Impostazioni della gestione completa della produzione
Il software gestionale permette di gestire i processi produttivi in maniera completa. Per farlo devono però essere impostati alcuni parametri, oltre ovviamente a dover creare gli elementi necessari per il processo produttivo. Questi processi sono gestiti dal modulo produzione del software gestionale. In questa sezione della guida utente illustriamo alcuni elementi che permettono di impostare il processo di produzione completa, si tratta di impostazioni che richiedono una certa esperienza sul programma. Se state invece cercando informazioni generali sul programma, vi rimandiamo ad altre sezioni oppure a visualizzare un esempio di processo di produzione gestito sul programma.
Impostare la gestione della produzione
In questa guida ci occupiamo dei parametri che permettono la gestione della produzione. Vediamo quali settaggi devono essere impostati per poter usare queste funzionalità. Se invece avete già impostato i parametri e volete direttamente vedere la guida sulla gestione della produzione andate alla sezione della guida: Gestione della Produzione.
Impostazioni di base
Per poter gestire al meglio un processo produttivo occorre settare alcune impostazioni iniziali. Vediamo di elencarli:
- Primo passaggio, se non ancora fatto, occorre attivare il modulo produzione dalla sezione impostazioni (dal menu Produzione)
- Sempre nelle impostazioni di Produzione verificate che sia attivo il flag
- A seguire serve settare la politica contabile relativa ai costi indiretti della produzione (se non interessati ad una specifica contabilizzazione dei costi potete saltare questo passaggio). La Politica contabile è una proprietà dell'azienda che permette di definire le logiche contabili.
Gli elementi del processo produttivo
Al fine poi di poter procedere con i processi di produzione, è necessario che siano creati gli elementi fondamentali per tale processo. Tali elementi sono qui rappresentati:
- Distinte base che definiscono i componenti e le operazioni necessarie alla produzione
- Operazioni di produzione che definiscono il processo produttivo
- Gli elementi che permettono di effettuare la pianificazione della produzione:
- Calendario di produzione
- Reparti produttivi
- Centri di lavoro
Attivare i processi di produzione e politica contabile
Per poter gestire la produzione multi-operazione selezionare la casella di controllo “Utilizzare processi di produzione” in Impostazioni – Produzione – Altro.
Per impostare la politica contabile della produzione per contabilizzare le spese generali di produzione usando metodi di allocazione predeterminati, andare su “Azienda” - “Politica contabile” e alla scheda “Produzione”. Le spese generali di produzione sono dei costi indiretti che devono essere imputati ai centri di costo in base a dei coefficienti di ripartizione.
Per impostare il Metodo di allocazione delle spese generali di produzione nella politica contabile dell’azienda. Hai le seguenti opzioni:
- Allocazione a livello di stabilimento. Un singolo metodo di allocazione usato per tutti i processi produttivi a livello di azienda.
- Allocazione per reparto. Metodo di allocazione specifico per ogni reparto.
Dopo aver impostato il metodo, specifica la politica contabile per la ripartizione delle spese generali di produzione. Scegli una delle seguenti opzioni:
- Cancella il costo delle merci vendute
- Applica tassi di allocazione corretti
Infine, è possibile selezionare il prezzo contabile relativo ai processi produttivi. Se non viene selezionata nessuna opzione verrà scelto automaticamente dal sistema.
Definizione calendario produzione
Dalla sezione "Produzione" alla voce "Agende di lavoro" è possibile impostare il calendario nazionale. Per creare un nuovo calendario cliccare su "Crea" o modifica il calendario già esistente. Inserire la denominazione del calendario da usare. Il tasto "Compila secondo default" importa un calendario che considera solamente sabato e domenica non lavorativi. Per modificare il calendario con altri giorni festivi, cliccare con il tasto destro su una data e cliccare su "Cambiare giorno" per specificare se si tratta di un giorno lavorativo, festivo, ecc. Fatte tutte le modifiche cliccare su scrivi e chiudi.
Una volta impostato il calendario nazionale, occorre impostare il calendario aziendale. Cioè i giorni e gli orari in cui vengono svolte le attività aziendali. Andare alla voce "Programmi di lavoro" della sezione "Produzione". Qui sarà presente l'elenco di tutti i calendari creati e sarà possibile creare un nuovo calendario di lavoro.
Per la creazione di un calendario di lavoro inserire la “Denominazione” che gli si vuole attribuire. Selezionare il periodo di compilazione per cui questo calendario si applica e il metodo di riempimento sulla base del quale stabilire giorni e orari lavorativi. Alla voce “Agenda di lavoro” selezionare il calendario nazionale che si vuole utilizzare. In “Modello di riempimento”, seleziona le giornate in cui si svolgono le attività aziendali, cliccare su “Compila la pianificazione” e “Aggiungi” per impostare l’orario di lavoro che si desidera. Eseguire la medesima operazione per tutti i giorni della settimana lavorativa. Al termine di questa operazione cliccare su “Scrivi e chiudi”.
Dalla sezione “Azienda”, alla voce “Dettagli azienda”. Nella scheda principale denominata “Informazione generale”, cliccare nella barra del “Calendario aziendale” per selezionare il calendario utilizzato dall'azienda per lo svolgimento delle sue attività.
Creazione dei reparti produttivi, centri di costo e fattori di costo
Un reparto rappresenta un'entità di un'unità aziendale adibita allo svolgimento della produzione. Andare nella sezione "Produzione" alla voce "Reparti". Per creare un nuovo reparto cliccare sul tasto "Crea" e compilare i campi presenti nel modulo. Nel campo "Materie prime" inserire il magazzino adibito allo stoccaggio delle materie prime, in "Prodotti finiti" quello relativo ai prodotti finiti prodotti in seguito allo svolgimento dei processi e in "Scarti e secondario" il magazzino adibito agli scarti. L'intervallo di pianificazione specifica il frame temporale in base al quale vengono pianificate le attività produttive.
Centro di costo
Un centro di costo corrisponde ad una aggregazione di costi, riferita ad un'unità organizzativa-contabile, per fini di controllo. Serve ad assorbire tutti i costi inerenti ad una data lavorazione o servizio e a poi proiettare questo costo al prodotto finito in proporzione all'uso richiesto dal centro stesso.
Per impostare i centri di costo, andare nella sezione “Produzione” alla voce “Centri di costo”. I centri di costo vengono utilizzati per allocare costi sulla base dello stesso metodo di allocazione. Ciò semplifica il processo di allocazione delle spese generali di produzione. Per creare un nuovo centro di costo cliccare su “Crea”, inserire la descrizione del centro di costo e il fattore di costo per l’allocazione.
Fattori di costo
Per fattori di costo (in inglese cost driver) si intendono le risorse utilizzate per svolgere la produzione, il cui utilizzo comporta un costo, su cui stabilire dei criteri atti a dividere le voci economiche in dettagli più utili alle analisi di contabilità analitica o di contabilità industriale. Sulla base di questi fattori di costo verranno ripartiti, quindi, i costi generali di produzione. Non esiste una regola per determinare se un criterio sia valido oppure no, la decisione sull'adozione di un criterio o di un altro è puramente interna all'azienda che la attua. Esempi di fattori di costo possono essere il tempo macchine, le ore del personale, ecc.
Il fattore di costo può essere creato direttamente dal modulo di creazione del centro di costo, tramite il tasto "+". Oppure per impostare i fattori di costo andare nella sezione “Produzione” alla voce “Fattori di costo”. Per creare un nuovo fattore di costo cliccare su “Crea” e specificare la denominazione del fattore di costo.
Per definire il parametro per la ripartizione dei costi indiretti di produzione andare alla voce "Tassi di costi indiretti di produzione" nella sezione "Produzione". Cliccare su "Crea" e "Aggiungi" per impostare un tasso di ripartizione. Selezionare, quindi, un fattore di costo, il conto mastro per l'imputazione dei costi (dovrebbe essere possibile selezionare un conto standard sulla base del piano dei conti predefinito, se invece si vuole creare un nuovo conto specifico procedere con la creazione) e il tasso di cambio utilizzato per la ripartizione.
Tassi indiretti di produzione
La definizione dei tassi indiretti di produzione varia in base alla politica contabile scelta in precedenza:
- Per l'allocazione a livello di stabilimento, creare un singolo tasso di ripartizione.
- Per l'allocazione per reparto creare un tasso di ripartizione per ogni reparto.
Nota. Se non si desidera utilizzare tassi di ripartizione delle spese generali predeterminati, selezionare il metodo di allocazione a livello di stabilimento e impostare un singolo tasso di ripartizione uguale a 0.
Centri di lavoro
Dalla sezione “Produzione” alla voce “Centri di lavoro” è possibile andare a creare:
- Tipologie di centro di lavoro: macrocategoria che indica un insieme di centri di lavoro adibiti alla produzione e che svolgono attività specifiche (es. Cucina)
- Centri di lavoro: singoli centri di lavoro o macchinari facenti parte della stessa tipologia di centro di lavoro (es. forno, abbattitore, impastatrice)
Partendo dalle prime, dal tasto “Crea” è possibile andare a creare il tipo di centro di lavoro inserendo la “Denominazione”, il reparto di riferimento, il “Grafico di lavoro” e la capacità produttiva. E' possibile impostare una panificazione a livello di centro di costo, in questo caso le informazioni relative al calendario di lavoro e alla capacità produttiva saranno impostate sulla base del centro di costo relativo.
Per creare invece i centri di lavoro, cliccare sempre sul rispettivo tasto “Crea” e procedere all’inserimento della “Denominazione” e del “Tipo di centro di lavoro” di riferimento. Anche in questo caso, se nella tipologia del centro di lavoro di riferimento verrà impostata una pianificazione a livello di centro di costo non sarà necessario aggiungere altre informazioni, in caso contrario compilare i campi relativi a calendario di lavoro e capacità produttiva.
Per settare la disponibilità dei centri di lavoro, andare su "Produzione", "Posto di lavoro centro di lavoro". Nella sezione dedicata alla disponibilità dei centri di costo selezionare l'intervallo temporale e cliccare su "Compila con pianificazione lavoro" per compilare orari e date di disponibilità del centro sulla base del calendario di lavoro selezionato in precedenza. Infine cliccare su "Salvare i cambiamenti".
Per verificare la disponibilità dei centri di lavoro visionare il report "Disponibilità centri di costo", dalla sezione "Produzione".
Distinte base e operazioni produttive
Come ultimo passaggio per settare il processo di produzione occorre impostare le distinte base degli articoli. Per fare ciò consultare la guida relativa alle distinte base nell’anagrafica articoli.
Nel Modulo Produzione e alla voce “Operazioni” si trova l’elenco delle operazioni dei processi produttivi, le quali indicano le attività da svolgere all’interno di un processo produttivo. Le operazioni possono essere create da questa pagina, tramite il tasto crea, oppure durante la creazione della distinta base di un articolo, come visto in precedenza. Per la creazione di una operazione specificare il nome dell’operazione, il centro di costo, il carico di lavoro standard, tempo standard e il tipo di centro di lavoro (se non è ancora stato creato nessun centro di lavoro, cliccare sull’icona dei puntini “...” e cliccare su crea).
Quindi, tramite quest'ultimo procedimento verranno impostati i processi produttivi che verranno svolti dai centri di lavoro quando verrà assegnato loro un ordine di produzione. I costi della produzione verranno ripartiti ai centri di costo sulla base dei fattori di costo e tassi di ripartizione creati in precedenza e con il metodo stabilito durante il settaggio della politica contabile.
Ordine di produzione
Una volta settate tutte le impostazioni relative ai processi produttivi è possibile procedere alla produzione vera e propria.
Il processo produttivo ha, solitamente, inizio con un ordine di produzione. Andare nel Modulo Produzione, alla voce "ordini di produzione" per creare un nuovo ordine.
Negli ordini di produzione vengono definiti e pianificati vari parametri, tra cui le tempistiche previste, il reparto adibito alla produzione, il tipo di processo ed eventuali documenti collegati. Nella parte inferiore della schermata, invece, si inseriscono gli articoli da produrre utilizzando il tasto "aggiungi" o "seleziona" con la relativa quantità da produrre e la distinta base per la produzione (selezionata automaticamente in base a quella impostata dall'anagrafica articolo o modificabile). Nella scheda "componenti" è possibile compilare la tabella con le componenti indicati nella Di.Ba. tramite il tasto "Compila con Di.Ba".
Inseriti tutti i dati cliccare su "Pubblica".
Generazione di documenti collegati
Dall'ordine di produzione, tramite il tasto "crea sulla base di", sarà possibile procedere alla creazione dei documenti di movimentazione delle scorte (serve per spostare i componenti necessari alla produzione dal magazzino al reparto adibito alla produzione.), di lavori in corso e di produzione.
Creato l'ordine di produzione è possibile procedere alla pianificazione della produzione, andando nella sezione "produzione", alla voce "pianificazione produzione e controllo". Essendo un'attività facoltativa, se interessati alla pianificazione rimandiamo alla guida su pianificazione della produzione.
Gestione processo produttivo
Come accennato, dall'ordine di produzione, tramite il tasto "crea sulla base di", è possibile creare i lavori in corso per gestire i vari passaggi del processo produttivo.
Selezionare le caselle delle operazioni per cui si vuole generare i lavori in corso e cliccare su genera. Nella colonna "lavori in corso", sulla destra, saranno elencati i documenti dei lavori in corso creati. E' possibile cliccare sul documento per visionarlo/modificarlo. Oppure accedere tramite la sezione "produzione" alla voce "lavori in corso".
I lavori in corso possono essere anche comodamente gestiti dalla voce "Gestione lavori in corso", nella sezione "produzione". Se avete effettuato la pianificazione della produzione i lavori verranno ordinati sulla base degli orari pianificati. La freccia grigia indica un'operazione facente parte di un processo produttivo, mentre quella in verde indica l'operazione finale di quel processo produttivo.
Da questa schermata sarà possibile indicare il completamento dei lavori in corso tramite il tasto "azioni". In alternativa è possibile cliccare su una riga per aprire il relativo documento del lavoro in corso, andare su "operazioni" e tramite il tasto "azioni" è possibile impostare l'orario di inizio e di fine dei lavori. Infine, cliccare su pubblica e chiudi per salvare le modifiche.
Rilascio di produzione
Completati i lavori del processo produttivo si può procedere alla registrazione della produzione. Andare nella sezione "produzione", alla voce "produzione". Nella scheda "ordini di produzione" saranno presenti tutti gli ordini non ancora conclusi. Selezionare quindi l'ordine e cliccare sul tasto "Crea produzione" per generare il documento di produzione. Alternativamente, sarà possibile creare il documento direttamente dall'ordine di produzione tramite il tasto "crea sulla base di". I dati saranno compilati automaticamente. Controllare i dati ed eventualmente modificarli e cliccare su pubblica e chiudi per registrare l'avvenuta produzione e l'aumento delle merci prodotte in magazzino.