Contabilità: Controlli e quadrature
Il software gestionale permette di gestire tutti gli aspetti relativi alla contabilità generale. Per fare tutto questo è fondamentale che siano correttamente impostati alcuni parametri e che le scritture contabili siano verificate e corrette. Da qui l'importanza di controlli e quadrature contabili. Laddove infatti il software gestionale permette anche ad utenti meno esperti di gestire in maniera semplice la contabilità aziendale, è fondamentale sempre effettuare alcuni controlli per accertarsi della correttezza dei dati. Si ricorda inoltre che per avere una quadratura dei dati, è necessario che tutte le informazioni siano registrate, in caso di assenza di dati e registrazioni effettuate su altri software ma non riportate, non potremo avere infatti una situazione contabile completa e quindi è impossibile effettuare controlli e quadrature.
Cosa si intende per controlli e quadratura contabili
Le Quadrature contabili sono operazioni fondamentali per la corretta gestione della contabilità aziendale. Grazie ad esse è infatti possibile evidenziare errori e registrazioni non corrette. Si tratta di operazioni che devono essere sempre fatte da personale esperto. In alcuni casi infatti la correzioni richiede un elevata esperienza in ambito contabile. In questa sezione della guida, ci limiteremo così a mostrare alcuni consigli su come effettuare alcuni banali controlli e quadrature contabili nei principali documenti. Tali operazioni hanno prevalentemente lo scopo di indentificare le discrepanze ed errori di registrazione. Non ci addentreremo in tematiche di carattere fiscale o contabili che esulano dalla guida sugli strumenti del software gestionale.
Principali tipologie di controlli
Vediamo adesso a vedere quali sono i principali controlli da effettuare e le relative quadrature che sono consigliati. Questo tipo di controlli ha fondamentalmente due scopi:
- Verificare la correttezza delle impostazioni (qualora non fossero corrette si potrebbero avere infatti errori e squadrature)
- Identificare eventuali errori nelle registrazioni
A seconda della situazione riscontrata, sarà possibile intervenire in diverse modalità. Si segnala che non sempre un utente non esperto è in grado di capire la natura dell'errore e, nel caso di impostazioni errate, come porvi rimedio. Prima di tutto si segnala la guida sulle impostazioni contabili, che però non è in grado di affrontare tutte le casistiche. Invitiamo quindi gli utenti nel caso il problema non sia chiaro, di contattare l'assistenza eventualmente attraverso la apertura di un ticket.
Vediamo adesso di introdurre una serie di esempi di tipologie di controlli che possono essere effettuati. Rimandiamo alle guide specifiche per entrare nel dettaglio. Per semplicità, raggruppiamo i controlli e le quadrature nelle seguenti tipologie:
- Scritture in partita doppia
- Contabilità clienti/fornitori
- Tesoreria
- Magazzino
- Cespiti
- Bilancio
Verifica delle scritture in partita doppia
Partiamo prima di tutto con le scritture in partita doppia che sono la base della contabilità generale che qualsiasi azienda effettua. Il gestionale effettua scrittura in partita doppia per tutti i documenti che hanno una valenza sulla contabilità generale. Le scritture vengono pre-impostate in base ai parametri effettuati. Per le impostazioni generali si rimanda alla sezione della guida che introduce appunto la parametrizzazione delle scritture in partita doppia e le impostazioni del piano dei conti. Laddove si ricorda che i nostri gestionali non permettono di effettuare scritture in partita doppia che siano non bilanciate, la questione si sposta sul fatto che non è in grado di verificare la correttezza dei due conti inseriti. Per questo motivo, si consiglia sempre di verificare soprattutto all'inizio dell'uso del sistema o dopo aver modificato il sistema, o introdotto nuove regole contabili.
Verifica dei registri IVA
I Registri IVA sono documenti fondamentali per la contabilità di qualsiasi azienda. Il gestionale permette di impostarli con una certa flessibilità andando incontro alle abitudini delle varie aziende. E' importante verificare le corrette registrazioni IVA verificando che i documenti siano registrati nel registro desiderato.
Contabilità clienti/fornitori
La Contabilità Clienti/Fornitori ci permette di gestire la situazione in dare/avere rispetto ai Clienti e Fornitori. Attraverso la registrazione dei documenti di vendita (o acquisto) e dei relativi pagamenti il gestionale il software gestionale permette di gestire la contabilità Clienti/Fornitori in maniera semplice ed efficiente. I principali errori che potremmo avere sono relativi da un lato alla non corretta imputazione di eventuali pagamenti (o compensazioni) alle relative partite aperte. Dall'altro a seconda di come è impostata la contabilità, si potrebbero avere delle differenze tra le scritture in partita doppia e le relative partite. Vediamo come effettuare i relativi controlli.
Tesoreria
La tesoreria è prima di tutto legata alla sopracitata contabilità clienti/fornitori. Accanto a questo è importante registrare gli altri pagamenti che riguardano stipendi, rimborsi spese, imposte e così via. Utilizzando appieno le funzionalità e i controlli del modulo tesoreria il sistema effettua registrazioni quadrate e corrette. Nel caso però si ricorra a scritture in prima nota, si potrebbero avere degli errori. Vediamo come effettuare i controlli.
Magazzino
Le registrazioni contabili e gestionali relative al magazzino sono effettuate automaticamente in fase di registrazione documenti. Il software gestionale permette di impostare diverse modalità di registrazioni contabili relative alle movimentazioni merci. A volte queste registrazioni, se non fatte correttamente, potrebbero portare a non avere le registrazioni desiderate. Vediamo come effettuare i controlli.
Cespiti
La gestione cespiti permette di effettuare le scritture contabili e gestionali relativi ai cespiti all'interno del software gestionale. Vediamo i controlli principali che ci permettono di verificare che cespiti e regole di ammortamento siano state impostate in maniera corretta.
Bilancio
L'obiettivo finale della gestione della contabilità generale in qualsiasi azienda è quella di avere il bilancio. La possibilità di avere Stato Patrimoniale e Conto Economico aggiornati in tempo reale, è uno dei punti di forza dei nostri gestionali. Tuttavia per raggiungere questo risultato, è necessario che i dati siano correttamente caricati e le impostazioni siano corrette. Allo stesso modo, è necessario che i saldi iniziali siano correttamente caricati. Vediamo quindi di capire meglio come gestire qualsiasi problematica relativa al Bilancio ed i controlli che possono essere effettuati.