Definizione budget (Budgeting) nel gestionale
Il budgeting è il processo per la definizione Budget di una azienda, una attività di pianficazione svolta solitamente a livello di centro di costo. Si tratta di una attività svolta da non tutte le aziende e che richiede una serie di attività che, a seconda del settore, possono essere più o meno complesse.
La definizione del budget nel gestionale
Il budget è una funzionalità opzionale del gestionale che permette di definire il budget dell'azienda a vari livelli. E' una funzionalità di non semplice uso e che richiede in ogni caso l'inserimento di diversi dati. In questa guida ci limiteremo a mostrare le funzionalità senza addentrarci eccessivamente su come debba essere impostato il budget. L'impostazione del budget dipende infatti da numerosi fattori e dal settore in cui opera l'azienda.
Definire il budget
Nel modulo Azienda del gestionale esiste la possibilità di attivare la funzione budget. Se attiva permette di creare un documento di pianificazione dei costi che è appunto il budget. Nell'immagine sotto vediamo un esempio del documento.
Si tratta di un documento non semplice da comprendere all'inizio soprattutto per il fatto che molte informazioni potrebbero essere ripetute e creare qualche confusione. Ma come vedremo sotto, con qualche accorgimento sarete in grado di definire in maniera precisa il vostro budget.
Periodo di pianificazione
Il periodo di pianificazione del budget è una informazione fondamentale per gestire il budget. Il gestionale infatti permette di gestire più pianificazioni del budget ognuna delle quali può avere la propria periodicità. Grazie ai periodi di pianificazione potrete anche gestire in maniera semplici più scenari di budget o revisione degli stessi.
Vediamo sotto l'anagrafica del periodo di pianificazione le cui info da compilare sono semplici.
Diverse tipologie di budget
Il gestionale permette di definire diverse tipologie di budget in base a cosa vogliamo controllare, in particolare:
- Entrate e uscite: si tratta della tipologia di budget classica dove si definiscono le previsione di entrate (Ricavi) e uscite (Costi). In questa guida tratteremo principalmente questa tipologia.
- Saldo di apertura: in questo caso vengono monitorati solo i saldi di determinate voci di costo o ricavo.
- Costi: permette di controllare i costi in base non solo all'importo ma anche alla provenienza dello stesso.
- Disponibilità liquida: permette di pianificare la liquidità aziendale
- Operazioni: permette di tracciare le specifiche operazioni e costi indiretti relativi
Come definire il budget
Vediamo adesso come è possibile con pochi passaggi definire un budget che potremo poi anche rivedere e correggere in maniera dinamica. In una prima fase potrebbe apparire complicato, ma cominciando a gestirlo si capirà che non è troppo complicato. Una delle funzionalità migliori è la possibilità di definire il budget attraverso più documenti che andranno ad aggregarsi. In questo modo potrete avere un budget più preciso e semplice da inserire. Ma andiamo per ordine.
Registrare il budget
Per registrare un budget serve creare un documento di budget. Il gioco di parole potrebbe confondere ma in realtà è molto semplice. Create un nuovo documento di budget, selezionate il periodo di pianificazione che volete impostare e poi potrete inserire le righe relative al budget.
In base alla periodicità del periodo di pianificazione scelto, potrete inserire più righe, una per ogni periodo. Potrebbe all'inizio creare confusione ma si consiglia di usare sia per le entrate che per le uscite il tasto che vi permette di inserire le varie voci del budget in maniera semplice.
Inserire nuove linee di budget
Premendo il tasto inserisci in alto in tabella potrete inserire un valore unico che verrà spalmato sulle varie righe. Ovviamente prima di procedere dovrete definire il periodo di pianificazione.
Si aprirà una finestra di dialogo che vi permetterà di definire il budget in base alla voce di entrata/uscita, il conto Co.Ge. definendo anche il contenuto della registrazione in base al periodo e all'importo per periodo.
Potrete in questo modo inserire le varie righe di budget. Una volta inserite le righe di budget che volete potete pubblicare il documento.
Registrare più documenti di budget
Una delle funzionalità più interessanti è quella per cui non serve inserire tutto in un unico documento, ma possiamo anche dividere il budget in più documenti. In questo modo potremo per esempio prima definire il budget di vendita, poi magari dei costi di acquisto, poi generali e così via, il tutto con diversi documenti ma sempre usando lo stesso periodo di pianificazione. I valori inseriti si andranno così a sommare.
Gestire le revisioni del budget
Grazie all'impiego di più documenti di budget e dei diversi scenari di pianificazione è possibile gestire in maniera semplice le revisioni del budget che potranno essere gestire in due modalità: mantenendo lo storico delle versioni oppure modificando il budget attuale.
Controllo del budget
Una volta inserito il budget, questo potrà essere controllato grazie ad uno dei vari report che permettono di fare il controllo del budget.
