Gestione presenze nel gestionale
Il software gestionale permette la gestione presenze del personale. Il gestionale è in fatti in grado di tenere traccia degli accessi del personale incluse le attività svolte in smart-working o presso il cliente. In questa sezione della guida vediamo una introduzione delle principali funzionalità e processi collegati alla gestione presenze.
Le funzionalità relative alla gestione presenze fanno parte del modulo risorse umane del software gestionale. La registrazione delle presenze è infatti uno dei processi più importanti per una corretta gestione risorse umane. Grazie infatti alla registrazione degli ingressi e delle presenze è possibile redigere gli stipendi ed allocare le varie commesse. Una corretta gestione delle presenze permette quindi di migliorare le stime e facilità il controllo di gestione.
Introduzione alla gestione presenze
Per effettuare la gestione presenze, è prima di tutto necessario procedere con l'inserimento dei vari dipendenti e collaboratori all'interno del software gestionale. Per farlo vi consigliamo di andare a vedere la sezione della guida sull'anagrafica dipendenti.
Il passo successivo della gestione presenze è definire la modalità con cui avverrà la registrazione degli accessi del personale. I nostri software gestionale permettono di lavorare in varie modalità. Vediamo di vedere quali.
Sistemi per la registrazione presenze integrabili con il gestionale
Il software gestionale può integrarsi in maniera semplice con qualsiasi sistema di rilevazione presenze. Lo stesso software permette la registrazione delle presenze attraverso una specifica funzionalità. Vediamo comunque di riepilogare quali sono i principali sistemi per la rilevazione presenze che potremo utilizzare. Naturalmente si possono utilizzare più sistemi in parallelo.
Rilevazione attraverso dispositivo di rilevazione accessi
Esistono vari tipi di apparecchi che permettono la rilevazione presenze. La rilevazione può essere fatta in varie modalità tra cui:
- Badge
- Rilevamento facciale
- Impronta digitale
- Codice
Indipendentemente dal sistema usato, il gestionale, se connesso al dispositivo potrà immagazzinare e gestire le informazioni sugli accessi.
Rilevazione attraverso applicazione mobile
Esistono numerose applicazioni mobile, tra cui anche una rilasciata dalla nostra azienda. Praticamente tutte le applicazioni possono essere collegate al gestionale. Si consiglia di utilizzare la nostra applicazione per mobile "Dipendente 1C".
Rilevazione attraverso interfaccia del gestionale
Lo stesso gestionale dispone di una funzionalità che permette di registrare le presenze. Questa funzionalità è molto utile nel caso di aziende che adoperano molto lo smart-working.
Funzionalità del gestionale collegate al rilevamento presenze
Qualora decidiate di gestire le presenze del personale, potrete utilizzare numerose interessanti funzionalità del software gestionale. Vediamo quali sono le principali.
Foglio ore (Timesheet)
Il gestionale sarà in grado di generare automaticamente il foglio ore (timesheet) con le presenze del personale in diverse modalità. Tra cui:
- Timesheet mensile: per il calcolo dello stipendio. Il foglio può essere infatti inviato al consulente del lavoro.
- Timesheet settimanale: per il controllo delle attività del dipendente nell'arco della settimana. Il dipendente potrà infatti indicare su quali progetti ha lavorato.
- Timesheet commessa: sempre un timseheet settimanale, ma ai soli fini della gestione di commesse.
Timesheet mensile
Il foglio ore (timesheet) compilato per mese risulta molto utile per il calcolo degli stipendi. Al suo interno saranno presenti tutte le ore effettive lavorate dal personale. Saranno segnate, inoltre, le ore di assenza per ferie, mutua o permessi.
Il timesheet può essere compilato in automatico dal gestionale, scegliendo fra tre diverse modalità:
- Compilazione secondo registrazioni Entrata/Uscita.
- Compilazione secondo Timesheet settimanali.
- Compilazione secondo orario di lavoro del dipendente.
Timesheet settimanale
Il timesheet (foglio presenze) settimanale risulta molto utile per il controllo delle attività del dipendente nell'arco della settimana. Il dipendente potrà infatti indicare su quali progetti ha lavorato e per quanto tempo.
Questo timesheet può essere compilato:
- Manualmente, attraverso il tasto "Aggiungi".
- In modo automatico attraverso l'allocazione delle ore giornaliere.
- Compilazione in base alle presenze.
Timesheet commessa
Si tratta di un timesheet settimale ai fini della gestione della commessa di riferimento.
I dipendenti possono compilare questo foglio presenze indicando le ore di lavorazione spese per la commessa e per quali tipologie di lavoro. Le ore caricate su questo timesheet potranno essere inserite nel documento della commessa in modo automatico, con il relativo costo orario.
Il timesheet può essere compilato:
- Manualmente attraverso il tasto "Aggiungi".
- Compilando per giorni (feriali o festivi), secondo l'orario di lavoro impostato nella tabella "Tipi di lavoro standard".
- Compilando per squadra (se questa è presente).
Gestione ferie e permessi
Similmente potrete gestire le ferie e i permessi con il relativo processo di autorizzazione.
Le informazioni saranno utilizzate nella redazione del foglio ore (vedere sopra).
Dal gestionale è possibile effettuare le richieste di ferie e permessi. Durante la creazione della richiesta andranno compilati gli appositi campi, indicando: il richiedente, le date e la tipologia di richiesta (ferie, permessi retribuiti e non, donazione del sangue e così via).
Queste richieste saranno poi sottoposte ad approvazione.
Gestione mutua
Allo stesso modo, il gestionale permette la registrazione della mutua. I giorni di malattia verranno in automatico inseriti nel foglio presenze (timesheet) del personale.
Per convalidare questo tipo di assenza andranno inseriti: il nome del dipendente, data di inizio e fine malattia e il codice mutua fornito dall’INPS.
