Impostazione parametri nota spese nel gestionale
Per una corretta gestione delle note spesa nel software gestionale si consiglia di impostare alcuni parametri. Questo permette di semplificare e velocizzare sia il processo di inserimento nota spese che quello di registrazione della nota spesa (e approvazione).
Impostazione dei parametri di base della nota spese
Chi è il titolare di anticipo
Il gestionale permette di gestire la ricezione di note spesa non solo da dipendenti ma anche da altri soggetti. Per questo viene spesso definito con il termine generale titolare di anticipo il soggetto a cui è intestata la nota spesa. Lo ricordiamo qui per evitare incomprensioni nella lettura della guida sulle note spesa.
Definizione conti base per registrazione di anticipi e debiti
Conti Co.Ge. predefiniti (impostazioni di base)
Partiamo ora a vedere le prime impostazioni di base che riguardano la possibilità di definire alcuni conti predefiniti per la gestione delle note spesa. Si tratta di una impostazioni semplificata e sufficiente nella maggioranza delle situazioni. Di solito infatti non serve dettagliare a livello contabile le varie note spesa (il dettaglio di chi lo abbiamo sempre e comunque grazie ai diversi documenti).
L'impostazione dei conti predefiniti per anticipi e debiti verso titolari di anticipo si trova tra i conti Co.Ge. predefiniti (Modulo Contabilità). Vediamo sotto un esempio laddove i conti sono qui impostati in inglese (a seconda delle versioni potrete trovare denominazione in italiano).
Conti Co.Ge. impostati a livello di dipendente
Allo stesso modo, qualora voleste tracciare dal punto di vista contabile e di contabilità industriale le varie note spese è possibile impostare diversi conti co.ge. a livello di dipendente. Questo è possibile impostarlo a livello di anagrafica dipendente. Andando sull'anagrafica è possibile modificare i conti Co.Ge. collegati al dipendente.
Associazioni servizi nota spese
Al fine di velocizzare la registrazione nota spese è possibile impostare una mappatura delle varie voci di spesa a livello di articoli e conti Co.Ge. sul gestionale. Questo è fatto tramite una specifica tabella di mappatura. Questa tabella è accessibile da utenti amministratori e può essere compilata al fine di ridurre i problemi di associazione delle spese.
Compilando questa tabella, quando si creerà una registrazione di nota spesa sulla base di una nota spesa inserita da dipendente, avremo automaticamente il riconoscimento del tipo di spesa.