Inventario di magazzino nel gestionale
Il software gestionale permette di effettuare in maniera semplice l'inventario di magazzino. Questo processo permette di verificare la quantità di merci a magazzino e di registrare le modifiche di quantità e valore delle scorte. Si tratta di una funzionalità del modulo magazzino. Per lo svolgimento della attività di inventario di magazzino esiste una funzionalità specifica per il conteggio delle scorte.
E' importante ricordare che nei nostri gestionali abbiamo sempre la valorizzazione in tempo reale del magazzino. Per capire meglio cosa questo comporta, si consiglia di visitare la sezione della guida relativa alla gestione contabile del magazzino.
Come effettuare l'inventario di magazzino
Per effettuare l'inventario di magazzino esiste un apposito documento nel modulo magazzino del gestionale. Il documento si chiama "Inventario delle scorte". Tale documento permette di fare un inventario anche parziale delle scorte. In questo modo potete per esempio effettuare l'inventario solo di una determinata categoria o gruppo di articoli. Questo vi permetterà di avere sempre sotto controllo il vostro magazzino.
Documento: Inventario delle scorte
Qui sotto vediamo un esempio del documento inventario delle scorte.
Vediamo adesso di analizzare le principali funzionalità e sezioni di questo documento molto importante per una corretta gestione del magazzino. L'inventario infatti ci permette di verificare le quantità a magazzino, le differenze da quanto è registrato ed anche ovviamente il valore del magazzino.
Impostazioni di base: magazzino
Nella testata del documento è possibile selezionare il magazzino per il quale si sta effettuando l'inventario. Nel caso di un unico magazzino questo ovviamente è un campo non necessario. Si ricorda che si tratta di magazzini logici e non necessariamente fisici.
Filtri
Si consiglia di non sottovalutare la possibilità di inserire dei filtri per semplificare l'attività di inventario. Infatti spesso si decide di fare un inventario parziale ed in questo modo potrete ridurre il numero di articoli da analizzare. Il filtro può essere fatto in base a:
- Specifici articoli
- Gruppo articolo
- Categoria contabile dell'articolo
Tabella con il risultato dell'inventario
In questa tabella abbiamo tutte le informazioni per ogni singolo articolo (diviso eventualmente per variante e/o lotto se utilizzati). E' importante ricordare come sia necessaria oltre ad una corretta valorizzazione della quantità anche il valore contabile delle scorte.
In tabella avremo dei dati che sono quelli contabili risultanti a 1C (importati direttamente dal sistema) e possono essere invece modificati quelli effettivamente risultanti dai calcoli effettuati.
Totale valore di magazzino
In fondo a destra vediamo l'importo del magazzino (ovviamente solo per gli articoli filtrati) prima e dopo l'inventario. Si ricorda che il magazzino è sempre valorizzato perchè appunto abbiamo una gestione contabile del magazzino.
Funzionalità di base
La tabella può essere compilata attraverso alcune comode funzionalità che permettono di:
- Inserire le registrazioni provenienti da un terminale remoto
- Inserire in base al codice a barre
- Pesare le scorte
- Conteggio delle scorte
- Compila al fine di compilare i valori in base a determinati parametri
- Selezionare dall'elenco articoli
- Caricare da un file esterno
Compilare inventario in base ai saldi di magazzino
Come visto sopra esiste la funzionalità "Compila" in tabella. Grazie a questa funzione sarà facile effettuare l'inventario di magazzino. Tale funzionalità infatti permette di richiamare i dati presenti nel gestionale.
A seconda del tipo di approccio usato per effettuare l'inventario potete usare le diverse tipologie di compilazione che qui descriviamo in breve.
Compilare dal saldo di magazzino
In questo caso la tabella sarà pulita e verranno inseriti i saldi attualmente presenti sul gestionale. Tali saldi riguardano sia le quantità che i valori. Il valore nel caso di magazzino gestito a media ponderata sarà il valore medio. Nel caso di gestione FIFO (con quindi uso di lotti) sarà invece valorizzata per ogni singolo lotto.
Ricarica le quantità contabili e gli importi
Funzionalità molto comoda da usare nel caso in cui si carichino i dati da un foglio excel. Dopo aver infatti importato il foglio excel (vedere caricamento dati) si potranno ricaricare le quantità contabili e gli importi al fine di rilevare le differenze.
Ricarica in base alla tipologia di prezzo
Questa funzionalità permette di rivalorizzare il valore di magazzino in base a uno specifico prezzo. Questa funzionalità permette anche di valorizzare il magazzino "ultimo prezzo".
Ripristinare quantità e importi a zero
Funzionalità che permette di registrare la perdita completa di alcune voci di inventario. Funzionalità comode nel caso di grandi svalutazioni di magazzino per specifiche situazioni (es. evento climatico avverso con perdita del magazzino).
Approcci consigliati per effettuare l'inventario
Fondamentalmente si consigliano tre approcci per effettuare l'inventario. Ogni approccio si può adattare più o meno a ogni specifica azienda. Quindi sta a voi capire quale è il migliore per voi.
Inventario direttamente sul gestionale
In questo caso si procede con il compilare prima di tutto la tabella in base al saldo presente ad oggi (vedere sopra). Si può poi modificare la quantità che risulta in base a conteggio oppure a confronti di dati annotati. In questo modo si avranno le differenze che andranno poi contabilizzate.
Caricamento foglio di calcolo
Il secondo approccio prevede l'effettuazione dell'inventario tramite fogli di calcolo. Tali fogli di calcolo potranno poi essere caricati su gestionale. La tabella verrà così compilata. Si consiglia però di inserire tutti gli articoli (anche quelli con valore a zero) per evitare di non inserire eventuali perdite di quegli articoli. Dopo aver compilato la tabella, si andrà a compilare il valore a magazzino (vedi sopra), in questo modo si avranno le differenze.
Utilizzo di un terminale o codici a barre
In questo caso si possono registrare i dati tramite un terminale importandoli poi su 1C. In alternativa si possono scansionare i codici a barre contando appunto i vari articoli. Alla fine di avrà una tabella compilata per i valori calcolati che andrà ricompilata come sopra.
Registrare le differenze
Una volta effettuato l'inventario avremo così registrato le eventuali variazioni alla specifica data. Tuttavia il solo documento di inventario NON effettua alcuna reale variazione al valore e alle quantità a magazzino. Per effettuarle servirà registrarle attraverso appositi documenti. Si ricorda che in alcuni casi le correzioni andrebbero fatte prima dell'inventario quando l'errore si è identificato e per questo vi invitiamo a vedere la sezione della guida sulle correzioni di magazzino.
Documenti per le modifiche di inventario
Andando su "Crea sulla base di" avremo la possibilità di generare specifici documenti che ci permettono di registrare le variazioni registrate in fase di inventario. Vediamo di capire cosa comporta ogni documento.
Aumento di scorte
Questo documento permette di registrare un aumento della quantità di scorte. Si tratta di una operazione che ha un impatto sulla contabilità aziendale e se quindi gestite la contabilità deve essere fatto con attenzione.
Il documento sostanzialmente permette di registrare l'aumento delle scorte imputando scaricando l'aumento di valore su un apposito conto che andrà specificato.
Cancellazione di scorte
Qualora si abbia una diminuzione delle scorte, questa potrà essere registrata con questo documento. La cancellazione delle scorte può essere dovuta a vari motivi (perdite, furto, eventi climatici avversi, etc.) e la perdita potrà essere imputata al conto specifico.
Inserimento del saldo iniziale
Operazione solitamente fatta nella fase iniziale dell'uso del gestionale. Permette di caricare i saldi di magazzino registrati precedentemente tramite altro gestionale. Ovviamente esistono anche altre situazioni.