Gestione note di credito nel gestionale
La nota di credito è un documento fondamentale del processo di fatturazione. E' il documento che permette di ridurre l'importo e la quantità di una fattura di vendita. Si tratta di uno dei principali documenti del ciclo attivo ed ovviamente allo stesso modo per il ciclo passivo (in questo caso si tratta di nota di credito ricevuta).
In questa sezione della guida utente del software gestionale, vediamo di capire meglio quali sono le varie casistiche relative all'emissione di note di credito. Per la gestione invece delle note di credito ricevute, rimandiamo all'apposita sezione. La gestione note di credito è una funzionalità del modulo vendite del gestionale. A seconda delle situazioni, è importante capire quale tipo di fattura impostare e quale tipo di allocazione effettuare.
Casistiche di note di credito
Si potrebbe sembrare che esiste solo una casistica di nota di credito, nella realtà ne possiamo avere varie. Laddove infatti la nota di credito è un documento di contabilità generale che effettua scritture di storno di quantità e importi, potremmo avere diverse situazioni che richiedono queste scritture contabili. Proviamo a riepilogarle:
- Storno fattura: con questa dicitura intendiamo la casistica per la quale si è effettuato un errore nell'emissione della fattura e si vuole quindi annullare (totalmente o parzialmente) la fattura di vendita emessa
- Reso: in questo abbiamo una situazione in cui il Cliente rende tutti o alcuni degli articoli venduti a seguito di una fattura che abbiamo emesso ma per la quale il Cliente ha riscontrato qualche problema
- Sconto: situazione in cui andiamo a stornare una parte dell'importo fatturato al cliente (senza toccare le quantità)
- Altre correzioni contabili: si tratta di altre situazioni speciali che non possono rientrare in quelle precedenti. Si tratta di situazioni molto rare e che solitamente sono specificatamente indicate da un esperto contabile.
A differenza della fattura di vendita dove il tipo documento è legato a situazioni facilmente identificabili (ad esempio presenza o meno di DDT), nel caso della nota di credito dipende dalla storico e dal motivo per cui viene emessa la nota di credito.
Capire la casistica
Una domanda che nasce spontanea è quella di chiedersi: "come capisco quale sia la casistica di nota di credito?". Purtroppo a questa domanda non possiamo che rimandare la decisione all'utente. Il gestionale infatti non può normalmente capire da solo per quale motivo si procede all'emissione di una nota di credito. Non può infatti capire che ci sia stato un errore (se fosse un errore evidente lo blocca prima), una contestazione del cliente o si voglia concedere uno sconto. Dovrà infatti essere l'utente a capire in quale casistica si trova. In questa guida si vuole appunto aiutare l'utente a capire meglio quali sono le casistiche al fine di aiutarlo nella scelta. Il gestionale proverà comunque a impostare sempre il documento al fine di aiutare l'utente, ma è importante fare attenzione.
Allocazione dell'importo stornato
A questo si aggiunge anche una problematica relativa all'allocazione dell'importo che andremo a stornare. Infatti, indipendentemente dal tipo di nota di credito, potremo trovarci di fronte a diverse situazioni relative al fatto se è possibile o meno allocare lo storno sul documento originario (la fattura di vendita che voglio stornare). Potremo infatti avere sostanzialmente due situazioni riguardo all'allocazione dell'importo stornato dalla nota di credito:
- La fattura (o comunque il documento originale) è ancora aperto (partita aperta): in questo caso l'importo stornato potrà anche andare a ridurre la partita aperta.
- La fattura è stata già pagata: in questo caso non potrò ridurre la partita aperta ma sarò costretto ad allocare l'importo su altri documenti (riducendo queste partite), rimborsare l'importo al cliente oppure tenere l'importo in standby.
- Per la fattura originale è stata emessa una Ricevuta Bancaria (Riba). In questo caso non potremo comunque ridurre la partita aperta avendo già emesso la RIBA e rientriamo così nel caso precedente.
Le diverse tipologie di note di credito nel gestionale
Abbiamo prima illustrato le diverse casistiche di note di credito. L'impostazione del tipo di nota di credito è possibile direttamente dal documento nel software gestionale. Basterà infatti modificare la tipologia di documento, per cambiare le scritture contabili e i campi che possiamo andare a modificare. A secondo della casistiche, avremo però una serie di situazioni da verificare e controllare. Non sempre infatti scegliere semplicemente la tipologia di nota di credito è sufficiente.
Storno fattura
Avete sbagliato ad emettere una fattura e dovete quindi annullare la fattura emessa e riemetterla (oppure correggerla). Le scelte che ho sono sostanzialmente due:
- Procedere con uno storno totale della fattura e riemissione completa
- Correggere la fattura già emessa
Posso usare entrambi gli approcci, laddove dal punto di vista contabile alla fine avrò lo stesso risultato ma emettendo documenti diversi. Normalmente la soluzione di procedere con lo storno completo è quella più usata, ma non è obbligatoria. Vediamo comunque come funzionano entrambe le casistiche.
Storno totale di una fattura e riemissione
In questo caso andremo ad emettere due documenti (ovviamente a meno che non si voglia proprio annullare la fattura e non riemetterla). Vediamo i vari passaggi.
Nota di credito di storno
Il primo passo è quello di creare la nota di credito di storno. Per farlo è importante ricordare che è obbligatorio indicare il documento di base (il documento stornato), non possiamo infatti fare uno storno senza aver indicato il documento originale. Per creare la bozza del documento potete usare il comando "Crea sulla base di" a partire dalla fattura, o in alternativa creare un documento nota di credito da zero. In ogni caso, andrà poi impostato il tipo di documento "Storno fattura".
Una volta selezionata la tipologia nota di credito "Storno fattura" si aprirà una tab dove possiamo vedere gli articoli stornati dal documento originale. Potete vedere sotto un esempio. La nota di credito di storno annulla tutta le scritture contabili fatte dal documento originale. Non è possibile in alcun modo modificarle visto che devono essere uguali (ma opposte in segno) a quelle del documento originale. L'unica cosa che potete inserire sono informazioni relative al motivo dello storno.
Riemissione della fattura di vendita
Il passaggio successivo sarà quello di riemettere la fattura di vendita. Per questo andrete a emettere una nuova fattura di vendita (non modificare quella vecchia che è stata annullata) con le modalità standard facendo attenzione di modificare le informazioni errate che hanno portato allo storno. Il nuovo documento potrà essere collegato a ordini e spedizioni merci già richiamate nel primo a secondo dei casi e si configura comunque come un nuovo documento. Avremo alla fine 3 documenti: 2 che si annullano tra loro ed infine la fattura corretta.
Storno parziale
Nel caso in cui si volesse invece ricorrere a uno storno parziale NON DEVE essere usata la tipologia di documento della Nota di credito "storno". Quella tipologia di documento va usata solo nel caso di storno totale. Dovremo invece andare a fare le eventuali correzioni usando gli altri tipi di documento.
Ad esempio potremo:
- Fare una nota di credito di sconto se dobbiamo modificare l'importo totale
- Fare una nota di credito di reso se dobbiamo cambiare anche la quantità
Non sarà invece necessario riemettere la fattura.
Rimandiamo alle casistiche sotto per vedere come fare, laddove nel caso di storno parziale è anche possibile intervenire sull'allocazione.
Reso
Nel caso in cui abbiamo venduto della merce e venga concordato con il cliente il resto di una parte o di tutto, si deve procedere con una nota di credito di tipologia Restituzione vendite (o reso). Si tratta della situazione più comune che potremmo avere a regime (si suppone infatti che gli storni siano occasionali) in una azienda.
La nota di credito di reso può essere creata direttamente dalla fattura (crea sulla base di) oppure da zero scegliendo il tipo di documento "restituzione vendite". Nella tabella Articoli (visibile solo nel caso di resi) troviamo il riepilogo degli articoli presenti nel documento originale (o nel caso di più fatture di più documenti) con indicazione del valore e della quantità iniziale. Potremo quindi andare a definire la quantità restituita e l'importo corretto. Nel caso si volesse modificare solo l'importo serve fare una nota di credito di sconto.
Nel caso di un reso, potremo intervenire sul definire l'allocazione dell'importo stornato dalla nota di credito. Rimandiamo più avanti alla sezione apposita sull'allocazione e le varie situazioni che potremo avere.
Sconto consentito
Nel caso in cui si voglia invece concedere uno sconto al Cliente senza toccare le merci consegnate, andrà creato un nota di credito di tipologia "sconto consentito". Questa tipologia può essere usata anche nel caso in cui si vada a stornare una fattura unicamente di servizi. Lo sconto consentito mi permette di stornare un determinato valore e di caricarlo sul conto apposito. Questo tipo di nota di credito può essere usato anche in altre situazioni come ad esempio:
- Concedere uno sconto a fronte di una contestazione
- Rimborso un acquisto generico o danni
- Registrare un bonus a un cliente a seguito del raggiungimento di un target di vendita
- Situazioni similare dove si andrà a ridurre il totale fatturato a un determinato cliente
Selezionando la tipologia di documento "sconto consentito" verranno nascoste alcune ino (ad esempio gli articoli) e sarà disponibile la possibilità di definire su quale conto di contabilità generale caricare il valore dello storno. solitamente infatti non verrà caricato come un reso. Nel caso di sconto consentito potremo così inserire un valore specifico che verrà stornato dalla situazione contabile e di crediti del Cliente.
Allocazione importo
Abbiamo ora visto le varie tipologie di documento, vediamo ora dal punto di vista dei crediti verso il cliente come funziona. Mentre infatti nel caso di storno totale la scrittura va ad annullare quelle fatte dal documento precedente, negli altri casi sarà possibile definire dove allocare l'importo. come visto sopra, possiamo infatti avere una serie di casistiche a secondo della situazione del documento (o documenti) originale.
L'allocazione importo viene solitamente impostata automaticamente dal gestionale, sarà però importante verificarne la correttezza e apportare eventuale modifiche se necessarie. Come visto sopra, l'allocazione può essere fatta sul documento originale, su altre partite aperte o essere registrata come una somma da allocare successivamente (o restituire).
Come funziona l'allocazione automatica nel gestionale
Il gestionale cercherà di allocare l'importo in maniera automatica sulla base delle più comuni logiche. In particolare cercherà di fare come segue:
- Se la fattura originale è ancora aperta (e non ha una Riba emessa associata) di default andrà a chiuderla (almeno per l'importo della nota di credito) riducendo il debito del cliente
- Se la fattura originale è invece già chiusa, il gestionale a seconda delle impostazione potrà o cercare di allocare su altre partite aperte dello stesso cliente (se presenti) oppure registrare come "anticipo" (inteso come somma da allocare=
- Se per la fattura originale è stata emessa una RIBA anche in questo caso andremo a registrare come anticipo (non potendo più bloccare la riba emessa)
Premendo su "compila" il gestionale compilerà in base alle sue impostazioni. Qualora si volesse registrare come anticipo (andando a bilanciarla in seguito) premete su registra come anticipo.