Registrazione fattura elettronica nel gestionale
La registrazione fattura elettronica in formato XML è semplicissima nei gestionali basati sulla tecnologia della piattaforma 1C Enterprise. Esiste infatti una interfaccia semplice e intuitiva che velocizzerà la registrazione delle fatture elettroniche ricevute in formato XML.
Nel video sottostante una breve presentazione. Ovviamente essendo strettamente collegata ai dati della fatturazione elettronica, esistono alcuni problemi a mostrare tutte le funzionalità reali perchè necessitano di dati reali integrati con il Sistema di Interscambio (SDI).
Interfaccia registrazione fattura elettronica (semplificata)
L'interfaccia per la registrazione fattura elettronica è intuitiva e supporta le funzionalità di drag&drop (trascinamento elemento). Grazie a questa interfaccia è possibile vedere in un solo punto tutte le info che servono per procedere con la registrazione fattura elettronica sul gestionale.
Sezioni dell'interfaccia
Vediamo di presentare le varie sezioni che descriveremo sotto nel dettaglio:
- Elenco principale: presenta il file XML ricevuti (o importati) che devono ancora essere registrati.
- Filtri: permettono di selezionare i documenti da gestire
- Comandi principali (in alto) che permettono di vedere e stampare il file (se esiste allegato apre quello), effettuare la mappatura o associare i DDT.
- Azioni rapide: trascinando il file xml su uno di questi tasti si potrà fare la registrazione fattura elettronica in maniera molto semplice.
- Area dettagli e info documenti: in questa area possiamo vedere le informazioni principali contenuti nel file XML della fattura elettronica. Potete anche vedere i vari documenti associati che permettono ulteriori possibilità di registrazione della fattura elettronica.
Elenco delle fatture elettroniche ricevute
In queste sezione trovate tutte le fatture elettroniche in formato XML ricevute dallo SDI (o eventualmente importate da altro sistema). Queste fatture dovranno o essere associate a documenti esistenti (situazione comune per aziende che predispongono le bozze di fattura), oppure costituiscono la base per la generazione delle fattura elettroniche nel gestionale. Per ricevere le fatture direttamente dallo SDI si ricorda di impostare il codice SDI nel cassetto fiscale.
Nell'elenco vediamo le informazioni di base quali la data del documento, il numero, la controparte, l'importo ed il tipo di fattura elettronica. Abbiamo poi alcuni flag che indicano lo stato della fattura e informazioni di base in particolare se presente il flag indicano:
- La presenza di campi non mappati
- DDT inseriti nella fattura elettronica
- Fatture da parte di persone fisiche
- La presenza di file allegati
Filtri
Attraverso i filtri potete selezionare i documenti da registrare. In particolare si segnala la possibilità di selezionare il periodo (il mese specifico) dei documenti da registrare. Selezionate il mese di riferimento e saranno mostrati solo i file di quello specifico mese. Per togliere i filtri eliminare il filtro oppure premere sulla "x".
Comandi principali
Sempre in alto, sopra l'elenco degli XML ricevuti troviamo una barra di comandi che ci permette di effettuare una serie di operazioni. In particolare è possibile effettuare le seguenti azioni:
- Visualizzazione e stampa del documento XML. Per vedere le tipologie di stampa dei file XML si rimanda alla sezione della guida sulla visualizzazione XML
- Mappatura dei campi nel XML. Permette di verificare la mappatura dei campi e di aggiornarla per procedere con la registrazione standard.
- Mappatura dei DDT. Permette di vedere DDT eventualmente associati e di aggiornare la mappatura.
Azioni rapide
Trascinando in questa sezione la fattura elettronica da registrare verrà creata la fattura sul gestionale. Esistono 3 modi principali (vedere in seguito):
- Attraverso mappatura
- Come fattura servizi
- Come nota di credito
In alternativa potete anche premere il tasto destro del mouse e selezionare dal menu contestuale.
Informazioni, dettagli e documenti collegati
Nella sezione a destra potrete vedere i vari dati della fattura in formato XML (questi dati sono letti direttamente dalla fattura elettronica in XML ricevuta). Accanto ai dati della fattura elettronica ricevuta, si segnalano i dati sugli ordini di acquisto e sui DDT che come vedremo possono aiutare molto le aziende strutturate che per esempio gestiscono ordini di acquisto e registrazione DDT in ingresso.
Come registrare una fattura
La fattura elettronica ricevuta dal fornitore in formato XML potrebbe non rispecchiare le nostre logiche contabili. I motivi sono svariati e derivano dal fatto che le logiche contabili della controparte potrebbero essere totalmente diverse da quelle della nostra azienda. Inoltre, purtroppo molte fatture elettroniche, pur essendo accettate dal sistema di interscambio (lo SDI) dell'agenzie delle entrate hanno una serie di errori che devono purtroppo essere interpretati.
Inoltre spesso le fatture elettroniche che riceviamo non hanno informazioni importanti per noi. Ad esempio spesso vengono emessi i dati dell'ordine o del contratto. Similmente esistono i problemi dei campi descrittivi (spesso inseriti in maniera non corretta) o degli stessi articoli.
Per velocizzare comunque il processo di registrazione fattura elettronica, nei gestionali 1C è possibile ricorrere varie modalità che aiutano gli utenti nella registrazione. E' importante segnalare che il risultato finale non cambia nei termini contabili (IVA e conti Co.Ge. movimentati) ma differisce nell'approccio e soprattutto nel modo in cui sono usate le informazioni nel gestionale.
Fondamentalmente possiamo raggruppare le tipologie di registrazione nelle seguenti modalità:
- Usando la mappatura completa delle informazioni
- Impostandola come fattura di servizi/ spese gestendo solo le info principali (imponibile, importo IVA per aliquota, info generali)
- Associando una fattura già predisposta (in generale in bozza) sul gestionale
- Partendo dai Ordini di acquisto e DDT.
Ogni modalità ha i suoi vantaggi e di solito l'approccio migliore è quello di usare ognuna delle funzioni in base alle situazioni. In questo modo potrete registrare molto più velocemente le fatture ed evitare errori.
Registrazione fattura elettronica in base a mappatura dati
E' la modalità che spesso chiamiamo "standard". In questo caso infatti la registrazione della fattura elettronica avviene per ogni singola voce (escluse ovviamente le descrizioni). In questa modalità vengono anche tenuti in considerazioni tutti i dati contenuti nel tracciato XML della fattura elettronica e nelle varie sezioni della fattura elettronica.
Il gestionale cercherà di associare automaticamente i vari campi XML in base allo storico di registrazione di altre fatture e a mappature impostate in precedenza. E' possibile aggiornare e verificare la mappatura della fattura elettronica prima di procedere alla registrazione premendo sul comando Mappatura campi XML nella barra dei comandi.
Ovviamente il limite di questo approccio potrebbe essere in aziende che non hanno mappato correttamente gli articoli. Lo stesso vale per aziende che hanno fornitori che riportano dati imprecisi (o non li riportano affatto) nelle fatture elettroniche in formato XML.
Questa modalità di registrazione crea la fattura usando la mappatura dei dati. Eventuali informazioni non recuperabili dovranno essere compilate a mano dall'utente. Le righe non riconosciute verranno infatti impostate con i valori ma senza associare alcune articolo.
Utilizzo di articoli comuni per la registrazione
Qualora doveste procedere con la registrazione della fattura ai fini contabili, ma non avete info sul alcuni articoli, potreste usare gli articoli comuni. Gli articoli comuni infatti permettono di effettuare le registrazioni contabili e possono essere in seguito sostituiti. Per saperne di più vi consigliamo di andare a vedere la sezione della guida sull'uso di articoli comuni in fase di registrazione fattura.
Registrazione fattura servizi
Questa modalità è consigliata per registrare fatture di servizi generali come ad esempio telefonia, vitto, trasporti e così via, ma anche alcune fatture di servizi specifici (ad esempio consulenze). In questo caso infatti non è necessario gestire il dettaglio di tutte le righe, ma unicamente gestire la voce generali di costo, i conti Co.Ge. movimenti, i dettagli IVA e l'eventuale presenza di una parte indetraibile.
La modalità è molto semplice. Vediamo i vari passaggi.
Trascinare la fattura elettronica su Fattura di servizi
Si aprirà una finestra di dialogo che proporrà una serie di servizi e qualora fosse stato impostato un Conto Co.Ge. specifico di spesa.
Una volta selezionato il servizio, verrà creata una fattura che avrà una riga per ogni singola voce dell'aliquota IVA.
Un consiglio: in alcuni casi, con questo approccio ci potrebbero essere delle piccole differenze relative agli arrotondamenti (se infatti il fornitore ha messo molte linee e noi solo 1, si potrebbe avere una differenza di 1 centesimo che andrà corretta manualmente. Per vedere come risolvere questa situazione si invita a visitare la sezione della guida sulla correzione di documenti.
Creare un nuovo servizio per la registrazione delle fatture
Qualora si volesse creare un nuovo servizio per la registrazione delle fatture elettroniche è sufficiente selezionare questa opzione dall'elenco di selezione. Si aprirà una finestra di dialogo semplificata che vi permetterà di creare in maniera rapida un nuovo servizio e di collegarlo eventualmente ad uno specifico conto co.Ge.
Registrazione nota di credito da file XML
Le note di credito dovrebbero avere tipologia di documento TD04, tuttavia alcune grandi aziende le mandano come fatture (TD01) con importo negativo. Anche qin questo caso quindi avremo una nota di credito di fatto.
Trascinando la fattura elettronica su questa opzione, si aprirà una finestra di dialogo che chiede di verificare la fattura originale. Selezionare la fattura originale oppure omettere la scelta (premere X in alto a destra). Verrà creata la relativa nota di credito che spesso deve essere poi corretta. Nel caso in cui non venga scelta alcuna fattura collegata, verrà creato un documento di tipo "sconto ricevuto".
Registrazione fattura partendo da ordini di acquisto/DDT Ricevuti
Le aziende strutturate (ma non solo) tracciano gli acquisti attraverso ordini e registrano i DDT ricevuti in maniera completa. In questa situazione, l'azienda dovrà necessariamente collegare le fatture elettroniche ricevute a documenti che devono tenere conto di DDT e Ordini di acquito.
Purtroppo spesso queste info non sono messe correttamente nel file XML. Per risolvere questo problema l'approccio consigliato è:
- Generare la bozza fattura partendo da DDT o Ordini di acquisto
- Verificare i dati della bozza con quelli della fattura elettronica relativa
Selezionare i documenti collegati
Per fare questo è molto semplice. Selezionando una qualsiasi fattura elettronica in XML il sistema consiglierà i DDT ricevuto NON ancora fatturati e gli ordini di acquisto non fatturati (che potrebbero essere legati agli stessi DDT). Se si vogliono legare più documenti serve selezionarli tutti. Eventuali documenti riconosciuti nella fattura elettronica saranno già selezionati e indicati con il flag.
Generare la fattura del fornitore nel gestionale
Premendo il tasto Genera da DDT (o Genera da ordine di acquisto) verrà generata la fattura relativa. Il gestionale in questo modo genererà un documento basandosi NON sui dati presenti nella fattura elettronica, ma su quelli che si trovano nei documenti selezionati.
Verificare XML e fattura generata
La fattura generata andrà poi verificata con la fattura elettronica ricevuta dal sistema di interscambio (o caricata sul gestionale). Per farlo si consiglia di andare a vedere l'apposita sezione della guida.
Associazione fattura esistente
Qualora la fattura fosse già stata registrata come spesso capita nelle aziende che predispongono le bozze di fatture del fornitore, potremo agevolmente associare il file XML ricevuto alla fattura esistente.
Per farlo, basta selezionare la fattura in formato XML e poi associarlo (doppio click) con la fattura esistente a gestionale che troverete nella sezione apposita dei dettagli. Qualora la fattura avesse una numerazione temporanea, si ricorda di modificare il numero.
NOTA: se registrate le fatture in bozza e inserite il numero di fattura in ingresso corretto (quello che trovate in fattura elettronica) questa associazione è automatica.