Varianti articolo nel gestionale
Le varianti articolo permettono di gestire determinate caratteristiche dell'articolo. A seconda del valore assunto dalle diverse proprietà dell'articolo avremo una diversa variante che caratterizza l'articolo. Potremo in questo modo gestire ad esempio taglia e colore per articoli dell'industria tessile, oppure una caratteristica specifica di un articolo lavorato (tipo di lavorazione). Usando le varianti articolo, non sarà necessario creare un gran numero di articoli, sarà sufficiente creare un articolo base e poi le relative varianti. In questa sezione della guida utente del software gestionale introduciamo il concetto di varianti articolo, vi consigliamo anche di vedere l'esempio di articoli con varianti per capire meglio come funzionano nel gestionale le varianti.
Cosa è una variante articolo
La variante non è altro che una proprietà specifica assunta dall'articolo nel software gestionale. Se per un articolo sono usate le varianti, avremo così la possibilità di specificare per ogni singolo articolo le sue caratteristiche. E' importante ricordare che il Codice Articolo non cambierà ma lo farà solo la variante. Vediamo sotto un esempio di un articolo gestito a varianti. Come vedete dall'elenco di merci disponibili, abbiamo la suddivisione per singola variante.
Vantaggi nell'uso delle varianti
L'utilizzo di varianti per gli articoli, può permettere di avere una serie di vantaggi per quanto riguarda le anagrafiche articoli dal software gestionale. Se infatti da un lato l'utente deve imparare un concetto spesso nuovo e sono necessarie alcune impostazioni specifiche, l'uso di varianti in molti settori porta a notevoli vantaggi. Ne elenchiamo alcuni:
- Forte riduzione del numero di articoli nel database del gestionale. Non sarà necessario creare un codice articolo per ogni singola variante articolo, ma solo quello base (o radice).
- Velocità di selezione degli articoli: grazie ai parametri delle varianti è possibile filtrare le varianti
- Velocità di inserimento di nuove varianti rispetto agli articoli: creare una nuova variante è rapido e richiede un semplice click
- Migliore controllo del business: in molti settori l'uso di varianti semplifica la lettura di report e delle informazioni
Questi sono solo alcuni dei vantaggi. I settori dove si consiglia l'utilizzo di varianti (almeno per alcuni articoli) sono quello tessile, dell'impiantistica, delle lavorazioni meccaniche ed in diversi settori alimentari (in questo caso abbinato solitamente alla gestione lotti).
Impostare le varianti articolo nella categoria articolo
Prima di tutto dovete verificare che sia attiva l'opzione "Usa varianti articolo" nel gestionale.
A seguire le varianti articoli possono essere utilizzate solo da articoli la cui categoria lo permette. Per questo motivo dovrete prima di tutto assicurarvi che l'articolo appartenga ad una categoria articolo che permetta la gestione delle varianti. Se così non fosse, dovete impostarlo, ricordando però che essendo un parametro importante, la modifica delle categoria deve essere sbloccata (dal menu ancora) e richiede la conferma da parte dell'utente
E' possibile specificare non solo l'uso nelle varianti, ma anche quali varianti potranno essere utilizzate e l'eventuale utilizzo a matrice. Vedere dopo per il significato.
Articoli che utilizzano varianti
Gli articoli che possono essere usati con varianti devono avere selezionato l'apposito flag. Questo flag è impostato di default come vero se la categoria prevede l'uso di varianti. Nell'articolo potrete rapidamente accedere alle varianti create andando sul menu varianti articolo direttamente dall'anagrafica articoli.
Varianti articolo nei documenti
Qualora fosse attivato l'uso delle varianti per uno specifico articolo, nella compilazione dei documenti sarà necessario inserire anche la selezione della variante qualora fosse richiesto. La variante articolo permetterà così di definire le caratteristiche che avrà un particolare articolo venduto, acquistato o lavorato.
Creazione di varianti articolo
Vediamo adesso come viene gestita la creazione delle varianti articolo nel gestionale che potranno poi essere selezionate nei documenti.
Impostare le varianti a livello di categoria articolo
Come abbiamo visto le varianti sono una caratterizza regolata dalla categoria articolo. Per definire quali varianti andranno usate per un determinato gruppo di articoli dovremo quindi farlo a livello di categoria. Nell'anagrafica della categoria (vedi sopra) avremo la possibilità di "Configurare l'insieme di attributi della variante". Premiamo sul collegamento ipertestuale dove potremo definire tali attributi.
Generazione delle varianti
A questo punto è possibile generare in maniera semplice le varianti per ogni articolo. Questo è possibile in due modi:
- Creazione singola di ogni variante: in questo caso si andrà a creare una specifica variante (dando anche il nome se si vuole) e specificando le caratteristiche di questa variante.
- Creazione massiva attraverso il generatore varianti
Mentre il primo caso è banale, vediamo di approfondire la seconda modalità.
Generatore varianti
E' possibile selezionare il generatore variante premendo "Generatore varianti".
Si aprirà così una finestra di dialogo che permetterà di scegliere quali varianti generare in base appunto alla combinazione delle varie caratteristiche (attributi) definiti a livello di categoria. Ad esempio nell'esempio allegato vediamo come possiamo decidere la combinazione taglia e colore. Se volete creare una variante per ogni combinazione, premente sul tasto seleziona tutto (potete poi rimuovere eventuali varianti da non creare).
Premendo su "Genera varianti" verranno così create tutte le varianti selezionate. Aggiornare l'elenco delle varianti premendo il tasto F5 e vedrete tutte le nuove varianti create che potranno essere selezionate nei documenti. Se volete potete anche modificare la descrizione della variante, di default verranno infatti create con una descrizione che ricorda la combinazione delle caratteristiche.
Selezione variante tramite matrice
Il gestionale permette anche di utilizzare la possibilità di selezionare le varianti attraverso una matrice degli attributi. Per utilizzare questa possibilità serve prima di tutto selezionare l'opzione "Utilizza modulo selezione matrice" nella categoria dell'articolo. In questo modo sarà possibile la selezione attraverso matrice. Tale opzione è possibile solo quando sono usate due dimensioni (caratteristiche della variante).
Creare le varianti articolo selezionabili tramite matrice
Il passaggio successivo è analogo a quanto fatto prima, dovremo infatti generare le varianti articolo che andremo ad utilizzare all'interno del gestionale. Una volta create le varianti, potremo andarle a selezionare in maniera rapida nei documenti attraverso una visualizzazione a matrice.
Selezione della variante tramite matrice
Come si vede nell'esempio sottostante, con la selezione a matrice il gestionale ci fornirà comode informazioni che potremo usare nella nostra scelta. Ad esempio avremo modo di vedere i quantitativi a magazzino per ogni singola variante di articolo.
In questo modo potrete selezionare più varianti in un'unica volta con il numero di elementi per ogni singola variante. Verranno create le necessarie righe nel documento. Si tratta di una soluzione molto comoda per chi gestisce varianti a due dimensioni.
Varianti e impostazione di codici a barre e prezzi
Nel caso nel software gestionale sia attivato l'uso di varianti, diverse impostazioni potranno essere definite a livello di variante. Questo riguarda ad esempio:
- L'impostazione dei prezzi di vendita che possono essere impostati a livello di variante o di articolo padre (nel caso non fosse impostato il prezzo per variante, viene messo quello base.
- Codici articolo del fornitore: l'uso di varianti permette di differenziare i vari articoli del fornitore
- Codici a barre possono essere differenziati a livello di variante
Importazione massiva varianti
Spesso si ha a che fare con un gran numero di varianti e relativi parametri. Questo rende improponibile il caricamento a mano di tutte le varie combinazioni. Per questo motivo esiste una caricatore specifico che permette di effettuare l'importazione massiva di varianti e parametri. Andate alla sezione della guida utente che parla appunto di importazione massiva varianti.