Registrazione fattura elettronica con articoli comuni
Gli articoli comuni sono una specifica tipologia di articoli del gestionale che permettono di effettuare registrazioni temporanee e di velocizzare i processi aziendali. Laddove rimandiamo alla guida specifica sugli articoli comuni per saperne di più, in questa sezione della guida vediamo come gli articoli comuni possono semplificare e velocizzare la registrazione delle fatture elettroniche.
Usare articoli comuni in fase di registrazione fatture ricevute
Vediamo di illustrare come possono essere utilizzati gli articoli comuni in fase di registrazione di fatture elettroniche ricevute (fatture in entrata). E' noto che spesso le fatture ricevute sono di difficile interpretazione. Molti fornitori omettono dati quali il codice articolo e spesso le descrizioni sono di difficile comprensione. Nel caso poi in cui non si abbia un ordine di acquisto o dei DDT, l'amministrazione si trova in una situazione di difficoltà in fase di registrazione di alcune fatture.
Gli articoli comuni vengono in aiuto in queste situazioni laddove in fase di registrazione della fattura elettronica si potrà ricorrere ad articoli comuni per registrare, pubblicare il documento e fare le relative scritture contabili. In fase successiva si potrà sostituire l'articolo comune con lo specifico articolo senza impattare con le scritture contabili.
ATTENZIONE: gli articoli comuni NON fanno scritture di magazzino, ma solo di costi e contabili. Quindi quando si ha l'acquisto delle merci per la produzione e/o vendita, si consiglia di sostituire l'articolo il prima possibile. Vedremo dopo come si fa la sostituzione.
Selezionare articolo comune in fase di registrazione della fattura elettronica
L'articolo comune può essere solitamente impostato in fase di mappatura della fattura elettronica. Quando andremo a fare la mappatura dei campi, potremo infatti selezionare per una o più righe un articolo comune. Questo permetterà di registrare la fattura. Le scritture contabili sono legate all'articolo comune, se quindi abbiamo diverse situazioni, si considera di usare più articoli comuni. Come regola si consiglia di creare un articolo comune per ogni categoria articolo.
Vediamo comunque sotto l'interfaccia per la mappatura dei campi legati a uno specifico XML. Vediamo lo spazio che ci permette di selezionare un articolo comune. L'articolo comune sarà assegnato con il tasto compila agli articoli selezionati che non hanno ancora un articolo associato.
Scritture fatte grazie all'articolo comune
L'uso dell'articolo comune permetterà di effettuare le varie scritture contabili relative al documento, di inserirlo nei registri IVA e imputare costi a progetto. Unica particolarità è che gli articoli comuni non fanno alcuna scrittura di magazzino e sono articoli temporanei. Andranno infatti sostituiti come vediamo sotto.
Sostituzione di articolo comune
Nei documenti dove sono usati articoli comuni, è visibile il pulsante "Sostituisci articoli comuni". Premendolo, si verrà portati in una interfaccia dove potremo scegliere quali articoli associare al posto di quelli comuni. La sostituzione può essere fatta anche in più fasi.
Come vedere quali documenti hanno articoli comuni
Per sapere quali documenti hanno articoli comuni e quindi quali sono da sostituire, è sufficiente andare nel modulo interscambio. Qui possiamo vedere le fatture fornitori con articoli comuni da sostituire. Potete vedere l'elenco e modificare i vari documenti con la modalità vista sopra.
