I codici a barre nel gestionale/ERP

Il software gestionale permette di gestire i codici a barre all'interno dei vari processi. Questo permette di velocizzare enormemente la gestione del magazzino riducendo gli errori, le perdite di tempo e controllando facilmente giacenze e la merce in entrata e uscita. Il gestionale è in grado di generare in maniera autonoma i codici a barre o in alternativa è possibile caricare codici a barre. E' possibile associare uno o più codici a barre a ogni articolo, variante, lotto.

Si tratta di una funzionalità del modulo magazzino del gestionale che viene utilizzata anche dagli altri moduli in fase di stampa dei vari documenti e delle etichette. Grazie all'uso di codice a barre potrete anche velocizzare la generazione di tutti i documenti in fase di selezione articoli.

Modulo magazzino del software gestionale

Codici a barre: cosa sono

I codici a barre sono rappresentazioni grafiche di dati sotto forma di linee parallele e spazi che possono essere lette da un dispositivo ottico, come un lettore di codici a barre. Questi codici forniscono un modo efficiente e accurato per identificare e tracciare prodotti, pacchetti, documenti e altri oggetti. I codici a barre sono ampiamente utilizzati in diversi settori, tra cui il commercio al dettaglio, la logistica, la produzione, la sanità e altro ancora.

Tipi di codici a barre

I codici a barre contengono informazioni mediante la larghezza e la distanza tra le linee. Ci sono diversi tipi di codici a barre, ciascuno con un formato specifico e un'applicazione particolare. Alcuni esempi comuni includono il codice a barre a 1D (lineare), come il popolare Codice a Barre EAN-13 utilizzato nei prodotti di consumo, e il codice a barre a 2D, come il QR Code, che può immagazzinare più informazioni rispetto ai codici a barre lineari. Comunemente quando parliamo di codici a barre si intende il codice a barre 1D, mentre nel caso del codice 2D si parla appunto di QrCode.

Esistono diverse tipologie di codici a barre, ognuna progettata per specifiche esigenze e applicazioni. Di seguito sono elencati alcuni dei principali tipi di codici a barre:

UPC (Universal Product Code): Utilizzato principalmente nel settore del commercio al dettaglio nordamericano, il codice UPC è un codice a barre a 1D utilizzato per identificare prodotti individuali.
EAN (European Article Number): Simile al codice UPC, l'EAN è ampiamente utilizzato in Europa e in molte altre parti del mondo. L'EAN-13 è uno dei formati più comuni e contiene 13 cifre.
Code 39: Un codice a barre alfanumerico utilizzato per codificare lettere, numeri e alcuni simboli. È utilizzato in diversi settori, inclusi la logistica e la produzione.
Code 128: Un codice a barre molto versatile che può codificare un vasto insieme di caratteri, inclusi numeri, lettere e simboli. È utilizzato in vari settori, come la logistica e la gestione delle scorte.
QR Code (Quick Response Code): Un codice a barre a due dimensioni che può immagazzinare una quantità significativa di informazioni, come URL, testo, numeri di telefono, e altro. È comunemente utilizzato nelle pubblicità, etichette di prodotti e biglietti.
Data Matrix: Un codice a barre 2D che può immagazzinare una grande quantità di dati, spesso utilizzato nella tracciabilità di componenti elettronici, nella produzione e nella sanità.
PDF417: Un altro codice a barre 2D che può immagazzinare grandi quantità di dati, inclusi testi e immagini. È spesso utilizzato per l'identificazione personale nelle carte d'identità e nei documenti di viaggio.
ITF-14 (Interleaved 2 of 5): Un codice a barre a 1D utilizzato principalmente per l'etichettatura di scatole e imballaggi.
Codabar: Un codice a barre alfanumerico utilizzato in applicazioni come la logistica e la gestione delle biblioteche.
MaxiCode: Un codice a barre 2D utilizzato principalmente per la tracciabilità e la spedizione nel settore della logistica.

Introduzione all'uso dei codici a barre nel gestionale

Spesso si reputa che l'introduzione dell'uso dei codici a barre in azienda sia una operazione complicata che richiede tempo e dedizione. Non è assolutamente così. Grazie a un software gestionale di ultima generazione come i nostri è una operazione assolutamente banale che può essere fatta per gradi ed in maniera molto semplice.

Grazie alla definizione di banali procedure nella gestione degli articoli si potranno mappare i vari codici a barre o in alternativa si potranno crearne di nuovi. I codici a barre potranno poi essere inseriti in maniera automatica nei documenti, nelle etichette ed in altre stampe. Questo permetterà di velocizzare i processi di magazzino, ridurre gli errori e semplificare la gestione delle merci in entrate e uscita. A questo proposito ricordiamo anche la possibilità di utilizzare la nostra applicazione mobile per la gestione del magazzino (Magazzino 1C).

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Vantaggi nell'uso di codici a barre

L'introduzione dell'uso del codici a barre in una azienda è una operazione semplice e quindi non comporta costi nella sua introduzione (un lettore costa poche decine di euro). Ci concentriamo quindi direttamente sui vantaggi che questo comporta in una azienda. Vediamo un elenco non esaustivo che può dare un'idea migliore dei vantaggi derivanti dall'uso del codice a barre nel gestionale:

Annullamento errori di riconoscimento articoli
Velocizzare la registrazione delle entrate in magazzino
Semplificare le operazioni di picking degli articoli a magazzino
Velocizzare la redazione di documenti quali spedizioni merci, fatture, scontrini, packing list
Acquisizione rapida tramite smart-phone delle informazioni di qualsiasi articolo

Assegnazione di un codici a barre esistente a un articolo

In fase di registrazione/controllo di articoli, qualora si avesse un codice a barre non conosciuto (inteso come non associato a un articolo nel gestionale) il gestionale aprirà una comoda finestra in cui l'utente potrà manualmente selezionare (o creare) l'articolo relativo. Quindi si tratta di una operazione assolutamente semplice che può essere fatta ad esempio dal magazziniere che andrà ad abbinare il codice a barre all'articolo (ovviamente solo nel caso in cui sia stato in grado di identificarlo).

Creazione di nuovi codici a barre

Il gestionale permette anche di creare in maniera massiva i codici a barre degli articoli per la gestione all'interno del magazzino. Si tratta di codifiche interne sullo standard EAN-13 che però sono impostate unicamente a fini di circolazione interna delle merci. Questi codici a barre iniziano per il codice "2" (che come convenzione internazionale riguarda numerazioni interne) e possono essere generati automaticamente dal gestionale. In questo modo avremo la possibilità di tracciare senza problemi le merci all'interno del nostro magazzino.

ATTENZIONE: se si vuole invece avere codici a barre internazionali da usare per esempio nella GDO in quel caso serve seguire la specifica procedura tramite gli enti convenzionati. Si riceveranno poi i relativi codici a barre che potranno essere associati agli articoli.

Possibilità di uso di più codici a barre per un articolo

I nostri gestionali si caratterizzano per la possibilità di assegnare più codici a barre allo stesso articolo. Questo permette ad esempio di gestire situazioni come l'avere codici a barre diversi a seconda del fornitore o a situazioni di impostazioni di nuovi codici a barre agli articoli.

Stampa etichette

Una funzionalità molto comoda presente nel gestionale è quella di stampare le varie etichette dei prodotti a cui andremo ad aggiungere il codice a barre (eventualmente generato specificatamente).

Per utilizzare correttamente le etichette, si dovranno fare alcuni passaggi:

Creare uno o più template da usare. Si tratta di una operazione che richiede una serie di tentativi e test di stampa per trovare la forma migliore
Associare ai gruppi articoli la tipologia di template da usare. In questo modo il sistema permetterà di scegliere direttamente il template da usare ogni volta. In alternativa andrà scelto ogni volta.

La stampa delle etichette potrà essere fatte in maniera autonoma o per esempio nel momento della ricezione della merce. Vediamo sotto un esempio di etichetta.

Etichette merce in entrata con codice a barre

Molto comodo è l'utilizzo di etichette merce in fase di ricezione merce. Questa funzionalità permette di apporre una etichetta alla merce ricevuta attribuendo, in maniera automatica, un codice a barre qualora non fosse già stato assegnato. Per stampare l'etichette merce (una per ogni referenza, variante, lotto) basta andare sul comando stampa e scegliere l'apposita stampa.

Verranno create etichette per ogni articolo. Questa funzione può essere richiamata in fase di ricezione merce/fattura di acquisto, ma anche nei processi di produzione.

Stampa etichette per merci in uscita

In maniera similare possiamo anche apporre una etichetta specifica per ogni referenze prodotti in fase di spedizione merce. Questi dati permetteranno di gestire meglio la spedizione e aiutare l'acquirente nella sua gestione. Per stampare l'etichetta merce in uscita andare su stampa dai documenti spedizione merce e fattura.