Riordino sotto-scorta
Il riordino delle merce sotto il livello minimo (in breve Riordino sotto-scorta) è un processo molto importante della gestione magazzino per evitare di avere rotture di stock. Si tratta di una funzionalità semi-automatica che permette di segnalare la necessità di ordinare merci che sono andate sotto il punto di riordino. E' una funzionalità attiva solo per gli articoli che hanno come modalità di approvvigionamento l'acquisto. Questa funzionalità può essere usata in parallelo con il calcolo del fabbisogno.
Premesse
Per una corretta gestione di questa funzionalità si è necessario tenere in considerazione le seguenti premesse:
- Le merci con inventario negativo non sono considerate. La funzionalità è quindi consigliata in una situazione che abbia attivati i vari controlli ed in particolare quello riguardo al magazzino negativo.
- Si consiglia di impostare correttamente i punti di riordino merce.
- La funzionalità non è sempre disponibile e dipende dall'impostazione dei permessi utente.
La funzionalità per il riordino sotto-scorta
Come detto, si tratta di una funzionalità semi automatica che si attiva a seguito di una spedizione merce o fattura immediata (tipologia documento TD01). In fase di pubblicazione, il sistema controllerà la situazione delle varie merci ed invierà una notifica qualora uno o più articoli andassero sotto i livelli minimi impostati (quindi sotto-scorta).
Generazione di bozza ordine di acquisto
Nel caso si voglia procedere all'acquisto della merce (o comunque la predisposizione del documento) è sufficiente rispondere "si". Si aprirà così una bozza del documento di ordine di acquisto. La tabella conterrà i dati degli articoli da acquistare. La quantità sarà la differenza tra quanto disponibile a magazzino (considerando anche gli ordini di acquisto già emessi) ed il punto di riordino.
Assegnazione compito per la gestione dell'ordine
Il documento creato, è come detto, una bozza. La bozza del documento potrà quindi essere poi rivista e integrata da parte dell'ufficio acquisti. Per farlo, si consiglia, qualora siano attivati i processi aziendali ed i compiti, di generare un compito per il collega dell'ufficio acquisti. Sarà così tracciata l'operazione ed effettuata l'azione necessaria. Si ricorda che non è necessario pubblicare il documento, ma semplicemente registrarlo.
Si genererà in questo modo un documento di "compito" dove andremo a selezionare l'utente a cui delegare l'operazione, una data richiesta ed eventualmente inseriremo alcune note. L' utente indicato riceverà una notifica dell'azione da effettuare nell'elenco dei compiti.
L'assegnatario vedrà nell'elenco il compito assegnatoli e potrà decidere cosa fare.
L'ufficio acquisti potrà così verificare la richiesta, selezionare il fornitore, definire termini e prezzi con il fornitore e procedere così con l'acquisto della merce.
In molti casi, utilizzando questa procedura, si hanno molti ordini di acquisto che alcune volte sono troppi per una corretta gestione. Ecco quindi che si ricorda che è possibile raggruppare gli ordini di acquisto a livello di fornitore e contratto (se usati). Per farlo è sufficiente andare nell'elenco degli ordini di acquisto e selezionare l'apposita funzione. Il software gestionale aprirà una finestra di pop up per avere conferma dell'eseguire il raggruppamento.
Approfondimenti
Per approfondire questi argomenti si consiglia di visitare le seguenti sezioni della guida.