Articoli comuni nel gestionale
Gli articoli comuni (o generici) sono una speciale tipologia di articoli del software gestionale che possono essere usati nei processi gestionali. Grazie all'utilizzo degli articoli comuni è possibile velocizzare alcuni processi gestionali. Gli articoli comuni infatti possono essere usati come articoli temporanei qualora l'articolo effettivo non fosse ancora noto. L'articolo potrà poi essere sostituito in seguito. Gli articoli comuni possono essere utilizzati sia nei processi di vendita, sia in quelli di acquisto/contabili.
Cosa si intende con articolo comune
Con articolo comune nel gestionale si intendono una specifica tipologia di articoli. Questi articoli sono caratterizzati dal flag "Articolo comune" che modifica le modalità di uso di questi articoli all'interno dei documenti. Per impostare un articolo comune è sufficiente indicare il flag "Articolo Comune" all'interno dell'anagrafica articoli. Quando è impostato il flag "Articolo comune" la visibilità dei campi dell'anagrafica è differente dalla situazione standard.
Caratteristiche degli articoli comuni
Al di là del fatto che l'anagrafica degli articoli comuni sia molto di base, vediamo alcune caratteristiche di base che hanno gli articoli comuni.
- Gli articoli comuni, se non sostituiti, come "Servizi" dal punto di vista contabile. Quindi non vediamo alcuna movimentazione di magazzino.
- Le scritture contabili seguono o quelle impostate a livello di Categoria Articolo oppure quelle direttamente impostate a livello dello specifico articolo.
Uso degli articoli comuni nei processi aziendali
Gli articoli comuni possono essere utilizzati in diversi processi aziendali. Grazie al loro uso è possibile velocizzare alcuni processi ed evitare ritardi. In particolare gli articoli comuni sono utili quando uno specifico articolo non è stato ancora definito, ma è necessario fare alcune registrazioni nei processi. aziendali. Vediamo in particolari i due principali processi dove si consiglia l'uso di articoli comuni e che riguardano il ciclo di vendita e la registrazione documenti.
Articoli comuni per preventivi e ordini
In alcuni settori, potrebbe essere necessario dover fare un preventivo che riguarda voci per le quali non abbiamo ancora definito esattamente l'articolo che verrà utilizzato. Ci sono infatti diversi settori, ad esempio quello delle costruzioni/impiantistica, dove magari dobbiamo quotare uno specifico prodotti senza però sapere quale sarà quello effettivamente installato. Laddove una delle soluzioni consigliate potrebbe essere quella di usare le varianti di prodotto, la soluzioni di usare un articolo comune può semplificare il processo.
L'articolo comune (a cui potremo associare nei moduli di stampa una specifica descrizione) potrà essere usato nel preventivo e nell'ordine cliente. Dovrà però essere sostituito con il reale articolo una volta che andremo a fare la fattura o a spedire la merce. Per saperne di più vi invitiamo a vedere l'apposita sezione della guida sull'uso di articoli comuni in fase di preventivazione.
Articoli comuni per la registrazione di fatture in entrata
In alcune situazioni, chi registra le fatture, potrebbe non avere informazioni adeguate riguardo ad uno specifico articolo presente in una fattura ricevuta dal fornitore. E' noto infatti che spesso si ricevono fatture passive che non hanno adeguate informazioni o codici che permettano a chi registra la fattura di capire a cosa si riferisce. In fase di registrazione della fattura elettronica la persona si trova così bloccata. Utilizzando gli articoli comuni è possibile superare questo problema e registrare la fattura dal punto di vista contabile e di imputazione costi senza così rallentare il processo. Si ricorda che nel caso di uso di articoli comuni non avremo alcuna movimentazione di magazzino. Per questo motivo deve essere successivamente sostituito con l'articolo effettivo. Tale sostituzione non impatterà però sotto il profilo delle scritture contabili e dei registri IVA.