Effettuare correzioni di magazzino nel software gestionale
Può spesso capitare di effettuare delle registrazioni errate nei movimenti relative alle merci e di dover fare delle correzioni di magazzino. Questo tipo di errori sono rari di solito, ma potrebbero essere frequenti nel caso di gestione per lotti degli articoli. Nel caso in cui ci sia la gestione per lotti, può capitare che una non corretta annotazione dei lotti possa portare a spedire un lotto rispetto ad un altro. Per ovviare a questo problema si consiglia sempre di utilizzare la tracciatura tramite codici a barre degli articoli. In questo modo sarà semplice tracciare l'articolo ed il lotto oggetto del movimento di magazzino.
Tuttavia è naturale fare qualche errore, per questo motivo, in questa sezione della guida del gestionale, vogliamo illustrare quali sono gli errori più comuni e le modalità di risoluzione che possono anche dipendere dallo specifico settore in cui opera l'azienda. In ogni caso, in questa sezione della guida utente del gestionale, andremo a capire come risolvere la situazione quando ci troveremo di fronte a un messaggio come quello sottostante.
Errori comuni relative ai movimenti di scorte
Gli errori più comuni sono ovviamente l'invio di un articolo (o di un lotto) piuttosto di un altro. Come abbiamo visto se si utilizzasse la tracciatura tramite codici a barre questo tipo di errore si ridurrebbe quasi totalmente (rimanendo solo il problema di scansioni multiple). Ma vediamo di elencare in breve i vari errori. Nella sezione successiva vedremo di analizzare come risolvere i vari problemi.
Errori nella registrazione delle informazioni riguardo all'articolo movimentato
L'utente non ha inserito le informazioni corrette in un documento di movimento degli articoli. Questo comporta che nel gestionale avremo un situazione diversa da quella nella realtà. La situazione potrebbe anche essere solo relativa alla quantità di merce nei vari magazzini (nel caso si utilizzino più magazzini).
Invio di articolo errato
L'errore purtroppo è più comune di quanto si possa immaginare: in fase di spedizione viene inviato il lotto sbagliato. E' ovviamente un qualcosa che può creare diversi problemi di carattere commerciale. a volte però potrebbe anche non essere identificato subito da parte del cliente (o magari mai). In certi settori la similitudine di prodotti potrebbe anche non permettere di capire l'errore. Tuttavia ci potremo trovare con una differenza nel magazzino. Nel caso di avere i controlli mancanti, si potrebbe addirittura portare una voce di magazzino sotto zero.
Invio di lotto sbagliato
Situazione che si presenta solo nel caso di gestione a lotti. E' molto comune che quando si inviano quantità grandi, non si verifichino tutti i lotti e sia inviato tutto con un unico lotto di riferimento. L'effetto che si andrà a creare è quello di avere una differenza di lotti a magazzino. Quando proveremo dopo un poco a fare un nuovo invio potrebbe quindi capitare che a gestionale un lotto risulta disponibile (ma non lo è fisicamente) mentre un altro che abbiamo a magazzino è esaurito a gestionale. L'errore solitamente si scopre quando si prova a mandare merce che in realtà non risulta a gestionale.
Quantità errate nei documenti
Potrebbe anche capitare che in un documento si sia imputata una quantità diversa da quella effettivamente movimentata. Questo errore potrebbe anche capitare nel caso in cui si usino più unità di misura. Per esempio si registra un consumo maggiore della merce effettivamente movimentata imputando il numero cartoni invece della quantità.
Articoli non consumati
Errore comune, che porta ad una sovra valutazione del magazzino, è quando non vengono correttamente registrati tutti gli articoli. Questo capita soprattutto nel caso della registrazione della produzione o di articoli che andrebbero registrati a commessa.
Mancata registrazione di articoli in fase di produzione
Potrebbe capitare che alcune merci non vengano correttamente registrate nei documenti di produzione. In questo caso quindi ci troveremo con componenti presenti nel gestionale che in realtà non ci sono.
Non registrato il consumo di merce
Lo stesso effetto può capitare per articoli comprati e consumati su una commessa o un ordine cliente, che però non vengono registrati come consumati (non viene fatto il documento relativo). Anche in questo caso rimarranno valorizzati a magazzino laddove in realtà non ci sono.
Caricamento errato dei saldi iniziali
Altro errore comune è quando si riportano in maniera errata i saldi iniziali (o correzioni di magazzino). Potrebbe capitare di non inserire alcuni lotti/articoli presenti oppure di contare articoli che in realtà a gestionale risultano già spediti (ad esempio contare una spedizione già in partenza per il quale avevamo registrato l'uscita).
Errore nella gestione di articoli di terze parti (o in conto lavoro)
Qualora si utilizzino processi più complessi come l'invio di articoli a soggetti terzi, oppure lavorazioni in conto lavoro bisogna fare attenzione alla corretta gestione delle merci spedite.
Accorgimenti consigliati per evitare gli errori
Si ricorda che la soluzione migliore è sempre quella di ridurre gli errori all'origine, per questo prima di procedere elenchiamo alcuni consigli (e relative funzionalità del gestionale) per ridurre (o se possibile eliminare) gli errori.
- Utilizzo dei codici a barre
- Controllo delle scorte disponibili prima dell'invio
- Uso continuo dei controlli di magazzino (da non disattivare)
- Per la produzione: controllo dei pesi e delle differenze tra prodotti finiti e componenti
- Caricamento di saldi iniziali fatti con attenzione
Come risolvere gli errori
Vediamo ora come è possibile effettuare le correzioni di magazzino che permetteranno di risolvere gli errori identificati. In questa sezione della guida non trattiamo le correzioni fatte a seguito di un inventario di magazzino. Trattiamo invece come risolvere problemi che l'utente riscontra durante il normale uso di un programma. La situazione tipica che andremo a risolvere è quella per cui l'utente deve spedire, fatturare o movimentare della merce che non risulta a gestionale, o risulta in quantità inferiore. Potrebbe quindi capitare che si è nella situazione in cui non è possibile pubblicare un documento a seguito dei controlli effettuati dal gestionale.
La procedura che si consiglia è sempre la seguente:
- Effettuare controlli prima di procedere
- Procedere con la correzione
Vediamo quindi i due passaggi, laddove alcune volte l'utente potrebbe non avere i permessi per effettuare la correzione. Partiamo prima di tutto dal fatto che di solito il gestionale ci informa del motivo dell'errore e sappiamo quindi da dove partire. Vediamo sotto ad esempio un messaggio relativo a merce non disponibile a magazzino.
Controlli per identificazione dell'errore
Come detto, prima di procedere ad una correzione, si consiglia sempre di effettuare le opportune verifiche. Se infatti il gestionale sta bloccando una operazione, è sicuramente legato ad un errore. Non bisogna mai escludere che l'errore si sta facendo in questo momento. Ma vediamo un esempio di controlli consigliati, laddove molto dipende dalla situazione e dal documento.
Controlli da effettuare sul documento che si sta cercando di pubblicare
Prima di tutto si consiglia di guardare direttamente il documento che si sta cercando di pubblicare. L'errore potrebbe essere proprio lì. Il software gestionale vi indica quali linee articolo risultano non corrette e potete concentrarvi su quelle.
- Verificare che l'articolo/lotto bloccato sia stato inserito correttamente. Il magazziniere potrebbe aver registrato l'articolo sbagliato
- Verificare la corrispondenza dell'articolo con l'ordine collegato
- Verificate unità di misura e quantità
Controlli da effettuare sugli articoli e sui lotti
Esclusi errori nel documento su cui si sta lavorando, dovremo andare a vedere i singoli articoli (e lotti) e le registrazioni effettuate in precedenza. Per farlo si consiglia di seguire questa procedura:
- Aprite l'anagrafica articolo direttamente dal documento (doppio click sul campo codice articolo)
- Verificate le scorte che risultano disponibili con indicazione anche del magazzino ed eventualmente del lotto (vedere esempio). Il sistema ci indica le scorte che abbiamo in stock e quelle effettivamente disponibili (che sono quelle abbiamo al netto di eventuali prenotazioni)
- Si consiglia quindi di provare a capire se l'errore possa essere uno scambio di lotti oppure se la merce risulta presente in altro magazzino (magari perché manca la registrazione dello spostamento).
- Se non si è in grado di identificare il problema, diventa necessario il controllo dei documenti precedenti che hanno movimentato la merce. Per farlo abbiamo due strade:
- L'uso del report: "Riepilogo scorte" (direttamente accessibile in alto dall'anagrafica dell'articolo)
- L'uso delle funzionalità info sull'articolo o info sul lotto che ci danno il dettaglio delle operazioni
Report Riepilogo scorte
Questo report riporta le movimentazioni merci dei relativi documenti. E' un report che può aiutarci nelle nostre ricerche. Si consiglia di attivare il campo "lotto" nel caso in cui si usino i lotti. In questo report possiamo capire subito quando sono state movimentate le merci ed in che data.
Informazioni sull'articolo
Questa funzionalità, accessibile direttamente dalla sezione in alto dell'anagrafica articolo, riporta i dati relativi ad uno specifico articolo. Troviamo le ultime operazioni e le giacenze e possiamo navigare nei vari documenti.
Informazioni sul lotto
Qualora sia attivata la gestione lotti possiamo aprire il lotto ed accedere alle informazioni specifiche sulle movimentazioni che hanno riguardato quello specifico lotto.
Risoluzione dell'errore
I controlli sopra consigliati sono in grado di farci capire qual è l'errore. L'errore infatti è in una movimentazione fatta in precedenza. Non entriamo ora in tutte le casistiche che dipendono da molti fattori e dai processi stessi aziendali. L'errore comunque sarà una delle tipologie che abbiamo visto sopra. Dovremo ora procedere con la correzione. Le correzioni solitamente possono essere le seguenti:
- Modifica del documento errato (solo se possibile, non possiamo per esempio modificare una fattura già emessa)
- Correzioni di magazzino
Vediamo in breve queste due casistiche.
Modifica di un documento errato
In questo caso, quello che serve capire è prima di tutto se sia possibile modificare il documento. Se infatti è un documento appena fatto o un documento modificabile, questa è la strada migliore. Non sono modificabili i documenti per cui è già stata emessa fattura elettronica.
Ovviamente dipende molto dalla situazione che ha generato il problema, vediamo alcuni esempio di operazioni che si possono fare ed operazioni che invece non si possono fare.
Modifiche solitamente applicabili
- Movimentazione della scorta da un magazzino (o locazione) non registrata: in questo caso basterà aggiungere l'articolo (o lotto) al documento che avrebbe dovuto spostare anche questa merce, oppure creare il documento (con data precedente al documento che ci blocca)
- Errata indicazione lotto in un DDT da fatturare. In questo caso, laddove la fattura elettronica non è stata ancora emessa, è possibile modificare il lotto (ma non l'articolo) comunicando, laddove possibile la modifica al cliente
- Errata registrazione di una correzione di magazzino. Ad esempio si è cancellata una scorta che si pensava persa ma in realtà era un errore. In questo caso, laddove si rientri nello stesso periodo fiscale, è possibile correggere il documento che aveva cancellato la scorta.
- Scorta consumata a commessa/ordine cliente per errore. Anche in questo caso, laddove ci trovassimo nell'esercizio corrente è possibile modificare il consumo informando eventualmente il collega
- Merce prenotata/Riservata in maniera errata. A volte se si usa la riserva delle scorte si è magari riservata una scorta che però non serviva o magari già mandata al cliente (ma non presa dalla riserva). Andate ad annullare la riserva dal modulo magazzino.
- Uso errato di una scorta in una produzione. Qualora il controllo di gestione lo permetta e la produzione non sia stata già definitamente chiusa, si potranno andare ad apportare delle correzioni ai documenti di produzione.
Modifiche non sempre applicabili
- Errato caricamento del saldo iniziale. Laddove ci trovassimo all'inizio dell'uso del programma e comunque il saldo iniziale non fosse stato bloccato ai fini contabili, potremo andare a modificare il caricamento del saldo iniziale delle scorte.
Documenti non modificabili
- Fatture di vendita (e note di credito) già emesse e trasmesse allo SDI
- Documenti che appartengono ad un esercizio precedente già chiuso
Correzioni di magazzino
Arriviamo infatti all'ultima soluzione possibile per risolvere il problema: la correzione di magazzino. Con questo intendiamo una serie di operazioni che possiamo fare al fine di correggere quello che risulta al gestionale in un contesto in cui non possiamo più toccare il documento che ha generato l'errore.
Sostanzialmente le strade sono due:
- Registrazione di documenti di cancellazione scorte/aumento scorte
- Trasformazione di una scorta
Vediamo nel dettaglio le due situazioni.
Registrazione di documenti di cancellazione scorte/aumento scorte
Qualora avessimo fatto un errore in fase di un documento precedente, avremo solitamente la seguente situazione:
- Un articolo (o lotto) è stato venduto/consumato al posto di un altro
- Avremo quindi un eccesso di un articolo (o lotto) ed una mancanza di un altro articolo (lotto)
Per porre rimedio a questo, sono necessarie due scritture di magazzino:
- Cancellazione della scorta non correttamente consumata
2. Aumento della scorta che invece avevamo consumato al suo posto
Attenzione: la soluzione di aumentare solo la scorta non è applicabile perchè andremmo ad aumentare la merce ma non cancelleremo il nostro errore precedente. Per saperne di più di questo tipo di movimenti vi consigliamo di guardare la guida sull'inventario di magazzino. Si tratta infatti degli stessi movimenti illustrati per fare le correzioni.
Trasformazione articolo
In questo caso useremo una funzionalità disponibile dal modulo produzione ed attivabile anche per aziende che non fanno la produzione. Il gestionale infatti impedisce di creare merce da zero, ma permette di trasformare un articolo in un altro. La modifica può anche essere quella per cui trasformiamo un articolo da uno specifico lotto ad un altro. Non è infatti possibile cambiare semplicemente il lotto, ma dobbiamo trasferire i costi e le info ad esso associate andando ad usare appunto il documento lavorazione. Andremo così a creare una nuova lavorazione che ci permette da un lato di mettere l'articolo di cui abbiamo un eccesso (articolo lavorato) e trasformarlo in uno o più prodotti finiti che invece ci mancano.
