Gestione agenti nel gestionale
Il software gestionale permette di gestire agenti, commissioni, area manager e tutte le funzionalità necessarie per una corretta gestione agenti. E' possibile definire un agente per ogni cliente, modificarlo nei vari documenti e calcolare le commissioni in maniera personalizzata. Il gestionale permette anche di inviare agli agenti report e fatture emesse. Spesso nel gestionale gli agenti sono anche chiamati "Agenti esterni".
In questa sezione della guida utente del gestionale scopriamo le funzionalità che ci permettono di gestire gli agenti in maniera efficiente ed efficace. Scopriamo quindi le anagrafiche e le funzionalità collegate alla gestione agenti.
Anagrafica agenti
Nel software gestionale esiste un apposito catalogo che gestisce le anagrafiche degli agenti. L'anagrafica agenti è accessibile, se avete gli adeguati permessi, dal modulo vendite del gestionale. Nell'anagrafica degli agenti troviamo le informazioni di base relative ad ogni singolo agente. Vediamo di capire i campi principali dell'anagrafica agente e come devono essere impostati per una corretta gestione agenti.
Principali campi dell'anagrafica agenti
L'anagrafica agenti ha diversi campi che se opportunamente compilati semplificheranno molto la gestione degli agenti. Partiamo infatti da alcune informazioni di base quale:
- Nome: il nome che usiamo per definire l'agente (spesso è nome e cognome dell'agente)
- Tipo di controparte: definisce la tipologia di controparte (vedi sotto)
- Persona fisica: da inserire per privati e quindi soggetti SENZA partita IVa
- Persona giuridica: tutti i soggetti dotati di partita IVA quindi società, associazioni, lavoratori in Partita IVA
- Controparte: è l'entità (controparte appunto) collegata allo specifico agente a cui sono intestate le fatture di pagamento e altro.
- Id: campo opzionale per assegnare un Id specifico all'agente. E' obbligatorio qualora si integrassero programmi esterni per la gestione agenti
- Non attivo: se imposta nasconde nelle selezioni gli agenti non attivi
- Contatto: è la persona delle controparte di riferimento della controparte.
- Tipo di controparte: influenza la tipologia di controparte:
- Senza mandato: agente occasionale
- Monomandatario: indica agenti che lavorano solo per l'azienda
- Plurimandatario: indica agenti che lavorano per più aziende
- Area manager: se impostato permette di assegnarlo come supervisore di altri agenti
- Commissione agenti: campi (a cui corrispondono le tabelle sotto) per gestire il calcolo commissioni
- Quando è dovuta la commissione
- L'eventuale area manager
- Eventuale gruppo
Calcolo commissioni
Le commissioni agente possono essere calcolate secondo diverse modalità a seconda dell'attivazione o meno di determinate funzionalità. Possiamo così avere una commissione fissa, oppure una commissione variabile che dipende dal raggruppamento, tipo di prezzo ed eventualmente importo. Oppure gestire premi/commissioni a seconda dell'importo.
Commissione fissa
Il valore della commissione è calcolato nei documenti (Ordini, fatture, etc) come una percentuale dell'importo totale (senza IVA). E' la modalità standard più semplice.
Commissioni variabili
Nel caso in cui si vogliano impostare commissioni variabili andrà selezionato il relativo flag e verrà presentata una tabella che vi permette di compilare le commissioni a seconda del tipo di vendita. Possiamo selezionare il gruppo prezzo dell'articolo (se vuoto vuol dire tutti), l'importo minimo oppure il tipo di prezzo. Il gestionale calcolerà le commissioni in base a come avete compilato la tabella.
Gestione over
Con il termine Over si intende la situazione per la quale, oltre una certa soglia, l'agente riceve una commissione maggiorata. Ad esempio vediamo la situazione in cui l'azienda accetta di dividere il profitto. Per impostare l'over nel calcolo delle commissioni agente, serve impostare una serie di parametri. Si consiglia di avvalersi di un esperto per impostare correttamente.
Assegnazione agenti ai clienti
Ad ogni cliente può essere associato un agente predefinito. L'agente predefinito sarà quello selezionato in fase di creazione di un nuovo documento (preventivo, ordine, fattura). L'agente predefinito potrà poi essere modificato. L'agente sarà mantenuto quando si generano documenti collegati.
L'assegnazione ai vari clienti degli agenti può essere fatta in varie modalità:
- Tramite foglio excel attraverso il caricamento dati (ad esempio in fase di migrazione dati)
- Con la funzionalità Assegna agenti (accessibile dal catalogo Agenti sotto il menu "Azioni"
- Inserendo l'agente nella anagrafica del cliente
Agente in anagrafica cliente
Nella anagrafica del cliente nelle informazioni aggiuntive, alla voce "Agente Esterno" è indicato l'eventuale agente predefinito collegato.
Funzionalità assegna agenti
Questa funzionalità permette di assegnare in maniera massiva agenti ai clienti. Vi permette prima di tutto di cercare i clienti ed in seguito permette di assegnarli ai vari agenti secondo diversi criteri.
Commissioni agenti nei documenti
Nei vari documenti potete trovare nell'apposita sezione le varie commissioni agenti. Il calcolo delle commissioni (che può essere modificato) segue le regole impostate nell'anagrafica agenti. Potete modificare sia a livello di riga che nel totale la percentuale o il valore delle commissioni.
Reportistica
Gli agenti possono essere usati nei vari report come strumento di raggruppamento dei clienti. Potete ad esempio filtrare per cliente le partite aperte o le vendite. Ovviamente esistono specifici report per il calcolo delle commissioni degli agenti.