Impostare registri IVA nel gestionale
Il software gestionale permette di impostare i registri IVA e le relative registrazioni. Per farlo servono alcune nozioni di base di contabilità generale. In questa sezione della guida utente del gestionale non entreremo negli aspetti contabili. Ci limiteremo a illustrare come impostare correttamente il gestionale per registrare nella maniera corretta i vari documenti nel relativo registro IVA. I registri IVA sono documenti che troviamo nel modulo contabilità del software gestionale. La corretta impostazione dei registri IVA è fondamentale qualora il gestionale fosse utilizza al fine di avere una gestione completa del ciclo IVA con anche il calcolo della liquidazione periodica IVA.
Registri IVA obbligatori e non obbligatori
Spesso si fa un poco di confusione su quali registri IVA siano obbligatori per legge e quali no. Infatti è comune usanza mantenere in azienda più registri IVA ma questo è in realtà più legato o al gestionale usato (alcuni vecchi gestionali sono molto rigidi su questo tema) o per gestire in maniera più comoda i documenti. Vediamo un attimo di fare chiarezza e capire, qualora si vogliano usare, come impostare registri IVA obbligatori.
Registri IVA obbligatori
Come descritto nella sezione relativa ai registri IVA della guida del gestionale la normativa richiede che siano mantenuti un minimo di registri IVA. In particolare questi sono:
- Registro IVA Acquisti
- Registro IVA Vendite
- Registro Corrispettivi
Una azienda potrebbe gestire unicamente questi 3 registri, differenziando eventualmente a livello di documento per quanto riguarda il protocollo progressivo di registrazione. Con un gestionale di ultima generazione come 1C non è infatti obbligatorio dividere i vari documenti.
Registri IVA non obbligatori
Come visto è comunque comune usanza utilizzare un numero maggiore di registri IVA. Nel caso in cui quindi vogliamo gestire un numero maggiore di registri IVA rispetto a quelli minimi obbligatori per legge, possiamo parlare di registri IVA non obbligatori. Questi registri IVA contengono le stesse info di quelle obbligatori, ma appunto permettono di separare ulteriormente i documenti.
Questo spesso capita per aziende che hanno impostato questo approccio usando altri gestionali che non riuscivano a gestire i documenti in altro modo. I nostri gestionali permettono così di creare i registri IVA che vogliamo e di impostare il gestionale in modo che i documenti siano numerati in maniera opportuna e vengano correttamente registrati.
Creare e impostare Registri IVA
Vediamo quindi di vedere come è possibile impostare i registri IVA sul gestionale in modo da suddividere le varie registrazione in diversi registri IVA sfruttando anche quelli non obbligatori.
Creare registri IVA non obbligatori
Trattandosi di impostazioni di base del sistema, verificate prima di tutto se l'utente ha le autorizzazioni di amministratore o comunque può effettuare questa operazione. Se questo è possibile, è necessario che i registri IVA non obbligatori siano gestiti attraverso uno specifico catalogo del gestionale che governa le anagrafiche dei registri IVA. Il catalogo si trova tra i parametri del modulo contabilità.
Vediamo nell'immagine sotto questo registro per il quale possiamo creare nuove registrazioni. Si tratta di anagrafiche di base con sostanzialmente due dati:
- Nome registro IVA
- Codice registro IVA (che deve essere univoco)
Dovrete quindi creare i registri IVA che volete gestire prima di tutto. Non esiste un limite al numero di registri IVA, considerate inoltre che eventuali registri IVA non utilizzati non compariranno comunque nelle stampe e nei report.
Impostare le registrazioni sui registri IVA
Mentre la prima parte è molto banale, la seconda richiede in primis di avere una chiara idea di come andranno a suddividersi i vari documenti. Nel senso in quale specifico registro IVA andrà ogni singolo documento e quale eventuale discriminante permette di definire le regole di registrazione sui vari registri IVA. Come vedremo sotto, oltre a impostare i vari registri IVA è necessario anche verificare le impostazioni di numerazione documenti.
Impostare le regole di registrazione documenti
Nel gestionale le registrazioni sui registri IVA sono regolate dalla tabella "Codici causale/Registri IVA". Questa tabella permette di definire su quale registra va ogni singolo documento (anche in base a regole specifiche). La tabella permette anche, qualora servisse, di inserire "Codici Causale" che permettono di codificare i documenti qualora servisse.
Definire i parametri per le registrazioni
Ogni record di questa tabella permette di definire su quale registro IVA andrà il documento ed eventualmente quale codice causale attribuire. Nell'immagine sotto vediamo i campi del record che andranno compilati.
Potete qui definire il tipo documento (definendo anche se per esempio separare le fatture di anticipo e quelle standard), la categoria di imposta e il gruppo di nazioni collegate. Esistono tre gruppi:
- Italia
- EU - Tutti i membri dell'Unione Europea
- Extra-EU - Paesi non membri dell'Unione Europea
Per quanto riguarda la voce Codice Causale è una utilizzata nel caso in cui si gestiscano unicamente tramite causali le varie registrazioni. Una soluzione che prevede comunque l'assistenza di un consulente esperto.
Registri IVA con l'uso di Registri non obbligatori
Una volta definiti i parametri per l'uso dei registri IVA, la suddivisione dei vari documenti verrà fatta seconda queste impostazioni. In caso di registrazioni mancanti, per default verrà usato uno dei registri obbligatori (Acquisti, Vendite, Corrispettivi).
Nell'immagine sotto vediamo un esempio dove le varie fatture sono distribuite in base alle regole definite riguardo ai Registri IVA.
