Inserimento saldo iniziale
In questa sezione della guida utente del software gestionale vediamo l'inserimento dei saldi iniziali, necessario ad un primo avvio. Si tratta di una funzionalità da usare solo da parte di utenti esterni. La funzione inserimento saldo iniziale è accessibile selezionando "Azienda" nella barra di sezioni. Si tratta di una funzione da usare solo da parte di utenti esperti e con adeguati permessi.
Cosa sono i saldi iniziali
I saldi iniziali (o giacenze iniziali) rappresentano la situazione dell'azienda in un determinato momento per quanto riguarda una serie di informazioni. Sono comunemente usati in fase di migrazione da un altro gestionale e permettono di caricare la situazione aziendale in modo da permettere una corretta gestione delle informazioni. Nella guida utente non ci addentreremo troppo nelle tematiche di migrazione dati ed implementazione trattandosi di operazione che devono essere eseguite da un utente esperto o un consulente. Ci limiteremo a descrivere il documento saldo iniziale.
Il documento saldo iniziale
Il documento di saldo iniziale consente di importare i saldi (giacenze) iniziali di vario tipo. Vediamo di seguito quali sono le diverse tipologie di saldi iniziali presenti nel software gestionale. Come vedremo sono in grado di ricostruire la situazione contabile e gestionale dell'azienda.
Diverse tipologie di documento
I diversi tipi di saldo iniziale hanno peculiarità uniche per consentire una differente gestione di giacenze iniziali diverse, vediamo insieme le diverse sezioni contabili del documento saldo iniziale. E' importante segnalare che ogni documento di saldo iniziale permette di inserire i dati di un'unica sezione dei saldi iniziale.
Disponibilità liquide
Creando un saldo iniziale di disponibilità liquide è possibile registrare i saldi delle banche e delle casse in contanti al momento di avvio all'utilizzo del gestionale. Le due tab "banca" e "contanti" chiaramente consentono di inserire disponibilità liquide di diversa natura. Per registrare il saldo di un conto corrente è necessario selezionare o creare un conto corrente. Per quanto riguarda invece i conti di cassa in contanti esiste un conto predefinito che può essere usato, in alternativa è possibile crearne ulteriori come ad esempio un conto di cassa per gli assegni.
Scorte a magazzino
Altra informazione fondamentale è quella che riguarda la situazione e gestione del magazzino. Il corretto riporto in termini quantitativi ed economici delle scorte iniziali a magazzino è fondamentale per un corretto uso del software gestionale. E' anche possibile usare una speciale opzione che permette di reimpostare il magazzino.
Saldo clienti/fornitori (Partite aperte)
Per una corretta gestione della contabilità clienti/fornitori è fondamentale caricare le partite aperte nei confronti dei clienti e dei fornitori. In questo modo sarà possibile gestire correttamente i pagamenti nel modulo tesoreria. Per scoprire d più sulla gestione della tesoreria vi invitiamo a visitare la sezione apposita.
Libro Cespiti
Al fine di permettere la gestione cespiti è necessario l'inserimento del libro cespiti con le informazioni relative agli ammortamenti maturati ed il valore residuo dei vari cespiti.
Personale
La tipologia di documento Personale permette di caricare gli stipendi da pagare e la relativa situazione contabile. Si consiglia di utilizzare questa opportunità nel caso venga gestito il pagamento degli stipendi alle singole persone attraverso il modulo tesoreria. in alternativa è possibile caricare semplicemente il saldo contabile con la modalità di documento altro.
Titolari di anticipo
Con il termine titolari di anticipo si intende una persona che ha anticipato (o a cui è stata anticipata) una somma di denaro per conto dell'azienda. Un esempio è per quello di anticipi per registrazione di note spese. In questo modo, attraverso il modulo tesoreria sarà possibile procedere alla regolazione degli anticipi.
Imposte
Il gestionale permette di caricare la situazione delle imposte da pagare ed eventuali crediti fiscali. Questo permette di gestire i pagamenti delle tasse che avverranno tramite la gestione della tesoreria, In alternativa, è anche possibile caricare solo i saldi contabili attraverso la tipologia di documento altro. In questo modo non verrà gestito il controllo effettivo dei pagamenti e dei rimborsi attraverso i conti corrente.
Altre registrazioni
La tipologia di documento altro permette infine di inserire il saldo dei conti gestionali che non coinvolgono uno dei campi descritti in precedenza.
Bilanciamento del saldo iniziale in contabilità
I vari documenti di saldo iniziale effettueranno le varie scritture contabili. Le scritture contabili effettuate dal software gestionale avranno in dare/avere a seconda dei casi le varie voci inserite e saranno sempre bilanciati su un conto per l'inserimento del saldo iniziale. Il conto per l'inserimento del saldo iniziale può essere modificato nella tabella del gestionale con i conti co.ge. predefiniti. Una volta registrati tutti i documenti di saldo iniziale, il bilancio finale dovrà essere pari a ZERO. Qualora esistesse uno scompenso nel bilancio, il motivo è legato a un non corretto inserimento dei saldi iniziali. Qualora non foste in grado di capire come risolvere il problema, vi consigliamo di contattare l'assistenza.