Verifica importazione XML nel gestionale
Il gestionale permette in maniera semplice di registrare fatture elettroniche. Il processo è semplice e permette con pochi click di importare le fatture. Tuttavia spesso potrebbe essere necessario dover correggere il documento generato. Allo stesso modo potremmo anche preferire un approccio in cui la fattura viene generata dai documenti presenti nel gestionale. In tutti questi casi è molto importante una verifica dei dati presenti nel XML con quelli registrati nel gestionale.
Alcuni casi di differenze tra XML e documento nel gestionale
Partiamo appunto con l'elencare alcune situazioni comuni dove si potrebbe avere una differenza tra il documento importato nel gestionale e la relativa fattura elettronica ricevuta in formato XML. Vediamo di capire quali accorgimenti utilizzare in fase di importazione delle fatture elettroniche e successiva registrazione nel gestionale.
Documenti creati in bozza sul gestionale
In alcune situazioni potrebbe essere comoda la registrazione della fattura accompagnatoria o della generazione di una fattura di acquisto/nota di credito prima che questa venga ricevuta in formato elettronico. In questo caso il documento sul gestionale viene creato come qualsiasi altro documento (o eventualmente generato a partire da altri) utilizzando le informazioni in proprio possesso.
Nel caso in cui venga inserito il numero del documento in entrata, il gestionale potrà associare direttamente la fattura elettronica una volta ricevuta o in alternativa si potrà sempre procedere ad una mappatura dello stesso.
In questa situazione si potrebbero avere delle differenze tra il documento sul gestionale e le informazioni contenute nel XML.
Documenti generati in fase di registrazione
Altra situazione potrebbe essere quella in cui, in fase di registrazione, il documento viene generato sulla base di ddt ricevuti o ordine di acquisto. E' una situazione molto comune per aziende strutturate e permette di verificare la correttezza della fatturazione da parte del fornitore. Proprio per questo motivo si consiglia di usare questa modalità di registrazione fatture XML per l'acquisto di merci.
Documenti modificati
Non si può infine escludere che modificando un documento venga modificato un importo o un campo. Nel caso in cui un documento venga modificato è così importante verificare sempre la corrispondenza tra XML e documento nel gestionale.
Come verificare dati documento e Fattura XML
Verificare se gli importi tra documento e XML corrispondono è molto semplice. Basta andare nelle informazioni aggiuntive di qualsiasi documento collegabile agli XML (quindi fatture di acquisto e note di credito ricevute). In questa sezione, qualora fosse abbinata la fattura XML avremo immediatamente le informazioni riguardo ad eventuali errori.
Controlli effettuati
Il gestionale sostanzialmente effettua i controlli in due aree:
- Totale documento e importi IVA
- Termini di pagamento
I controlli sono fatti andando a leggere quanto inserito nella fattura in formato XML che è l'unico documento valido a norma di legge (eventuali fatture accompagnatorie non vengono considerate per la verifica). Qualora uno dei controlli fosse errato avremo l'indicazione del problema.
Controllo sul totale documento
Qualora gli importi del documento sul gestionale differissero da quelli nel file XML il gestionale bloccherà la pubblicazione (e quindi contabilizzazione) del documento. Il gestionale infatti richiede che i due documenti corrispondano. E' possibile "forzare" la pubblicazione. Per farlo serve andare a selezionare l'opzione per consentire di pubblicare il documento anche nel caso in cui gli importi tra XML e documento non corrispondano.
Le correzioni da effettuare dipenderanno da varie situazioni. Si rimanda tuttavia alla guida sulle correzioni documenti dove potrebbero essere presenti indicazioni per la risoluzione di alcuni problemi che potreste avere in fase di registrazione.
Controllo termini di pagamento
In questo caso non abbiamo un errore bloccante ma un semplice avviso. Il gestionale infatti verifica se le condizioni di pagamento del gestionale corrispondano a quelle del XML. Qualora non fosse così, è possibile aggiornare le condizioni del documento in base a quelle che troviamo nel XML.
Per farlo è sufficiente premere il tasto.
