Inserimento nota spesa nel gestionale
I dipendenti possono effettuare l'inserimento nota spesa nel software gestionale. In questo modo l'ufficio preposto si troverà sul gestionale le varie note spese da approvare e successivamente registrare e contabilizzare. In questa sezione della guida ci occupiamo quindi di vedere come compilare una nota spesa. Vi invitiamo anche a vedere la sezione gestione nota spesa per una visione completa del ciclo.
Introduzione all'inserimento della nota spesa
Il primo presupposto necessario per l'inserimento della nota spesa è che il dipendente abbia accesso al software gestionale e che abbiamo adeguati permessi utenti. Nel caso non li avesse, richiedere all'amministratore di sistema di impostare l'accesso. Un dipendente potrebbe avere accesso al gestionale anche solo per registrare le note spesa (senza aver accesso ad altre funzionalità).
Elenco note spesa
Le note spesa si trovano nel modulo gestione risorse umane. Qui avrete modo di accedere alla note spesa. A seconda del vostro profilo di accesso potrete vedere solo le vostre o più note spesa.
Per creare una nuova nota spesa premere su crea.
Compilazione nota spese
La compilazione relativa alla nota spese è intuitiva ed è divisa in due sezioni. Una con le spese varie, l'altra per le spese di trasporto. Il gestionale terrà memoria delle varie informazioni man mano che si inseriscono i dati e cercherà di aiutare. A seconda delle policy aziendali si potranno inserire le informazioni in maniera differente.
Dettagli linee di spesa
Per ogni linea potrete inserire una serie di informazioni:
- Luogo della spesa: potete scegliere tra "stringa" (campo libero), un comune oppure indirizzo di spedizione/commessa
- Tipologia di spesa (per classificare le voci e semplificare la registrazone)
- Descrizione della spesa
- Importo della spesa
Nel caso sia stata fatta fare una fattura, è possibile inserirlo con il relativo flag.
Potete anche gestire la crate di credito aziendale come modalità di spesa qualora fosse applicabile.
Inserimento dei giustificativi di spesa
Il sistema permette di caricare i vari giustificativi di spesa che saranno poi accessibili all'ente proposta alla approvazione. Per farlo è sufficiente posizionarsi sulla riga relativa e premere su Giustificativi.
Per quanto riguarda i rimborsi spesa, dato il comune uso del telepass si è impostato l'uso di un unico giustificativo (il resoconto telepass o viacard per esempio). Qualora abbiate invece vari scontrini di stampa si consiglia di caricare un file unico con la copia degli stessi.
Stampa, invio e approvazione
L'azione del dipendente si limita in questo caso alla semplice compilazione della nota spesa. L'approvazione sarà fatta da altra persona. Il dipendente potrà così compilare la nota spesa, inserire i giustificativi ed eventualmente stampare la nota spese presentata.
Per il processo di approvazione della nota spesa, si rimanda alla guida sulla registrazione nota spese.