Permessi utente nel gestionale
I permessi utenti definiscono quali informazioni un utente può vedere e quali operazioni può effettuare nel software gestionale. Una corretta impostazione dei permessi utenti è importante ai fini della sicurezza dati e semplifica molto il lavoro degli utenti stessi. Permette inoltre di evitare modifiche non desiderate alle informazioni del database. I singoli utenti infatti avranno visibilità solo su determinati dati. Il gestionale ha dei profili utenti predefiniti, ma è possibile crearne altri senza problemi. Si consiglia comunque di stare molto attenti nell'impostazione dei permessi. L'impostazione dei permessi può anche richiedere diverso tempo.
Come impostare i permessi utente
L'impostazione dei permessi utente nel gestionale è possibile da parte di utenti che abbiano un profilo da amministratore o similare. Si tratta infatti di una impostazione molto importante del gestionale e non possibile assegnarla a profili non adeguati. Tale funzione è accessibile dal modulo amministrazione del software gestionale. I passaggi da seguire sono sostanzialmente due:
- Definizione dei profili utente
- Assegnazione dei profili utente ai singoli utenti
Vediamo nel dettaglio le funzionalità che sono accessibili dal menu gestione utenti e permessi del modulo amministratore. Andate prima di tutto nel modulo e selezionate impostazioni utenti e permessi.
Definizione dei profili utente
Il primo passaggio da effettuare per la definizione dei permessi utente è quella di impostare correttamente i profili utente. I profili utente definiscono cosa può fare un utente a cui è assegnato tale profilo utente. Definisce i permessi in lettura, modifica e scrittura delle varie funzionalità e anagrafiche. Importante segnalare (come vedremo dopo) che a un utente possono essere assegnati uno o più profili utenti. I permessi in questo caso si sommano rendendo validi tutti i profili assegnati.
Come impostare/modificare i profili utente
L'impostazione dei profili utente è effettuata accedendo all'apposita anagrafica dal modulo amministratore. Andate su impostazione utenti e permessi e selezionate Gestione profili gruppi di accesso come in foto.
Si aprirà così l'elenco dei profili di gruppo di accesso del gestionale. Alcuni di questi sono NON modificabili essendo profili di default (nota: si consiglia sempre di assegnare almeno un profilo di default a ogni utente). Altri possono essere modificati o anche creati.
Modifica o creazione di un profilo di gruppo di accesso
Selezionate un gruppo esistete oppure create uno nuovo. In questo modo potrete impostare nel dettaglio tutte le funzionalità. Si aprirà infatti l'anagrafica del profilo con il dettaglio delle funzionalità assegnate a quel determinato profilo. L'operazione di impostazione dei profili utenti potrebbe richiedere diverso tempo. Si consiglia sempre di fare attenzione e di richiedere un primo supporto ai nostri consulenti per essere guidati. Esistono infatti alcune funzionalità obbligatorie per il minimo funzionamento di un profilo (per questo si consiglia di usare uno dei profili standard (vedere in fondo).
Assegnazione del profilo utente
La fase successiva è quella di assegnare (o modificare quelli assegnati) i profili utenti ad uno specifico utente. Ogni utente può infatti avere assegnati uno o più profili utente (oppure essere assegnato a uno specifico gruppo che ha determinati profili di accesso). Per effettuare tale modifica è necessario andare a modificare il profilo utente. Accedete quindi prima di tutto alla funzione per la gestione degli utenti.
Si aprirà l'elenco utenti. Andiamo così a selezionare l'utente che vogliamo modificare e ad aprire la scheda utente. Come possiamo vedere è possibile impostare diverse parametri dell'utente. A noi interessa modificare quelli che sono i diritti di accesso (o permessi utente). Possiamo richiamarli dal menu di navigazione in alto.
Impostare i diritti di accesso
Si aprirà così l'elenco dei diritti di accesso. Quelli attivati sono selezionati. Per assegnare o togliere determinati profili è sufficiente selezionare o mono lo specifico gruppo di accesso. Possono essere selezionati anche più di un profilo di accesso. si consiglia sempre di selezionare almeno un profilo di accesso predefinito. Selezionando amministratore l'utente avrà accesso completo a tutti i dati. Fare attenzione agli utenti che hanno un profilo da amministratore.
Dopo aver modificato i profili utenti, si consiglia di richiedere all'utente di uscire e rientrare dal gestionale per avere la certezza che tutti i diritti siano aggiornati.
Profili utente predefiniti
Esistono alcuni profili utente predefiniti che semplificano la gestione della profilazione utente e permettono di impostarla in maniera più rapida. I profili predefiniti sono preimpostati in modo da permettere l'accesso al gestionale in base a specifiche esigenze. Si consiglia sempre di assegnare uno di questi profili a ogni utente. Questo garantirà di avere almeno i profili di base per le attività generali.
Vediamo quali sono i profili utente predefiniti:
- Acquisti
- Vendite
- Amministratore
- Produzione
- Servizio
- Tesoreria