Spedizione di campioni

La spedizione di campioni a un cliente è una pratica commerciale molto diffusa. Vediamo come essa può essere gestita nel software gestionale. Partiamo dal presupposto che a seconda del settore in cui opera una azienda e dei suoi servizi, possiamo avere diverse casistiche. E' infatti possibile che un campione sia semplicemente inviato come omaggio (con o senza rivalsa), in altri casi invece viene temporaneamente inviato al Cliente per verifiche e test. Cercheremo di trattare tutte le casistiche di spedizione di campioni per aiutarvi. Consideriamo la spedizione dei campioni una funzionalità del modulo vendite, tuttavia in determinate situazioni entrano in gioco anche altri modulo del software gestionale.

Varie casistiche di spedizione di campioni

Partiamo prima di tutto di classificare una serie di situazioni di spedizione di campioni. A seconda infatti del tipo di prodotto e settore in cui opera l'azienda potremo avere diverse situazioni. Vediamo quali potrebbero essere:

Invio di campioni omaggio (con fatturazione)
Invio di campioni per test industriali con rivalsa IVA (con fatturazione)
Invio di campioni in presa visione da parte del cliente/agente (solo spedizione)
Invio di campioni non gestiti come articoli e senza documenti di accompagnamento

Vediamo di trattare le varie casistiche e come possono essere gestite nel software gestionale. Prima di procedere si segnala che mentre nei primi tre casi si tratta di articoli effettivamente gestiti dal gestionale (per il quale quindi abbiamo una anagrafica articolo) nell'ultimo caso abbiamo la semplice tracciatura di campioni che non sono ancora stati codificati e non hanno nemmeno un reale valore.

Invio di campioni omaggio

Si tratta della situazione più semplice. Vogliamo inviare a un cliente/potenziale cliente alcuni campioni omaggio in modo che il cliente possa apprezzarne la qualità. Se il consumo previsto sarà direttamente fatto dal Cliente non è prevista la Rivalsa IVA, vi invitiamo però per sicurezza a guardare alla sezione sulla gestione omaggi per capire meglio la rivalsa. Nel caso in cui non sia applicata la rivalsa IVA, sarà sufficiente effettuare la cessione degli omaggi selezionando il flag "omaggio" sulla relativa linea nella fattura di vendita (o anche prima nell'ordine cliente). Il gestionale automaticamente imposterà lo sconto 100% e sarà possibile tracciare l'omaggio. E' ovviamente possibile anche inserire gli omaggi all'interno di altre fatture visto che l'indicazione omaggio è a livello di riga del documento.

Invio di campioni per test industriali o comunque con Rivalsa

Nel caso in cui invece il campione possa essere soggetto a lavorazioni e test specifici, è spesso richiesto l'inserimento della rivalsa IVA. La differenza tra omaggio e omaggio con Rivalsa è spiegata nella sezione della guida utente gestione omaggi. Non entriamo comunque nel dettaglio di quando deve essere applicata la rivalsa (chiedete al vostro commercialista) ma vediamo il caso specifico in cui essa venga applicata. In questo caso andrà scelto il flag di omaggio con rivalsa. Il documento sarà quindi impostato con sconto 100% ma verrà applicata la rivalsa IVA. Nel caso quindi in cui avremo solo articoli con rivalsa, il documento avrà come totale il valore dell'IVA. Questo sarà un importo che il cliente dovrà corrispondere di norma. Vediamo però sotto un caso particolare.

Pagamento della Rivalsa da parte dell'azienda

Per alcune pratiche commerciali, laddove l'importo della rivalsa è modesto e si tratta di campioni, l'azienda si potrebbe fare carico lei stessa della rivalsa IVA. Si tratta infatti di importi modesti e spesso i campioni potrebbero essere aziende che non sono ancora clienti consolidati. Quindi l'azienda si fa carico dei pochi euro della rivalsa. Qualora si volesse procedere come segue, dovrà essere indicato il flag "Rivalsa IVA pagata dall'azienda" nella sezione "Termini di pagamento" del documento fattura di vendita (nota: questo flag è visibile solo impostando articoli con rivalsa). Verranno così annullati i termini di pagamento (questa situazione si applica normalmente solo quando sono spediti unicamente i campioni) e verrà impostato il fatto che non sarà richiesto al cliente alcun pagamento per tali campioni.

Invio di campioni in presa visione

Potrebbe capitare che si voglia invece inviare un nostro articolo a un cliente o a un agente per presa visione. In questo caso si invia per esempio un macchinario in modo che possa essere visto dal cliente senza però cederne la proprietà. In questo caso non avremo così una situazione equiparabile a una vendita, ma una semplice spedizione temporanea di una merce che rimane di nostra proprietà. In questo caso non avremo più la fattura di vendita, ma unicamente una spedizione merce. L'unica particolarità sarà quindi quella di impostare correttamente la spedizione merce ed il relativo DDT dal punto di vista della causale che andremo a impostare. Non sarà più quella di vendita, ma una causale del tipo di operazione "Trasferito a terze parti". Si ricorda che è possibile creare varie causali (e poi richiamarle) premendo il tasto casuale nel documento spedizione merce.

Invio di campioni non gestiti in anagrafica

Un ultima situazione molto particolare è quella in cui il campione non è gestito nel gestionale. Si tratta di una situazione sconsigliata nella maggior parte dei casi. Si consiglia infatti sempre di procedere a creare comunque un articolo anche generico (usando poi il campo di testo per descriverlo) al fine di poter gestire i documenti relativi (fattura di vendita e spedizione merce). Tuttavia qualora esso non fosse possibile esiste la possibilità di attivare la funzione "gestione campioni". Si tratta di una funzionalità aggiuntiva a richiesta che può essere richiesta ai nostri consulenti.