Registrazione stipendi nel gestionale
Vediamo la Registrazione stipendi nel gestionale sia nel caso in cui si parta dalla nota contabile (registrazione semplificata), sia nel caso in cui si proceda con la registrazione completa degli stipendi. E' importante infatti segnalare che il gestionale gestisce sia le scritture contabili, sia la parte di tesoreria (in questo caso pagamento stipendi e imposte) e quindi è possibile gestire per ogni singolo dipendente la busta paga.
Introduzione alla registrazione degli stipendi
Gli stipendi del personale sono solitamente calcolati da parte di una società esterna (consulente del lavoro). Il calcolo degli stipendi viene fatto sulla base di informazioni in parte gestite dal gestionale quali le presenze, le assenze, ferie, malattie e così via. Tuttavia data la complessità dei calcoli è appunto il consulente del lavoro che procedere al calcolo degli stipendi. Una volta effettuato il calcolo, il consulente del lavoro invia una serie di documenti.
Documenti inviati dal consulente del lavoro
I documenti ed il formato inviati dal consulente del lavoro dipende dal programma che utilizza, ma in generale i documenti sono sempre gli stessi. Ecco l'elenco degli stessi con anche la descrizione.
Buste paga per singolo dipendente
Si tratta del documento, in formato standard, che riepiloga tutte le informazioni da consegnare al dipendente. In questo documento abbiamo il dettaglio delle informazioni riguardo anche alle operazioni effettuate come sostituto di imposta. Troviamo poi informazioni quali i giorni di ferie, la situazione del TFR, la retribuzione ma soprattutto il netto in busta.
Il netto in busta è quello che andremo a pagare al dipendente. Come vedremo, nel caso di gestione completa questa informazioni potrà essere inserita.
Modelli F24
Saranno presenti anche uno o più modelli F24 precompilati che potranno essere usati per effettuare i versamenti e pagare così le imposte.
Prospetto contabile
Questo documento riepiloga i calcoli effettuati e la suddivisione per le diverse voci. In questo documento è possibile recuperare tutte le informazioni relative a imposte, valori netti e così via.
Prima nota
La prima nota viene ricavata dal prospetto contabile e riepiloga i movimenti in dare e avere. A partire da questa prima nota, come vedremo, è possibile procedere alla compilazione degli stipendi nella modalità semplificata.
La gestione degli stipendi nel gestionale
La gestione degli stipendi è effettuata nel modulo Personale del gestionale che si occupa appunto della Gestione delle risorse umane. In particolare possiamo trovare il documento "Stipendi" che permette di gestire la registrazione degli stipendi per ogni mese. Il gestionale permette anche la gestione di più stipendi suddivisi ad esempio per singola unità dell'azienda.
Sezioni del documento stipendi
Il documento stipendi nel gestionale è impostato al fine di suddividere da una parte gli importi da pagare ai dipendenti, dall'altro di registrare le varie imposte e contributi. L'impostazione è diversa rispetto a quella che si vede nei documenti inviati dal consulente del lavoro ed inizialmente si potrebbe avere qualche problema nel capire come compilarlo.
Sezione compensi
In questa sezione vengono annotati gli importi da pagare ai singoli dipendenti (nel caso di gestione completa) o per gruppi/dipendenti comuni (nel caso di gestione semplificata). Gli importi sono quelli che andremo a pagare in fase di pagamento degli stipendi che verranno detratti di eventuali ritenute. In questa sezione si annotano anche gli eventuali arrotondamenti.
Le informazioni nella sezione compensi sono tutte ricavabili in maniera semplice dalla busta paga o dal prospetto contabile.
Ritenute, Contributi (Dipendente e Conto ditta), TFR
Queste 4 sezioni, sono quelle comunemente usate dalle aziende strutturate che permettono la registrazione degli stipendi. Sono di solito compilate a partire dal prospetto contabile con informazioni raggruppate per tipologia di dipendente (Dipendente comune nel gestionale).
Sezione tasse e contributi (informazioni da F24)
E' metodo alternativo rispetto alla compilazione delle sezioni viste in precedenza. E' di solito la soluzione usta da piccole imprese che compilano solo questa tabella. In questa sezione dello stipendio troviamo l'indicazione delle varie voci relative a tasse e contributi con il dettaglio delle voci a carico del dipendente. Questa sezione può essere compilata manualmente con le informazioni presenti nel F24 inviato dal consulente del lavoro.
Gestione completa e semplificata per la registrazione degli stipendi
Come già introdotto sopra, è possibile gestire la registrazione degli stipendi in due modalità differenti. La differenza riguarda il fatto se si vuole gestire o meno il calcolo dello stipendio a livello di singolo dipendente. Ecco quindi che vediamo cosa si intende con i due scenari.
Registrazione semplificata degli stipendi
In questo caso la registrazione viene fatta in base alla registrazione della prima nota e sulla base di dipendenti comuni che raggruppano i vari dipendenti in base alla tipologia. Ad esempio: dipendenti, collaboratori, tirocinanti e amministratori. Per impostare i dipendenti comuni vi invitiamo a guardare la guida sull'anagrafica dipendenti.
Per effettuare la registrazione semplificata degli stipendi sarà sufficiente quindi usare la prima nota inviata con il prospetto contabile dal consulente del lavoro. Verranno così compilati gli stipendi per gruppi di dipendenti.
Registrazione completa degli stipendi
In questo caso il gestionale andrà a gestire anche i pagamenti e i calcoli a livello di ogni singolo dipendente. Per fare questo la prima nota contabile non è sufficiente non avendo il dettaglio a livello di singolo dipendente. Questo tipo di registrazione richiede così di utilizzare le informazioni fornite dal consulente del lavoro in maniera completa, in particolare andremo a registrare le informazioni in base a:
- Buste paga (o riepilogo del netto a pagare)
- Prospetto contabile
Compilare il documento stipendio
Dopo questa introduzione, passiamo a vedere come compilare il documento stipendio e le varie sezioni collegate. Vi invitiamo a visitare le sezione specifica della guida che spiega come la compilare gli stipendi nel gestionale.
Registrazione solo contabile degli stipendi (senza altre registrazioni)
Si riepiloga infine una possibilità che in alcuni casi potrebbe essere utilizzata da aziende che non utilizzano in maniera completa il modulo tesoreria del gestionale. In particolari in situazioni in cui la registrazione del pagamento degli stipendi e delle imposte sia fatta unicamente con registrazioni contabili di prima nota.
In questo caso è possibile direttamente inserire unicamente le registrazioni contabili senza compilare le altre informazioni. Per farlo fare come segue:
- Creare un nuovo pagamento stipendi
- Inserire il periodo di riferimento
- Pubblicare il documento vuoto
- Si aprirà la scheda contabile alla voce "Registrazioni"
- Andare sotto "Registrazioni" e selezionare in basso: "Usa solo registrazioni contabili aggiuntive"
- Potrete adesso compilare a piacimento i dati
