Gestione RIBA nel gestionale
Una corretta Gestione RIBA è fondamentale per molte aziende. Come visto le Ricevute Bancarie (Ri.Ba.) sono uno strumento finanziario molto usato dalle aziende. Per questo motivo il software gestionale ha una serie di funzionalità che permettono la gestione delle RIBA sia nel caso in cui l'azienda ne emetta poche, sia nel caso in cui ne abbia molte da gestire.
Tutte le funzionalità relative alla RIBA fanno parte del modulo tesoreria del software gestionale. In questa sezione della guida utente del gestionale cerchiamo di scoprire le funzionalità principali che permettono la gestione delle RIBA in manera efficace ed efficiente.
Le ricevute bancarie (RIBA)
Una Ricevuta Bancaria (RIBA) è un documento emesso dalla banca che attesta il pagamento di un'operazione finanziaria da parte di un cliente. La RIBA contiene informazioni come la data del pagamento, il beneficiario, l'importo pagato e il motivo del pagamento. Viene utilizzata principalmente per effettuare pagamenti tra privati o tra aziende.
La gestione delle RIBA nel gestionale
Le RIBA sono documenti che impattano sulla contabilità generale e sulla gestione della tesoreria. Per questo motivo è necessaria una corretta gestione dei documenti e delle relative scritture collegate.
Il processo cambia leggermente a seconda della tipologia della RIBA. In particolare:
- RIBA ad incasso: possiamo limitarci unicamente a registrare l'effettivo incasso della RIBA oltre ovviamente all'eventuale trasmissione della RIBA nel formato CBI alla banca.
- RIBA salvo buon fine: si tratta in questo caso di una forma di finanziamento molto usata. La banca anticipa al creditore il valore della fattura. In questo caso, se utilizzate la contabilità generale nel gestionale si consiglia di gestire tutto il processo delle RIBA e le relative scritture contabili.
Indipendentemente dalla tipologia della RIBA, il primo passaggio rimane comunque quello di emettere la RIBA e trasmetterla alla banca (eventualmente direttamente nel formato CBI), A questo proposito si rimanda alle sezione apposite della guida sottostante. In questa parte della guida ci concentreremo infatti sulla gestione della RIBA dopo la generazione della stessa.
Pannello di controllo per la gestione delle Ricevute Bancarie
L'elenco delle RIBA che si trova nel modulo tesoreria del software gestionale è strutturato come pannello di controllo. Permette infatti non solo di aprire i documenti creati, ma anche di gestire operazioni massive. In questo modo potrete sempre avere sotto controllo le RIBA da gestire.
Interfaccia
Nell'immagine sottostante vediamo come si presenta l'interfaccia di controllo per la gestione delle RIBA. Grazie a comodi filtri potremo visualizzare solo la tipologia di RIBA che a noi serve.
Filtri
E' possibile filtrare le RIBA per diverse tipologie di parametri:
- Data di pagamento
- Cliente
- Conto corrente di appoggio
- Stato
- Tipolgia (Salvo buon fine o incasso)
Se dovete gestire molte RIBA si consiglia sempre di usare il filtro STATO. In questo modo vedrete solo le RIBA nello stato che vi serve.
Riepilogo
A destra abbiamo un riepilogo per banca delle RIBA presentate.
Comandi
L'interfaccia permette di richiamare una serie di comandi per le ricevute bancarie. Segnaliamo i due più importanti:
- Reimposta parametri: permette modifiche massive delle RIBA. Da usare PRIMA della trasmissione alla banca per modificare ad esempio il conto corrente o il tipo di RIBA che sono state generate in maniera massiva.
- Crea sulla base di: qui troviamo le principali funzionalità che permettono di gestire il processo di gestione delle RIBA.
Processo di gestione RIBA
Impostazione dei conti Co.Ge. di base
Per un corretto uso del processo di gestione RIBA dal punto di vista contabile si consiglia di impostare alcuni parametri di base. Questo permette di automatizzare alcune scritture contabili senza doverle modificare ogni volta. E' molto comodo soprattutto se abbiamo a che fare con molte RIBA.
I parametri contabili sono definiti a livello di azienda, potete quindi andare nell'anagrafica dell'azienda e selezionare i relativi conti che volete utilizzare per le seguenti situazioni:
- Presentazione RIBA alla banca
- Finanziamento RIBA dalla banca
- Insoluto RIBA
Se tenuti vuoi, il sistema utilizzerà parametrizzazioni di default.
Gestione delle Ricevute Bancarie (RIBA)
Per gestire le RIBA si consiglia di utilizzare la funzionalità "Crea sulla base di". In questo modo potrete gestire i vari passaggi in maniera semplice e con la possibilità di gestire in maniera massiva le varie RIBA.
Per farlo serve:
- Selezionare una più RIBA
- Selezionare da Crea sulla base di, l'azione da eseguire sulle RIBA selezionate
NOTA: nel caso in cui l'azione non sia compatibile con lo stato della RIBA, il gestionale invierà un messaggio.
Generazione file CBI
Come già visto nella guida sull'emissione RIBA, è possibile generare un file RIBA nel formato CBI. Questo tipo di file può essere caricato nel portale web della banca. Questo stato è solitamente il primo passaggio ed è comune sia nel caso di RIBA ad incasso che RIBA salvo buon fine.
Presentazione RIBA alla banca
Si tratta di una operazione che permette di registrare una scrittura contabile dove il debito viene trasferito dal fornitore alla banca (o comunque un conto specifico definito dalla RIBA). La registrazione avviene secondo i conti predefiniti nell'anagrafica della azienda.
La scrittura contabile registra lo spostamento del credito dal conto del Cliente a quello del conto relativo alle RIBA, ma non chiude ancora il credito del Cliente.
Sconta RIBA in banca (solo per salvo buon fine)
Questo passaggio è possibile SOLO per RIBA salvo buon fine. In questo caso la RIBA viene presentata alla banca e viene poi finanziata dalla banca verso l'azienda. Registrando questo passaggio avremo la CHIUSURA DELLA PARTITA relativa. Avremo anche una scrittura contabile sul conto relativo al finanziamento RIBA in banca o, qualora fossero usati i fidi, al conto del fido della banca.
Elenco RIBA finanziate
Le RIBA finanziate dalla banca generano un documento simile al bonifico in entrata che possiamo trovare nell'elenco Incassi RIBA alla voce "Riba Scontate in banca".
Registra Incasso RIBA finanziata (solo salvo buon fine)
Registra l'avvenuto incasso della RIBA da parte della banca e quindi la chiusura della RIBA e del relativo fido bancario. Effettuata una scrittura dove abbiamo appunto l'incasso (quindi conto della banca) verso il conto corrente della RIBA finanziata.
Il documento di registrazione è un bonifico in entrata.
Registra insoluto (solo salvo buon fine)
Nel caso in cui la RIBA non venga invece pagata dal cliente, si aprirà un insoluto che dovrà essere annotato. Il gestionale con questa scrittura riaprirà la partita aperta (precedentemente chiusa).
Registra incasso RIBA (RIBA a incasso)
Se abbiamo invece RIBA a incasso, è sufficiente registrare l'incasso una volta avvenuto. Non serve infatti la gestione di tutto il flusso contabile che abbiamo visto per le fatture salvo buon fine.