Riserva delle scorte nel software gestionale
Il software gestionale permette di gestire in maniera semplice ed efficiente la riserva delle scorte. Questa funzionalità vi permette di riservare delle scorte per uno specifico ordine/cliente. In questo modo sarete in grado di gestire al meglio il vostro magazzino in relazione a eventuali priorità verso determinati clienti. Usando la riserva delle scorte potrete tenere sotto controllo il livello del magazzino evitando di incorrere errori nella distribuzione delle merci. In questo capitolo della guida utente vediamo come funziona la riserva delle scorte nel gestionale. Si tratta di una funzionalità del modulo magazzino che può aiutare molto aziende di distribuzione o che produce su commessa.
Cosa si intende con riserva delle scorte
Parlando di riserva (o anche prenotazione) delle scorte si intende quando un determinato articolo viene riservato per l'ordine di un cliente. E' una operazione molto comune usata per soddisfare la richiesta di un cliente pronto a comprare che però non può ancora prendere la merce. Esistono varie situazioni in cui si applica, inclusa la situazione in cui magari solo una parte della merce è pronta e si aspetta di inviare quando sarà arrivata tutta. Al di là del motivo per cui si potrebbe decidere di riservare della merce per un cliente, vediamo come gestire questo processo sul gestionale.
Cosa succede se una merce è riservata?
Nel caso una merce sia riservata per uno specifico ordine cliente, questa non potrà essere spedita ad altri, a meno che non venga annullata o trasferita la riserva. Vedremo più avanti come si annulla o trasferisce una riserva. Grazie alla riserva possiamo così garantire a un determinato ordine/cliente che la merce gli sarà recapitata appunto perchè l'abbiamo riservata.
Come posso vedere che una merce è stata riservata?
Nei report di magazzini relativi alle scorte e anche negli elenchi di ricerca, possiamo agevolmente vedere se una merce ha delle riserve attive. In particolare il valore del riservato impatta sul valore delle merci che io ho a disposizione permettendo di avere così lo stock disponibile.
Impariamo quindi a riconoscere i seguenti valori:
- Merci in stock (o in mano): è il valore lordo delle merci che effettivamente ho (quindi libero + riservato)
- Merci riservate: sono le merci che sono invece riservate per uno specifico ordine
- Merci disponibili: sono le merci in stock - quelle riservate
Come riservare la merce nel gestionale
Il sistema permette di riservare la merce con varie modalità ed utilizzando diversi tipi di documenti. Questo ci permette di avere molta flessibilità nell'uso delle riserve e di gestire qualsiasi situazione. Se da un lato infatti solitamente si fa una prenotazione pari al massimo a quanto ordinato, è anche possibile avere situazioni particolari in cui si decide di prenotare più di quanto ordinato. Per questo caso particolare vi rimandiamo a più sotto.
Sostanzialmente la riserva (o prenotazione) delle scorte può avvenire nelle seguenti modalità:
- Riservando delle scorte direttamente dall'ordine cliente (tasto riserva)
- Effettuando un ordine di acquisto dove viene collegato l'ordine cliente
- Attraverso il documento "riserva scorte" del modulo magazzino
Vediamo come funzionano le varie casistiche e come controllare le riserve.
Il tasto riserva nell'ordine cliente
Se la funzione di riserva (prenotazione) delle scorte è attivata nel vostro gestionale, troverete nell'ordine cliente una serie di comandi sotto il menu "riserva" (vedere sotto). Questi comandi permettono di gestire la riserva delle scorte direttamente dall'ordine cliente.
Grazie a questi comandi è possibile effettuare in maniera semplice e intuitiva una serie di operazioni riguardo alla riserva delle scorte, in particolare:
- Assegna: controlla le merci disponibili a magazzino (nel solo magazzino legato all'ordine) e assegna quelle disponibili all'ordine. Nel calcolo tiene conto di eventuali merci già riservate o in arrivo sull'ordine.
- Annulla: annulla qualsiasi riserva fatta all'interno dell'ordine (ma mantiene eventuali ordini di acquisto associati o riserve fatte attraverso documenti o ordini già consegnati)
- Riserva merci in arrivo: controlla gli ordini di acquisto esistenti per le merci dell'ordini ed eventualmente associa ordini di acquisto che non siano già associati
- Controlla riserve: apre un report che permette di vedere la situazione riserve e i documenti che li hanno generati
Assegnare le riserve
Premendo il tasto assegna, il sistema effettuerà prima di tutto un controllo su eventuali ordini di acquisto associati o altre riserve e, verificando la merce disponibile presso il magazzino assegnato all'ordine andrà a calcolare quanto è possibile riservare. Vediamo ad esempio a fianco che il sistema, dopo aver verificato al disponibilità di soli 3 pezzi a magazzini li riserva appunto per questo ordine.
Se si vuole, è anche possibile modificare manualmente il valore proposto di riserva aumentandolo (se abbiamo disponibilità) o diminuendolo.
Annullare
Allo stesso modo, all'interno dell'ordine cliente, è possibile annullare le riserve. Per farlo, basta scegliere il comando annulla.
IMPORTANTE: con annulla, si annulla unicamente le scorte riservate direttamente a livello di ordine, non eventuali altre riserve fatte tramite mappatura di ordini di acquisto o il documento riserva.
Associare un ordine cliente a uno di acquisto
Un'altra modalità per riservare la merce è quella di associarla direttamente a livello di ordine di acquisto. Facendo così, la merce una volta ricevuta andrà direttamente nella riserva dell'ordine cliente. E' importante ricordare che nel caso in cui vogliate togliere la scorta (o trasferirla) dovrete poi usare il documento riserva delle scorte o andare a cambiare l'ordine e poi ripubblicare la ricezione (senza la ripubblicazione non cambierà).
L'associazione di un ordine cliente a uno di acquisto può essere fatta sia in testata (e vale per tutto l'ordine) o in alternativa a livello di riga (per associare solo la specifica riga). L'associazione dell'ordine cliente può essere fatta nei seguenti modi:
- Manualmente: andate a selezionare a mano l'ordine
- Generando un ordine di acquisto direttamente dall'ordine cliente
- Tramite il tasto mappature ordini direttamente nell'ordine di acquisto
- Tramite il comando Riserva Merci in arrivo dall'ordine cliente
Una volta mappato, nell'ordine di acquisto vedremo il riferimento all'ordine cliente.
A livello di ordine cliente, l'esistenza di ordini di acquisto associati sarà facilmente visibile nel report situazione riserve, in quello di analisi dell'ordine ma anche a livello di tabella. Quando infatti si apri l'ordine cliente verrà mostrata una ulteriore colonna (più il totale) che dice quanta merce è stata ordinata per questo ordine cliente.
Quando la merce verrà ricevuta, si andrà a modificare lo stato della merce. Questa andrà da ordinata a riservata. Importante ricordare che la riserva avverrà appunto con la registrazione della merce in ingresso e non con l'ordine. A livello di ordine avremo così la seguente situazione.
Gestione delle riserve: il documento riserva delle scorte
Abbiamo visto come assegnare le riserve. E' importante però ricordare che nella gestione delle riserve intervengono anche altri processi. Se da un lato infatti abbiamo visto che esistono diversi modi per assegnare le riserve, dobbiamo capire anche come invece è possibile modificare le riserve. In particolare le operazioni sono:
- Aumento della riserva
- Cancellazione della riserva
- Trasferimento della riserva
Tutte queste operazioni possono essere fatte tramite il documento "riserva delle scorte" che si trova nel modulo magazzino.