Gestione note spesa nel gestionale
Il software gestionale permette la gestione note spesa in maniera completa sia dal punto di vista del dipendente (inserimento nota spesa), sia da quello dell'ufficio che si occupa della registrazione nota spesa. In questa sezione della guida utente riepiloghiamo i processi e vi invitiamo a visitare le rispettive sezioni per quanto riguarda la registrazione dei documenti.
La gestione delle note spesa è una funzionalità del modulo risorse umane del gestionale che è però anche connesso ad altri moduli ed in particolare il modulo tesoreria. Vediamo di capire come funziona nel gestionale l'inserimento di una nota spesa e come viene gestita la sua approvazione ed il pagamento della stessa.
Cosa si intende con Nota Spesa
La locuzione "Nota Spesa" si riferisce ad un documento che elenca in dettaglio i prodotti o i servizi acquistati da un individuo (o da un'azienda), insieme ai relativi costi. In genere, viene emessa una Nota Spesa ogni volta che si acquista qualcosa che poi sarà rimborsato da un'altra entità, come un'azienda o un'ente pubblico, per esempio per i viaggi di lavoro o per le spese sostenute per conto dell'ente.
La Nota Spesa può includere informazioni come la data dell'acquisto, la descrizione dei prodotti o servizi acquistati, i prezzi unitari, il totale dell'importo speso e altre informazioni pertinenti. La Nota Spesa può essere presentata in formato cartaceo o digitale e deve essere accurata e dettagliata per consentire alla parte che effettuerà il rimborso di verificare l'ammontare e la validità delle spese riportate.
Il titolare di anticipo
Il gestionale permette di gestire la ricezione di note spesa non solo da dipendenti ma anche da altri soggetti. Il soggetto a cui è intestata la nota spesa (o anche chi riceve l'anticipo) viene spesso definito con il termine generale titolare di anticipo. Con titolare di anticipo si considera appunto il soggetto che ha anticipato la spesa oppure che ha ricevuto un anticipo per acquisto di alcuni bene e servizi.
Il processo di gestione della nota spesa
In generale, il processo di gestione della nota spesa coinvolge più soggetti all'interno dell'azienda. Nel software gestionale questi processi si trovano nella gestione delle risorse umane e nel modulo tesoreria.
Vediamo di riepilogare il processo:
Erogazione di uno o più anticipi
E' pratica diffusa per molte aziende l'erogazione di uno o più anticipi al dipendente (o eventualmente collaboratore) che andrà successivamente all'inserimento della nota spesa. L'anticipo può essere registrato in contati o con trasferimento bancario (bonifico in uscita). Gli anticipi verranno compensati dalle note spesa che verranno emesse e poi approvate.
Inserimento nota spesa
La nota spesa è solitamente compilata direttamente dal dipendente/collaboratore che indicherà le voci di costo ed allegherà eventuali giustificativi richiesti. Procederà poi con l'invio della nota spesa da approvare all'ufficio preposto.
Registrazione e approvazione della nota spesa
A seguire l'ufficio preposto procederà all'analisi e approvazione della nota spesa. Questo include anche la ripartizione delle spese sostenute dal dipendente sui relativi conti contabili. Con la registrazione della nota spese avremo quindi la contabilizzazione della nota spesa.
Pagamento della nota spesa
Una volta approvata (E contabilizzata) la nota spesa potrà essere pagata al dipendente tenendo conto di eventuali anticipi che potranno essere così compensati.
Impostazioni contabili di base per la gestione della note spesa
Al fine di velocizzare l'inserimento e la registrazione delle note spese si consiglia l'impostazione di alcuni parametri di base sia per quanto riguarda i conti di contabilità generale a livello di dipendente, sia per quanto riguarda le diverse voci di costo e articoli usati per registrare le note spesa.
Per fare questo, si consiglia di visitare l'apposita sezione della guida sulla impostazione dei parametri per le note spese.