Numerazione temporanea documenti nel gestionale
La numerazione temporanea permette di assegnare un numero temporaneo a un documento (di solito fattura di acquisto) che non verrà considerato in contabilità generale e nei registri IVA. Verrà infatti assegnato un numero che differirà da quello del protocollo solitamente usato per questo tipo di documento. Per sapere di più della numerazione documenti si consiglia di vedere la guida apposita.
Quando usare la numerazione temporanea
La numerazione temporanea può essere molto utile per permettere la registrazione di documenti prima che venga ricevuto il file in formato XML. La registrazione temporanea permette di predisporre il documento senza tenere conto di questioni relative all'IVA o alla contabilità generale. Per questo motivo può essere registrato dall'ufficio acquisti o da personale di magazzino.
Caratteristiche dei documenti con numerazione temporanea
Nel caso un documento abbia una numerazione temporanea, anche nel caso in cui sia regolarmente pubblicato, non effettuerà scritture sui registri contabili, IVA e debiti/prestiti verso controparti. Il documento permetterà però di fare le scritture contabili di magazzino e relativi a costi e spese collegati.
Impostare e togliere la numerazione temporanea
Vediamo adesso di capire come viene selezionata e assegnata la numerazione temporanea nel gestionale.
Come impostare la numerazione temporanea di un documento
Qualora a un documento non sia già stato assegno un numero (protocollo) di documento, sarà visibile l'opzione di impostare un numero temporaneo. Premendo il tasto verrà creato un documento con un numero temporaneo assegnato dal gestionale.
Annullare la numerazione automatica
La numerazione temporanea verrà tolta una volta che andremo a registrare il documento come definitivo e dovremo assegnarli il relativo protocollo. Per farlo è sufficiente rimuovere il numero assegnato o premere il taso a fianco.
Il gestionale assegnerà successivamente al momento della ripubblicazione del documento
Registrazioni fatte nel caso di documento con numerazione temporanea
Nel caso un documento abbia una numerazione temporanea, anche se pubblicato, non effettua alcuna registrazione contabile. Le uniche registrazione effettuate riguardano l'entrata eventuale di magazzino delle merci e la registrazione dei costi di acquisto.
Potete così utilizzare la numerazione temporanea per anticipare alcune scritture, senza dove attendere la ricezione del documento attraverso il sistema di interscambio.
Vantaggi di usare la numerazione temporanea
Laddove il processo di assegnazione (e di eliminazione) è molto semplice, si vogliono riepilogare alcuni vantaggi nell'uso della numerazione temporanea.
- Registrazione dei costi al momento dell'arrivo della merce senza attendere fatture XML
- Velocizzazione dei controlli da parte del reparto acquisti
- Velocizzazione della registrazione dei documenti da parte della contabilità al momento della ricezione della fattura elettronica
- Evitare errori di registrazione e buchi di protocollo