Gestione contabile magazzino nel gestionale
,Nei nostri gestionali/ERP il magazzino è valorizzato in tempo reale e può seguire la logica Media Ponderata, FIFO/LIFO (con gestione a lotti) e ultimo prezzo. Il tutto è fatto in maniera molto semplice con movimenti fatti automaticamente (con le eventuali scritture contabili) all'atto della pubblicazione dei vari documenti. In questa sezione della guida utente del gestionale cercheremo di spiegare meglio in maniera semplice cosa questo comporta.
Gestione contabile dei beni (scorte) a magazzino
Prima di tutto dobbiamo vedere il lato contabile ed in particolare segnalare che esistono due possibili approcci per le registrazioni contabili a magazzino. Laddove nel bilancio finale (quello che conta per l'agenzia fiscale) la situazione sarà uguale, cerchiamo di capire perché sono proposti due diversi possibili approcci.
Il principio contabile sulla competenza del costo dei beni a magazzino
Nella gestione del magazzino ed in particolare dei beni (scorte) che hanno una valorizzazione a magazzino, esiste il principio contabile per cui "non può essere messo a costo un bene ancora non venduto". Il costo di una merce è infatti di competenza dell'esercizio (o periodo) in cui avviene la vendita.
Cosa vuol dire tutto questo? Che se io compro un bene ma non lo vendo, non potrò inserire il suo costo nel conto economico, ma mi rimarrà come una Rimanenza nel conto patrimoniale.
Gli approcci contabili per la gestione del magazzino
Esistono sostanzialmente due diversi approcci, entrambi gestiti dal gestionale:
- Il bene acquistato (scorta) viene sempre valorizzato a magazzino (quindi a patrimoniale) ed il costo viene scaricato al momento della vendita.
- Il costo del bene viene subito messo sul conto economico, ma a fine anno vengono calcolate le rimanenze.
Vediamo di capire i due diversi approcci, che come detto alla fine daranno allo stesso risultato di bilancio, ma richiedono un diverso approccio nelle impostazioni contabili in particolare per quanto riguarda i conti degli articoli.
Approccio 1: I beni acquistati vanno sul conto patrimoniale (e non economico)
Si tratta di un approccio contabile usato di solito da aziende internazionali e meno in Italia, ma è un approccio che potrebbe essere comodo per aziende piccole che usano solo parzialmente la contabilità. Il grande vantaggio di questo approccio è il seguente:
- Il magazzino è sempre correttamente valorizzato
- Non serve fare il calcolo delle rimanenze a fine anno
Il primo punto è il motivo per cui questo approccio è preferito dalle multinazionali che hanno sede in Italia, infatti in questo modo semplice è possibile avere il valore contabile di magazzino in qualsiasi momento dell'anno.
Inoltre, l'approccio risponde in maniera più corretta ai fine della contabilità industriale, soprattutto nel caso di produzione, visto che i costi sono correttamente imputati sul valore di magazzino.
Questo approccio è però poco usato in molte aziende Italiane principalmente perché hanno difficoltà nella gestione senza un adeguato software gestionale. E' infatti più semplice, come vediamo sotto, mettere tutto a costo e poi a fine anno calcolare le rimanenze. Ma appunto questa è soprattutto una consuetudine contabile dovuta alla necessità di fare i calcoli nel modo più semplice (unica soluzione possibile senza un gestionale).
Vediamo comunque di chiarire alcuni vantaggi di questo approccio nella gestione contabile del magazzino che soprattutto le piccole aziende non conoscono.
Valore del magazzino in tempo reale
Proprio perché il magazzino viene sempre valorizzato con scritture contabili nei vari movimenti di entrata e uscita avremo sempre sotto controllo il suo valore. Sarà così possibile ricorrere a correzioni anche parziali del suo valore tenendolo sempre sotto controllo.
In un'azienda piccola il valore finale sarebbe praticamente uguale a quello calcolato manualmente scaricando ogni volta sul conto economico in fase di acquisto e valorizzando solo l'invenduto. Ma, anche in questo caso, si ricorda che il metodo usato è in realtà una valorizzazione a "ultimo prezzo" (che porta a una sovra-valorizzazione del magazzino per l'inflazione) e non a media-ponderata o FIFO.
Migliore gestione dei beni
Un bene non è detto che venga unicamente acquistato a scorta e per la successiva rivendita. Lo stesso bene potrebbe a volte essere acquistato anche per produrre altri beni oppure anche a cespite. Quando acquisto un bene è vero che quasi sempre so che fine farà, ma in generale il processo è: acquisto un bene, arriva alla mia azienda, lo utilizzo come serve. Ecco perché a conto economico va solo l'azione finale quando "consumo" o "vendo" il mio bene, o eventualmente lo "iscrivo a cespite". Sotto illustriamo le principali operazioni per il consumo di un bene.
Contabilità industriale
La corretta valorizzazione contabile del magazzino è alla base della contabilità industriale. Solo grazie a una corretta contabilizzazione di tutti i costi dei beni è possibile allocare correttamente tutti i costi e sapere il reale andamento dell'azienda.
Come impostare questo tipo di approccio contabile di magazzino
Questo tipo di approccio contabile del magazzino può essere impostato a livello di Conti predefiniti degli articoli ed inserendo un conto Co.Ge. dello stato patrimoniale di tipo "Rimanenze" (vedere nella guida la voce tipologie di conti Co.Ge.) alla voce "Co.Ge. articolo". Quando il bene verrà venduto o consumato verranno valorizzati i relativi campi "Costo del Venduto e Consumo" nel conto economico.
Approccio 2: l'acquisto di beni è un costo e poi si calcolano le rimanenze
Si tratta di un approccio molto comune nella contabilità Italiana strutturato come segue:
- Al momento il costo per l'acquisto del bene (scorta) va direttamente a Conto Economico
- A fine anno (o quando richiesto) vengono fatte le scritture contabili sulle rimanenze di magazzino
Si segnala che nel caso di aziende che fanno parte di un gruppo internazionale, questo approccio è spesso non amato per il problema di non avere una reale valorizzazione contabile del magazzino (deve essere fatto ogni volta il calcolo delle rimanenze di magazzino).
Come impostare che i beni vadano direttamente a conto economico
E' sufficiente impostare i parametri relativi ai conti predefiniti dell'articolo (o della relativa categoria) in modo che vadano direttamente in Conto Economico. Metteremo quindi direttamente un conto di costo. In questo caso all'atto della vendita non avremo alcuna movimentazione relativa al bene perchè già registrato all'atto dell'acquisto.
Gestione delle rimanenze di magazzino (per gestione a conto economico)
Come scritto sopra, nel caso di approccio che prevede le scritture direttamente in conto economico per l'acquisto di merce, è necessario effettuare le scritture relative alle rimanenze di magazzino. Per saperne di più vi invitiamo a guardare la guida apposita.
Entrata contabile dei beni nel magazzino
Fondamentalmente esistono due modi in cui una azienda si approvvigiona di beni:
- Acquisto del bene
- Produzione del bene
Dal punto di vista del valore contabile nel magazzino abbiamo due situazioni diverse.
Acquisto del bene
Fondamentalmente in questo caso il valore è legato ai costi sostenuti per la sua acquisizione. Tali costi sono principalmente quelli di acquisto, ma non solo. Per acquistare un bene potremmo anche dover sostenere altri costi come quelli di trasporto, sbarco, sdoganamento o altro. Ecco così che il valore corretto del bene nella gestione contabile di magazzino è sostanzialmente la somma di una serie di costi per il quale avremo di solito delle fatture.
In particolare, qua citiamo due documenti specifici nel gestionale per caricare il valore a magazzino:
- Fattura fornitore: documento di base che rappresenta il costo del bene (ed eventualmente dei costi accessori collegati)
- Costi di scarico: documento di 1C che permette di caricare costi su uno specifico bene che sono arrivati da altre fatture (ad esempio trasporto o sdoganamento)
Il valore finale a magazzino del bene sarà la somma di tutti i costi che concorrono con l'acquisizione di tale bene e potranno essere valorizzata principalmente in due modalità:
- Media ponderata: soluzione di base per tutti i beni NON gestiti a lotti
- FIFO: soluzione di base per beni gestiti a lotti
Il gestionale permette anche la gestione a ultimo prezzo che però comporta inevitabilmente a un sovradimensionamento del magazzino e per tanto è sconsigliata.
Produzione del bene
L'altra possibilità è quella di produrre il bene. Parlando di contabilità il concetto di produzione può essere in realtà visto in maniera molto vaga. Dal punto di vista contabile, la produzione è di fatto qualsiasi trasformazione di stato di un bene che comporta da un lato il consumo di uno o più beni (che verranno cancellati dal magazzino) e dall'altro la creazione di uno o più beni (che andranno a far parte del valore di magazzino).
Dal punto di vista contabile, questo può comportare una serie di scritture che dipenderanno dalle operazioni collegate a questa produzione/trasformazione. Facciamo alcuni esempi:
- Assemblaggio di un bene: di fatto abbiamo da una lato i materiali che lo compongono e dall'altro il prodotto finale. Di solito questo non comporta nessuna modifica del valore totale a magazzino (non sono caricati costi di produzione) anche se potrebbero esserci delle scritture contabili relative al cambiamento di tipologia di scorta.
- Produzione di un bene: in questo caso abbiamo di solito un costo di produzione che si aggiunge a quello dei puri elementi. Il valore a magazzino del prodotto finale è la somma del valore degli elementi che lo compongono più i vari costi di produzione.
- Trasformazione di un bene: concetto molto vago che potrebbe per esempio rappresentare un cambio di stato di un bene e potrebbe per esempio comportare una svalutazione dello stesso a seguito della modifica (nota: la svalutazione potrebbe essere fatta anche senza modificare il prodotto)
La produzione di un bene come detto, comporta comunque scritture contabili relative sia al consumo di beni che al rilascio di altri.
Caricamento saldi iniziali e aumento scorte
Il magazzino può essere poi valorizzato anche attraverso il caricamento dei saldi iniziali, oppure con l'aumento di scorte. Mentre il primo è chiaro ed è usato nelle fasi di migrazione, il secondo anche se possibile è sconsigliato da usare a meno di situazioni specifiche. Si consiglia prima di consultarsi con il proprio commercialista.
Il consumo contabile dei beni dal magazzino
Abbiamo visto la gestione contabile del magazzino relativa all'entrata in magazzino. Vediamo ora di capire come contabilmente esce la merce dal magazzino.
Principali modalità di consumo di un bene
Le principali modalità di "consumo" di un bene da un magazzino con gestione contabile sono ovviamente:
- Vendita del bene
- Utilizzo del bene per la produzione
Accanto a questo esistono però anche altre modalità a cui spesso non si pensa, ad esempio:
- Consumo di un bene per esecuzione di un lavoro
- Scrittura a cespite di un bene
- Perdita di un bene
Cerchiamo di vedere le specificità di ognuna di queste.
Vendita di un bene
In questo caso la registrazione contabile avviene all'atto della vendita del bene stesso e quindi all'emissione della fattura. E' infatti la fattura di vendita a sancire il passaggio effettivo di proprietà del bene. In questa fase viene così scaricato dal magazzino il valore contabile del bene (stato patrimoniale attivo) e valorizzato il costo relativo nel conto economico. Un esempio di scrittura la vediamo sotto.
Consumo per produzione
Altro caso comune: consumo di un bene per la produzione di un altro bene. Si tratta di una situazione ben nota nelle aziende che fanno produzione. In questo caso avremo una scrittura contabile che da un lato cancella dallo stato patrimoniale attivo il valore del bene, dall'altro il valore andrà ad aumentare quello dell'articolo prodotto. La scrittura contabile relativa alle merce è quindi pari a zero, ma invece intervengono i costi di produzione che andranno a creare un costo in conto economico ed una valorizzazione dello stato attivo.
Registrazione di un cespite
I nostri gestionali/ERP permettono una gestione semplice e completa dei cespiti. Non entriamo in questa sede nei dettagli. Riguardo però all'eventuale iscrizione a cespite di un articolo il processo contabile parte da un giroconto della valorizzazione di magazzino della merce che diventa cespite. A quel punto comincerà il processo a cespite.
Cancellazione di scorte
Quando una merce andasse persa, distrutta, rubata o comunque fosse persa, è possibile procedere con la cancellazione della scorta medesima.
Per farlo esiste un apposito documento chiamato appunto "Cancellazione di scorte".
Aumento scorte a magazzino
In alcuni casi potrebbe essere necessario che a seguito di attività di inventario fosse necessario procedere ad un aumento della quantità e del valore a magazzino. Si raccomanda di prestare attenzione a questa operazione dal punto di vista contabile e di non abusarne.
Il documento che permette l'aumento del valore delle scorte a magazzino è "Aumento scorte".
Inserimento del saldo iniziale
Al fine di operare la migrazione da altri sistemi gestionali è possibile caricare in saldi iniziali di magazzino. Viene fatto attraverso il documento "Inserimento del saldo iniziale" che permette di caricare la quantità e il valore degli articoli a magazzino.