Anagrafica dipendenti nel gestionale
L'anagrafica dipendenti nel gestionale permette di gestire le informazioni relative a dipendenti, collaboratori, stagisti e similari. In questa sezione della guida scopriremo come è possibile gestire al meglio le informazioni relative alle persone umane nel gestionale. Si tratta di una funzionalità relativa al modulo Risorse Umane del software gestionale. Si ricorda che la gestione dei dipendenti può essere integrata anche con la applicazione mobile "Dipendente 1C" che permette di gestire presenza, ferie, compiti dei dipendenti e molto altro.
La gestione dei dipendenti nel gestionale
I dipendenti nel gestionale sono registrati nel catalogo "Dipendenti" che gestisce le anagrafiche di ogni dipendente. Questa anagrafica fa parte del modulo Personale che permette la gestione risorse umane. Potrete in questo modo registrare i vostri dipendenti.
Struttura dell'anagrafica dipendenti
Vediamo sotto come è strutturata l'anagrafica dei dipendenti. La maggioranza delle informazioni non è obbligatoria. In particolare molte informazioni sono utilizzate solo nel caso di aziende che erogano servizi, molti parametri infatti fanno riferimento a timesheet e attività presso il cliente.
Dipendenti comuni
Nel caso in cui non si voglia utilizzare il rilevamento completo degli stipendi dei dipendenti, ma utilizzare solo alcune classificazioni, è possibile farlo definendo alcuni dipendenti comuni.
Cosa è un dipendente comune? Non è null'altro che una tipologia di dipendente che andremo ad utilizzare in fase di registrazione degli stipendi senza così dover mettere i singoli dipendenti. Ad esempio potremo definire dei dipendenti in base alle tipologie di dipendenti verso le retribuzione. Potremo così avere: Dipendente, Collaboratore, Dirigente, Stagista.
Quando impostare un dipendente comune?
Si consiglia di farlo nel caso vogliate gestire la registrazione degli stipendi attraverso la registrazione delle scritture contabili di prima nota. Utilizzando quindi uno schema che non prevede il dettaglio a livello di singolo dipendente delle registrazioni. Il gestionale in questo caso richiamerà i dipendenti comuni per suddividere le varie voci relative ai pagamenti.
Dipendenti ed utenti del gestionale
Non è necessario che a un dipendente sia associato un utente nel gestionale, visto che possono anche esistere dipendenti che non hanno accesso al gestionale. E' possibile anche associare a uno specifico utente più dipendenti, anche se si sconsiglia come approccio per evidenti problemi di confusione e di responsabilità verso l'inserimento dei dati nel gestionale.
Persone fisiche e dipendenti
Il gestionale permette anche di gestire le persone fisiche che potranno essere associate ai vari dipendenti. La gestione delle persone fisiche è comunque facoltativa. Per saperne di più visitate la sezione della guida sulle anagrafica delle persone fisiche.
Conti di Contabilità generale per le registrazioni
Per ogni singolo dipendente è possibile impostare i conti di contabilità generale (Conti Co,Ge.) che saranno utilizzati di default nell'arco delle registrazioni contabili che riguardano un particolare dipendente. In particolare è importante selezionare il corretto conto Co.Ge. per la registrazione degli stipendi.
Per impostare i conti Co.Ge. partendo dall'anagrafica del dipendente selezionare dagli elementi in alto la voce "Conti Co.Ge.". Si aprirà una schermata che vi permette di modificarli.
ATTENZIONE: qualora il dipendente fosse già stato usato nelle registrazione, non sarà più possibile modificare i conti Co.ge. relativi. Per farlo si dovrà annullare la pubblicazione dei documenti relativi (stipendi, note spese ed altro) prima di procedere con la modifica.
Contratti di assunzione del dipendente
La definizione del rapporto di lavoro con ogni dipendente è regolato dai contratti di assunzione. I contratti di assunzione in particolare definiscono i seguenti parametri:
- Data di assunzione
- Orario di lavoro
- Posizione
Accanto a questo è possibile anche definire il relativo Conto Co.Ge. su cui vengono caricati i costi relativi al personale.
Grazie all'uso dei contratti di assunzione è possibile l'utilizzo dei fogli presenze (timesheet) e del controllo delle ore lavorate oltre alla registrazione degli stipendi.
Altre funzionalità collegate all'uso di dipendenti
Esistono alcune funzionalità del software che possiamo ritrovare nell'anagrafica dei dipendenti con informazioni di riepilogo.
In particolare vediamo la possibilità di definire il costo standard del dipendente a seconda della tipologia di lavoro in cui è impiegato.
Allo stesso modo esiste la possibilità di gestire le certificazioni dei dipendenti tracciando scadenza delle stesse.
Le visite mediche rientrano nella categoria delle certificazioni e possono essere gestite in maniera similare.