenco.
Allo stesso modo, durante la selezione di elementi, qualora mancasse l'elemento che vi serve, potete premere il taso "+" che vedete nel modulo elenco.
Posso copiare una anagrafica?
Certo! Puoi utilizzare o il tasto copia di solito posizionato in alto all'elenco dell'anagrafica, oppure scegliere l'opzione "Copia" dal menu "Ancora".
In alcuni casi non tutti i dati saranno copiati (se impostato così a livello di sistema).
Posso impostare campi automatici per tutti gli elementi?
Dipende dall'anagrafica specifica. Laddove infatti è sempre possibile impostare dei campi di default a livello di utente configuratore, nei casi standard il sistema ha una serie limitata di possibilità. per ovvi motivi.
Modificare una anagrafica
Posso modificare i campi di una anagrafica?
Sì, una anagrafica può essere sempre modificata anche se in alcuni casi (es. Controparti, Articoli, Banche) ci potrebbero essere dei campi bloccati per il quale non è possibile una modifica immediata.
Come posso modificare un campo "bloccato"?
Alcuni campi potrebbero essere bloccati per la modifica. Lo notate perchè andandoci sopra, non vi permette di modificarlo. Nel caso abbiate adeguati permessi, potete sbloccarlo e modificarlo. Per sbloccarlo in alcuni casi potete premere il tasto in alto di sblocco della modifica. In altri casi andate su "Ancora" e selezionate la modifica dei campi bloccati.
Non riesco a modificare il campo?
Potrebbe essere perchè non avete permessi adeguati per farlo. In alternativa il campo potrebbe essere bloccato. Per sbloccarlo fate riferimento al punto precedente.
Eliminare una anagrafica
Posso eliminare una anagrafica?
Sì, anche se il sistema ha un sistema di controllo che impedisce di eliminare direttamente gli oggeti (per evitare errori). Potete quindi "Contrassegnare per l'eliminazione" l'anagrafica che verrà successivamente eliminata dal processo di eliminazione degli elementi contrassegnati.
Non riesco ad eliminare l'anagrafica
Probailmente riuscite solo a "Contrassegnarla per l'eliminazione" ma il sistema non la elimina perchè esistono dei blocchi che impediscono l'eliminazione (ad esempio è utilizzata in qualche documento). Contattate l'amministratore.