Gestione e calcolo rimanenze finali di magazzino
Nel caso in cui la gestione magazzino nel software gestionale preveda che il costo di acquisto merci vada subito su conto economico, al fine della corretta chiusura esercizio servirà il calcolo delle rimanenze finali. Dovrà essere infatti riportato sul bilancio, nello stato patrimoniale, il valore delle rimanenze di magazzino a fine esercizio.
Questa funzione del modulo contabilità permette di ricavare a una determinata data (solitamente fine anno) il valore delle merce rimanenti a magazzino (rimanenze appunto) e di effettuare le relative scritture contabili. In particolare il valore delle rimanenze dovrà essere stornato dal conto economico (riducendo così i costi) ed essere riportato nell'attivo nello stato patrimoniale. Come detto, questa funzionalità serve qualora si sia impostato che i costi di acquisto merce vadano direttamente a conto economico (situazione comune in Italia nella gestione della contabilità generale delle PMI).
Il calcolo delle rimanenze di magazzino
I beni gestiti a magazzino devono essere messi a bilancio secondo cui il principio contabile secondo cui il costo del bene va inserito nell'esercizio (periodo) nel quale viene effettuata la vendita. Quindi non possiamo mettere come costo un bene che non è stato ancora venduto.
Come visto nella sezione della guida gestione contabile di magazzino esistono due diversi approcci che possono essere usati nel gestionale. In questa sezione tratteremo la situazione per cui il costo di acquisto dei beni è stato direttamente caricato sul conto economico. In questo caso infatti avremo il problema di dover calcolare il valore delle rimanenze.
Cosa si intende per rimanenze
Come suggerisce lo stesso termine, le rimanenze sono il valore contabile delle scorte a magazzino in un determinato momento. In particolare di solito si calcolano alla fine dell'esercizio (da qui il termine "Rimanenze Finali"), ma potrebbe essere in qualsiasi momento.
Con il termine scorte intendiamo invece gli articoli che hanno una gestione contabile a magazzino intendendo quindi non solo il valore (che appunto è la rimanenza) ma anche la quantità (per maggiori info vedere anagrafica articoli).
Quale è il valore delle rimanenze?
In generale è pari al valore di acquisto delle stesse, a meno di situazioni speciali in cui si abbia una svalutazione delle stesse. La eventuale svalutazione (o rivalutazione) del valore delle scorte è possibile in diverse situazioni definite a norma di legge.
Come si calcola il valore delle rimanenze?
Il valore delle rimanenze deve appunto essere calcolato in base al valore residuo a magazzino delle scorte. Spesso questa procedura è complessa per vari motivi dato che il prezzo di acquisto cambia (e la valorizzazione all'ultimo prezzo non è consigliata per via dell'inflazione) ed esiste anche il problema dei lotti per il quale andrebbe valorizzato il valore effettivo.
Tuttavia nel gestionale è molto semplice verificare in qualsiasi momento il valore delle rimanenze. Questo è possibile grazie a un registro che tiene traccia del valore delle scorte a magazzino indipendentemente dal valore registrato in contabilità.
Calcolo della rimanenza tramite inventario
Fare il calcolo è semplicissimo, è sufficiente fare un inventario delle scorte. Il valore registrato a sistema è quello attuale delle rimanenze e può essere usato per la valorizzazione contabile del magazzino (ovviamente nel caso in cui il costo di acquisto sia già stato contabilizzato in conto economico).
Ecco quindi che sotto vediamo un semplice esempio dove si mostra il valore a magazzino di una scorta (la rimanenza). Ovviamente è un esempio dove abbiamo visto un filtro per mostrare solo una 1 scorta. Nella realtà il gestionale ci potrà aiutare a calcolare con un solo click tutte le rimanenze. Se si impostano i parametri contabili a livello di Categoria Articolo sarà semplice fare anche l'inventario per categoria.
Il gestionale segnalerà così il valore delle rimanenze risultante a gestionale, potrete annotare il valore che si vuole registrare (vedi dopo) alla voce Importo.
Registrare le rimanenze in contabilità
Una volta fatto l'inventario, avremo il valore delle rimanenze a magazzino e potremo quindi effettuare la registrazione contabile relativa. Questa è possibile in due modalità:
- Manuale: creando un documento "Inserimento manuale registro" che permetterà di fare la scrittura contabile desiderata
- Creando bozza scrittura: andando su "Crea sulla base di" e selezionando la voce "Registra Rimanenze"
La seconda soluzione è quella consigliata perchè imposterà già le scritture che potranno essere modificate.
Scrittura contabile per registrare le rimanenze
Nell'immagine sotto vediamo un documento generato come sopra descritto sulla base dell'inventario fatto. Il sistema suddivide per categoria contabile e quindi si consiglia di impostare la contabilità in base alle varie categorie.
In fase di registrazione consigliamo però di verificare il valore caricato soprattutto in virtù del fatto che con la gestione delle scorte in conto economico il gestionale non è in grado di effettuare alcun controllo sulla correttezza dei valori inseriti.
Vediamo quindi che nel documento è stato impostato un documento dove abbiamo:
- In dare: conto delle Rimanenze (Stato patrimoniale), di default è preso quello nei Conti Co.Ge. Predefiniti
- In avere il relativo Conto di Conto Economico che andrò a scaricare per il valore dell'importo
Apertura esercizio / Storno registrazione
Comunemente, nel caso di gestione con merci a conto economico, alle scritture delle rimanenze fatte a fine periodo corrisponde poi la scrittura di "Inizio periodo" in modo da poter poi avere una situazione azzerata dal punto di vista di magazzino. Per fare questa scrittura è sufficiente "Stornare" la scrittura fatta precedentemente. La soluzione migliore è il tasto "Crea sulla base di".
Scritture contabili
Vediamo infine nella scheda contabile di uno dei conti movimenti le scritture relative con la valorizzazione delle rimanenze a fine anno (con la riduzione del valore in conto economico) e la registrazione inversa di apertura del conto.
